Sicher durch die Krise: Digitale Unterstützung im Notfallmanagement

Ein Brand auf dem Gelände, ein schweres Unwetter, ein Stromausfall oder ein medizinischer Notfall: Viele Gefahrensituationen können die Sicherheit der Mitarbeitenden binnen kürzester Zeit gefährden und gleichzeitig zum Ausfall der eigenen IT-Infrastruktur führen. Weil Notfall- oder Evakuierungspläne in vielen Unternehmen zwar vorhanden, aber bei den Mitarbeitenden selten präsent, verfügbar und eingeübt worden sind, bricht in solchen Momenten oft ein grosses Durcheinander aus. Zeitnah, effizient und zielführend zu informieren und Handlungsanweisungen zu geben, ist in Betrieben mit einer gewissen Grösse zwar eine Herausforderung, aber auch der einzige Weg, um Mitarbeitende sicher durch einen Notfall zu führen, sie zu schützen und Schäden so gering wie möglich zu halten.

Hinzu kommt: In vielen Fällen befindet sich nicht mehr die gesamte Anzahl an Mitarbeitern in der Betriebsstätte oder im Büro. So wollen laut der aktuellen Employee Experience Studie von SAP Concur zwar 68 Prozent der Schweizer Mitarbeitenden wieder mehr Zeit im Büro verbringen – doch selbst in diesem Fall arbeitet ein gutes Drittel mobil. Auch diese Angestellten müssen im Not- oder Krisenfall jedoch zuverlässig benachrichtigt werden. Digitale Alarmierungs- und Krisenmanagementlösungen können für Personalabteilungen eine bestehende Lücke schliessen – egal, wo sich die Beschäftigten gerade befinden.

Mit einem Knopfdruck wird unabhängig der Endgeräte zeitgleich alarmiert. Die Ereignisse können daraufhin im digitalen Notfallmanagementsystem nachverfolgt werden. So ist sofort ersichtlich, ob einzelne Mitarbeitende nicht erreicht werden konnten. Dementsprechend schlägt das Programm Alarm. Bereits ausgearbeitete Notfallpläne, Kontaktdaten sowie wichtige und gesundheitlich relevante Informationen können zudem digital und datenschutzkonform in der Software hinterlegt werden. Sie sind somit im Ernstfall schnell verfüg- und nutzbar.

Firmenspezifische Notfallkonzepte

Jedes Unternehmen ist auf betrieblich angepasste Notfallmassnahmen und -konzepte angewiesen. Die Voraussetzungen dafür sind praxistaugliche und zugleich den Arbeitgeberverpflichtungen entsprechende Massnahmen. Dazu muss die Zahl der Ersthelfenden ermittelt und die Infrastruktur im Unternehmen entwickelt werden, um in Notfällen adäquat handeln zu können. Eine digitale Lösung unterstützt Personalverantwortliche den Überblick zu behalten und Vorfälle zu managen. Im Falle eines medizinischen Notfalls werden qualifizierte Ersthelfende unter Berücksichtigung von Dienstplänen, Verfügbarkeiten und Fähigkeiten automatisiert benachrichtigt, mit allen relevanten Informationen rechtssicher versorgt und die Rettungsketten schnell und effektiv aktiviert. Zudem werden alle Vorfälle automatisch protokolliert. Das hilft, Behörden oder Versicherungen belastbare Nachweise zu liefern.

Nicht jede Gefahrenlage führt zur digitalen Alarmierung aller Angestellten. Unternehmen, die Mitarbeitende in Alleinarbeit beschäftigen, profitieren von einer digitalen Notfallmanagementlösung. So stellt diese auf dem Mobiltelefon via App sicher, dass auch mit allein arbeitenden Mitarbeitenden jederzeit kommuniziert werden kann.

Notfallmanagement als Software-as-a-Service

Cloudbasierte Software-as-a-Service-Notfallmanagement-Lösungen bieten besondere Vorteile, weil sie nicht an die IT des Unternehmens gekoppelt sind, sondern auf extern gehosteten Servern laufen. Fallen unternehmenseigene Kommunikationswege in Extremsituationen aus, funktionieren digitale Notfallmanagementsysteme weiterhin.

Das ist möglich, weil Anbieter ihr System auf dem neuesten Stand halten und die Konformität der IT- Prozesse und der Datenspeicherung durch branchen- und datenrechtliche Vorgaben sicherstellen. Software-as-a-Service-Anwendungen sind in der Regel modular aufgebaut, Betriebe können also jene Lösungspakete buchen, die sie tatsächlich brauchen – und solange sie diese benötigen.

Eigenbau oder Fremdexpertise

Ob im Homeoffice, auf Geschäftsreise oder im Büro vor Ort: Die Pflicht zum Schutz der Angestellten besteht überall. Da die Anschaffung, die Installation und der Betrieb traditioneller Hardwarelösungen einer digitalen Alarmierung aufwändig ist und eigenständig betriebene Softwarelösungen oft intensive Schulungen und Wartungen erfordern, sind speziell entwickelte Alarmierungs- und Krisenmanagementtools aus der Cloud eine günstige und vor allem sichere Alternative. Diese lassen sich unabhängig  der genutzten Endgeräte jederzeit ohne aufwendige Implementierung schnell, unkompliziert einsetzen. Ist die Notfallmanagement-Lösung angeschafft, kann sie in verschiedenen Bereichen und in mehreren Abteilungen genutzt werden - und hilft damit auch den Personalverantwortlichen.

Eines ist sicher: Angesichts vielfältiger Risiken und der zunehmend komplexeren Arbeitssituationen sind plötzlich auftretende Notsituationen niemals vollständig zu vermeiden. Menschliche Expertise im Zusammenspiel mit moderner Technologie machen aber auch unvorhergesehene Ausnahmesituationen so beherrschbar wie möglich.