Sechs Wege, um Ihre Personaldaten für die neuen Schweizer ESG-Berichtserstattungsanforderungen vorzubereiten

Ab dem Geschäftsjahr 2023 unterliegen grosse Schweizer Unternehmen den zusätzlichen nichtfinanziellen Berichterstattungspflichten des indirekten Gegenvorschlags des Bundesrates den neuen Umwelt-, Sozial- und Governance-Regeln (ESG). Darüber hinaus hat die EU ähnliche Anforderungen eingeführt, die sich auf viele Schweizer Unternehmen mit Geschäftstätigkeiten in der EU auswirken werden.

Diese neuen Anforderungen stellen die Unternehmen bei der Datenerfassung hinsichtlich ihrer Belegschaft und ihrer Zulieferer vor neue Herausforderungen. In diesem praxis- und lösungsorientierten Artikel erklärt Johannes Smits, Partner, People and Organisation bei PwC Schweiz, die sechs wichtigsten Schritte zur erfolgreichen Implementierung eines solchen Berichterstattungsprogramms für Belegschaft und Lieferanten. Zudem zeigt der Artikel auf, wie Personalverantwortliche diese wichtigen analytischen Informationen nutzen können, um die ESG-Leistung bei Schlüsselfaktoren im Personalwesen zu verbessern.

Informationen zur Nachhaltigkeit werden oft auf Investor Relations reduziert, welche grösstenteils qualitativer Natur sind und sich auf das „E“ von ESG konzentrieren. Die neuen Meldepflichten bringen zwei wesentliche Änderungen mit sich. Zunächst wird auf der qualitativen Seite von den Unternehmen erwartet, dass sie sich mit der Frage auseinandersetzen, wo sie sich in Bezug auf ihre Belegschaft verbessern können und wie sie die geplanten Verbesserungen erreichen möchten. Zweitens ist eine strenge Finanzberichterstattung erforderlich, denn die gemeldeten Daten müssen konsistent, zeitnah, datengestützt und prüfbar sein.

Die gute Nachricht ist, dass dieser Ansatz viele Vorteile mit sich bringt. Dazu zählen geringere Risiken, ein einfacherer Zugang zu Kapital sowie bessere Prozesse bei der Rekrutierung und Bindung von Mitarbeitenden. Die folgenden Schritte werden Ihnen dabei helfen, die wichtigsten Personal- und Lieferkettenkennzahlen effektiv in Ihre ESG-Berichterstattung einzubinden und den bestmöglichen Nutzen daraus zu ziehen.

1. Stellen Sie von Silos auf eine funktionsübergreifende Planung und Berichterstattung um

Es ist essenziell, dass Personalverantwortliche mit der Geschäftsleitung und zentralen Unternehmensfunktionen zusammenarbeiten, um die Berichterstattung von Personalbelangen zu verstehen. Idealerweise wird ein funktionsübergreifendes Team zusammengestellt, das die neuen Anforderungen an die Berichterstattung vollständig abdeckt, beispielsweise in den Bereichen Finanzberichterstattung, Risk, Investor

Relations, Legal and Compliance, Beschaffung und Personal. Dadurch kann Ihr Unternehmen einen umfassenden Überblick über die verfügbaren Berichterstattungsprozesse und Datenquellen gewinnen und feststellen, welche Unterlagen noch fehlen.

2. Bestimmen Sie, was am wichtigsten ist

Komplexe, mehrdimensionale und manchmal nicht greifbare Personalthemen zu messen, kann herausfordernd sein. Um zu hohe oder zu geringe Investitionen zu vermeiden, sollten die wichtigsten Themen für Stakeholder, darunter Investoren, Aufsichtsbehörden und Mitarbeitende, definiert werden. Dies kann beispielsweise durch eine «doppelte Wesentlichkeitsbewertung» ermittelt werden. Auf diese Weise können Sie selbst beurteilen, welche Probleme vorrangig anzugehen sind und die Ressourcen dann entsprechend einteilen. Typische Aspekte der Menschenrechte umfassen Kinder- und Zwangsarbeit (besonders in der Lieferkette), aber auch Lohngleichheit, Chancengleichheit sowie Gesundheit und Sicherheit sollten angesprochen werden. Die neuen EU-Verordnungen verpflichten die Unternehmen auch zur Berichterstattung über Themen wie existenzsichernde Löhne, Geschlechtergleichstellung, Menschen mit körperlichen oder psychischen Beeinträchtigungen, Aus- und Weiterbildung der Belegschaft, Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben, Vorfälle und Beschwerdeverfahren, Sozialschutz und sozialer Dialog (z. B. bei Krisen wie COVID-19).

3. Analysieren Sie Ihre verfügbaren Personaldaten

Damit Sie das Rad nicht neu erfinden müssen, sollten Sie Ihre verfügbaren Personaldaten und deren Zuverlässigkeit für die Berichterstattung zu Personalangelegenheiten prüfen. Dazu gehören zum Beispiel Ihre Angebote zur Unterstützung des Wohlbefindens der Mitarbeitenden oder das Ziel, diverse und hochqualifizierte Mitarbeitende zu rekrutieren und zu fördern. Ebenso wichtig ist es, Informationslücken zu erkennen und diese zu schliessen. Dank der umfassenden Berichterstattung von Personalangelegenheiten im Zusammenhang mit ESG bemerken Sie als Personalverantwortliche schnell, welche Aspekte positiv zu bewerten sind und welche Bereiche noch Verbesserungspotenzial aufweisen. Wenn Sie auf Schwierigkeiten stossen, müssen Sie im Rahmen der neuen Berichterstattungsanforderungen messbare Verbesserungspläne aufstellen.

4. Ziehen Sie die gesamte Lieferkette in Ihren Berichterstattungsrahmen mit ein

Die internationale Regulierungslandschaft wird sich stetig weiterentwickeln. Insbesondere die zahlreichen ESG-Vorschriften der EU werden die Ausarbeitung der Schweizer Regeln beeinflussen. Um die erweiterten Anforderungen zu erfüllen und mögliche Verbindlichkeiten zu vermeiden, müssen Sie die Berichterstattung zwingend auf Ihre Lieferanten ausweiten. Stellen Sie sicher, dass Ihre Lieferanten Menschenrechte einhalten: Unter anderem darf keine Zwangs- oder Kinderarbeit angewendet werden und Ihre Lieferanten sollten die Grundsätze für Vielfalt, Gleichberechtigung und Integration (DE&I), wie zum Beispiel Lohngleichheit und Chancengleichheit, einhalten.

5. Automatisieren Sie Ihre Datenerfassung und Berichterstattung

Die Automatisierung und die weitestmögliche Einbettung der neuen HR-Berichterstattungsprozesse in die bestehenden Systeme bieten erhebliche Vorteile. So können die Daten an einer einzelnen Stelle konsolidiert werden (z. B. in einem «data lake»). Dieser Ansatz ermöglicht wiederum eine schnellere und umfassendere Datenerfassung und vereinfacht die Analyse. Wenn Sie Pilotprojekte durchführen und die Datenerfassung und Berichterstattung vorab testen, können Sie Ihr Risiko deutlich verringern. Allerdings unterscheiden sich Organisationen stark hinsichtlich Fortschritt, Komplexität und Grösse. Daher sollten Personalverantwortliche zwar ambitionierte Ziele verfolgen, gleichzeitig aber auch einen realistischen Mehrjahresplan entwerfen und diesen Schritt für Schritt abhaken.

6. Kommunizieren Sie die Ergebnisse

Führen Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen ESG-Initiativen im Zusammenhang mit Ihrer Belegschaft durch und veröffentlichen Sie die Ergebnisse. Erwähnen Sie dabei Ihre Erfolge, aber auch Bereiche mit Handlungsbedarf wie beispielsweise verbesserungsbedürftige Programme zur Umsetzung von DE&I oder zur Förderung des Wohlbefindens der Mitarbeitenden. Personalverantwortliche sollten Herausforderungen und die Art und Weise, wie sie diesen begegnen, offen kommunizieren. Beurteilen Sie Ihren aktuellen Stand und formulieren Sie Ihre Ziele sowie die Initiativen und Ressourcen, mit denen Sie die festgestellten Lücken schliessen möchten. Auf diese Weise kann die Personalabteilung Führungsstärke und Weitblick demonstrieren. Wichtig ist, dass Sie dabei realistisch bleiben, denn dies erhöht Ihre Glaubwürdigkeit und stärkt Ihr Wertversprechen als Arbeitgeber. Das ist insbesondere angesichts des allgegenwärtigen Fachkräftemangels fundamental. In unserer Studie «Hopes and Fears» wurden in der Schweiz und weltweit 52'000 Personen befragt. Die Resultate zeigen deutlich: Die nächste Generation von Talenten möchte in Unternehmen arbeiten, die sich für das Wohlergehen von Mensch, Tier und Planeten einsetzen.

Jetzt handeln, um den Erfolg zu sichern

Wir empfehlen Personalverantwortlichen dringend, ihre neuen ESG-Berichtsprogramme möglichst früh und sorgfältig zu planen und umzusetzen. Warten Sie nicht die nächsten Entwicklungen ab. Je früher Sie diese Programme angehen, desto wahrscheinlicher können Sie die Fristen einhalten und dadurch potenzielle Vorteile nutzen.