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So wird Ihr Online-Event ein Erfolg

Seit Ausbruch der Corona-Pandemie boomen Online-Events und -Konferenzen. Doch deren erfolgreiche Gestaltung erfordert neue Kompetenzen, die bisher eher in der TV-Produktion zu finden waren.

Viele Unternehmen haben, solange das Thema Corona unser (Arbeits-)Leben bestimmt, keine andere Wahl als mit den unterschiedlichsten Online-Formaten im Veranstaltungs- und Kommunikationsbereich zu experimentieren. «Sonst besteht die Gefahr, dass sie den Draht zu ihren Mitarbeitenden und Kunden verlieren, und keine Neukunden mehr akquirieren», sagt Jens-Uwe Meyer, Managementberater und Keynote-Speaker mit langjähriger Erfahrung als TV-Produzent.

«Seit Ausbruch der Pandemie steigt die Nachfrage nach Keynote-Speakern für Online-Formate kontinuierlich», stellt Yan Doll, DACH-Country-Manager der Redneragentur Athenas, fest. Doch einfach nur eine international bekannte Persönlichkeit reden lassen, reiche nicht, damit Online-Events funktionieren, sind sich beide Experten einig. Deshalb raten sie potenziellen Veranstaltern unter anderem folgende drei Tipps zu beherzigen.

Tipp 1: Bitte mit eindrucksvollen Bildern

Beim Fernsehen gibt es den Begriff «Talking Heads». Er bezeichnet Menschen, die gefühlt ewig auf der Mattscheibe parlieren, ohne eine visuelle Abwechslung für die Zuschauer. Sie sind Quoten-Killer. Dieselbe Erfahrung machen viele YouTuber mit Videos, in denen sie nur vor laufender Kamera sprechen. Dies ist höchstens ein, zwei Minuten interessant, dann schalten die Zuschauer ab. «Sogar bei Live-Events gibt es seit Jahren den Trend, die Botschaften der Sprecher mit Bildern und Videos zu visualisieren», betont Meyer. «Bei Online-Events ist das noch wichtiger. Deshalb sollten sich deren Veranstalter schon sehr früh bei der Planung Gedanken über das visuelle Konzept machen.»

Tipp 2: Lieber kürzer, dafür häufiger

Im Kongress- und Konferenzbereich haben sich in er Vergangenheit ein- bis zweitägige Formate durchgesetzt, mit 30- bis 60-minütigen Vorträgen als Veranstaltungsrahmen, dazwischen gibt’s Kaffeepausen und kleine Workshops. Der Grund ist relativ plausibel: Die Anreise vieler Teilnehmenden war oft so lange, dass sie sogar vor Ort übernachten mussten. Folglich musste ihnen aus Veranstaltersicht rund um die Uhr ein Programm geboten werden, damit sich diese Zeitinvestition lohnt.

«In Online-Konferenzen, -Tagungen und -Kick-Offs muss man die zentralen Botschaften in einer viel kürzeren Zeit rüberbringen als in den traditionellen Präsenz-Veranstaltungen», betont Doll. Die Redebeiträge sollten allgemein kürzer sein und in die Vorträge gehören interaktive Elemente wie Publikumsfragen per Chat oder Interviews. Meyer ergänzt: «Die ideale Länge eines Online-Events sind 30 bis maximal 120 Minuten.» Für Unternehmen bzw. Redner bedeutet dies: Bringen Sie Ihre Botschaften auf den Punkt. Und für Veranstalter? Setzen Sie statt auf Monumental-Events lieber auf Veranstaltungsreihen oder -serien.

Tipp 3: Schaffen Sie Highlights

Mal ehrlich: Freuen Sie sich, wenn sich in Ihrer Agenda eine Videokonferenz, ein Online-Meeting an das nächste reiht? Wenn ja, sind Sie ein Exot. Entsprechend ist die sogenannte «No-Show-Rate» bei Online-Events deutlich höher als bei Präsenz-Veranstaltungen. «Auch weil dem Veranstalter aus Teilnehmersicht hierdurch kein finanzieller Schaden entsteht», erklärt Doll das Phänomen. Schliesslich muss er für das Event keinen Raum anmieten und kein Buffet für das anschliessende Get-together aufbauen.

Gleichzeitig können im Prinzip alle Interessierten weltweit am Online-Event teilnehmen, sofern Sprachbarrieren überwunden werden – was die effektive Teilnehmerzahl quasi unberechenbar macht. «Definieren Sie Ihre Zielgruppe im Vorfeld sehr genau», rät Meyer deshalb. Anschliessend gilt es Highlights zu schaffen und diese entsprechend zu kommunizieren. «Sprechen Sie dann die potenziellen Teilnehmenden abgestuft, mehrfach gezielt an, um ihre Neugier zu wecken. Steigern Sie Ihr Interesse vor dem Event – auch über Social-Media-Kanäle. Und halten Sie nach der Anmeldung das Interesse zum Beispiel durch inhaltliche Appetithäppchen hoch. Dann ist die auch No-Show-Rate niedriger.»

Online-Events: keine zweitklassige Alternative

Die Corona-Pandemie zwingt viele Unternehmen, ihre Kommunikationsstrategien radikal zu überdenken. Das wird die Art, wie Events geplant und durchgeführt werden, auch mittel- und langfristig verändern. «Was wir gerade erleben, ist kein Strohfeuer», ist sich Doll sicher. «Professionell durchgeführte Online-Events werden in der Unternehmenskommunikation auch nach der Pandemie eine grosse Rolle spielen.» Ebenso die Zahl der «sogenannten hybriden Konferenzen, die Präsenzveranstaltungen mit Live-Übertragungen verbinden», ergänzt Meyer.

Unternehmen, die sich für die neue digitale Kommunikationswelt rüsten wollen, rät Meyer, die oben genannten «Basis-Tipps» zu beherzigen und dann einfach loszulegen und Erfahrung zu sammeln. An technischen Möglichkeiten fehle es nicht. Erfolgsentscheidend sei aber das «gewusst wie».

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Lukas Leist

Lukas Leist arbeitet unter anderem als Fachjournalist für die PRofilBerater GmbH. Er ist auf die Themen Digitalisierung, Online-Marketing sowie Personalführung und -entwicklung spezialisiert.

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