Umfrage zur Digitalisierung der Personalarbeit

Frage 1
: Was sehen Sie gegenwärtig 
als die stärksten Trends in 
der HR-IT?

Frage 2: 
Wie sieht bei Ihnen inhouse die Zusammensetzung des HR-IT 
Instrumentariums aus? Welche grösseren Veränderungen wird 
es hier in der nächsten Zeit voraussichtlich geben?

Frage 3: 
Nehmen Sie Managed Services für Ihre HR IT-Anforderungen in Anspruch? Und wenn ja, welche (Infrastructure-, DataCenter-, 
Outtasking-Services, bzw. ASP, SaaS, Cloud Computing usw.)?

Frage 4
: Konnten Sie schon etwaige 
Kostenreduktionen aufgrund von Managed Services verbuchen? Und wenn ja, in welchem 
Umfang?

Frage 5
: Sind IT-Anwendungen aus dem Bereich Business Intelligence (BI) bereits im Einsatz in Ihrem HRM? Welche Art von Basis-Tools werden dabei eingesetzt 
(z. B. Data Mining, OLAP, Query Software, Semantic Web)?

Frage 6
: Ziehen Sie Bewerbungen auf 
Papier solchen in digitaler Form vor?

Frage 7: 
Nutzen Sie so genannte «Serious Games» und /oder Simulationen in der Personalentwicklung? Was halten Sie davon?

Beat Schwab, 
Manager Human Resources Austria, Germany & Switzerland, Cisco Systems GmbH

1. Bei Cisco sind Prozesse und Systeme als globale Standards aufgesetzt, auch die Prozesse und Systeme im HR. Insgesamt geht bei allen Prozessen der Trend in Richtung Web-Applikation und User Self Service. Viele HR-Aufgaben sind also an Mitarbeitende und Führungskräfte übertragen, die diese selbständig mit Unterstützung eines auf Self Service getrimmten globalen HR-Systems ausführen. Die eingesetzten HR-IT-Systeme sind Standardlösungen. Für den User sind die HR-Applikationen als Web-Service verfügbar.

2. Da bereits heute HR-Prozess und -System global aufgesetzt und weitgehend mit Web Services unterstützt sind, sind bei Cisco in nächster Zeit bezüglich HR-IT-Instrumentarium keine grundsätzlichen Umwälzungen zu erwarten. Sicher werden die Erfahrungen mit HR-Prozessen und -Systemen laufend ausgewertet und neue Erkenntnisse bezüglich Prozessverbesserungen und Systemanpassungen umgesetzt.

3. Diese Möglichkeit nutzen wir zur Bereitstellung von HR Shared Services und Help-Desk-Funktionen.

4. Die grösste Kosteneinsparung konnte Cisco in den letzten zwölf Monaten durch Vermeiden von Flugreisen und durch konsequenten Einsatz von Web- und Video-Conferencing erzielen. Und dies bezieht sich auch auf Meetings im HR-Kontext, z.B. die Kandidateninterviews, welche im Video-Conferencing-Format durchgeführt werden.

5. Zugang zu den HR-Systemen ist über jeden Web-Browser gewährleistet – natürlich unter Gewährung der notwendigen Security-Massnahmen und Einsatz des Cisco Virtual Private Networks (VPN). Welche Technologien im Hintergrund im Einsatz sind und ob Business-Intelligence-Technologien mit dabei sind, ist mir als HR-Länderchef und System User nicht im Detail bekannt.

6. Bei Cisco ist der gesamte Recruitingprozess Web-basiert. Bewerber sind gebeten, sich über das Karriereportal auf der Cisco-Homepage zu erfassen. Wir erfassen so beinahe 100 Prozent unserer Bewerbungen.

7. Bei uns wird das Training seit mehreren Jahren konsequent virtualisiert. Dieses Format ist auch sehr interaktiv. Der Einsatz von Simulationen und Games als Treiber für interaktives Lernen erübrigt sich. Jedem Neueintretenden steht bei Cisco mit der «Sales University» ein rollenspezifisches, virtualisiertes Trainingsprogramm mit individuellem elektronischen Stundenplan zur Verfügung.

Martin Ghisletti, HR Country Manager, Hewlett-Packard Schweiz

1. Als starker Trend ist aus Sicht eines globalen Unternehmens mit Sicherheit der Einsatz eines unternehmensweiten HR-Systems zu nennen. Das Global HR Management System von HP setzt auf der entsprechenden Applikation von Peoplesoft auf. Ein weiterer deutlicher Trend: Selfservice-Systeme werden für Mitarbeitende wie auch für Manager immer wichtiger. Voraussetzung ist eine hohe Standardisierung aller wesentlichen Prozesse.

2. Aus dem erwähnten Global HR Management System werden viele Sub-Applikationen gespiesen, etwa ein weltweites Adresssystem. Grössere Veränderungen sind nicht geplant, da unsere Bedürfnisse durch diese umfassende HR-IT-Umgebung bestens abgedeckt sind. Ein Releasewechsel hat im Übrigen erst gerade stattgefunden.

3. Aus Perspektive von HP Schweiz nehmen wir sämtliche IT-Anforderungen im Sinne von Managed Services in Anspruch, denn HP Schweiz betreibt keine eigenen IT-Applikationen: Der überwiegende Teil der IT-Applikationen wird von HP Worldwide betrieben. Einige lokale Applikationen, zu nennen wäre etwa die Pensionskassenverwaltung, betreiben lokale Anbieter für uns.

4. Natürlich wurden durch die Standardisierung und anschliessende Automatisierung und die globale Bereitstellung der Services enorme Kosten gespart.

5. Nein, nicht im Bereich HR.

6. Wir ziehen praktisch nur elektronische Bewerbungen in Betracht.

7. 80 Prozent der Aus- und Weiterbildungsangebote von HP sind Web-basiert. Einige dieser Trainings haben interaktive Bereiche und bieten auch spielerische Möglichkeiten, sich mit einem Thema vertraut zu machen.

Thomas Schmidiger, Head of Corporate Human Resources, MCH Group AG

1. Da sehen wir zum einen Online-Rekrutierung mit integrierter Datenbank für die weitere Bearbeitung der Bewerberdaten bis hin zur direkten Übernahme in betriebseigene Personalinformationssysteme (PIS). Elektronische Personaldossiers sind ebenfalls mehr und mehr gefragt, ausserdem betriebsinterne Web-2.0-Angebote (z. B. für die Kommunikation zwischen Management und Mitarbeitenden für den Meinungsaustausch), wie auch betriebsextern (z. B. Blog für Bewerber im Bereich des Personalmarketings).

2. Wir betreiben ein Personalinformationssystem, das an das Finanzsystem angeschlossen ist. Auf der firmeneigenen Homepage werden die Stelleninserate extern ausgeschrieben; dies aber ohne nachgelagertes Bewerbermanagement auf einer IT-Plattform. Und wir betreiben ein Intranet, welches unter anderem für Dokumente im HR-Bereich wie Anstellungsbedingungen, Arbeitszeitreglemente, Bestellformulare etc. genutzt wird. Aktuell sind keine grösseren Veränderungen geplant; geprüft wird aber eine Überführung der physischen in digitale Personaldossiers.

3. Nein, das ist bei uns zum heutigen Zeitpunkt kein Thema.

4. siehe vorherige Antwort.

5. Nein, wir setzen keine Applikationen für Business Intelligence ein.

6. Ja, gegenwärtig ziehen wir immer noch physische Bewerbungen solchen in elektronischer Form vor (siehe auch Antwort auf Frage 2). Selbstverständlich bearbeiten wir aber auch Bewerbungen in digitaler Form 
genauso seriös.

7. Diese sind grundsätzlich eine gute und sinnvolle Art, Prozesse und/oder einzelne Themenkreise zu simulieren und damit zu trainieren. Für die Grösse unserer Unternehmensgruppe sowie die Vielfalt der Aufgaben eignen sie sich jedoch nur bedingt oder wären nur mit zu hohen Kosten anwendbar.

Thomas Casutt, Head HR IT & Controlling, Bâloise-Holding

1. Vor allem im Bereich des Talentmanagements sehe ich zurzeit den Trend in Richtung webbasierte SaaS-Lösungen. Hierzu zählen neben dem E-Recruiting auch zahlreiche weitere wertschaffende HR-Prozesse, wie z.B. Performance Management, Entwicklungsplanung und Nachfolgeplanung. Die grosse Herausforderung besteht darin, diese spezialisierten Systeme in die bestehende HR-IT-Landschaft und damit in die Core-Systeme optimal zu integrieren.

2. Das erste konzernweit eingesetzte HR-System haben wir im Bereich Recruiting zu Beginn dieses Jahres in der Bâloise Gruppe eingeführt. Für die bis dahin sehr dezentral organisierte Unternehmung war das ein Novum, zumal bis heute alle HR-Kernsysteme lokal betrieben, entwickelt und betreut werden. Aktuell haben wir ein Projekt aufgesetzt, welches die Harmonisierung der HR-IT im Konzern bis Ende 2012 zum Ziel hat. Die Harmonisierung und der zentrale Betrieb sollen uns zum einen Kosteneinsparungen ermöglichen und zum anderen die Grundlage für die weitere Entwicklung konzernweiter HR-Prozesse und -Systeme schaffen. Parallel hierzu sind wir aktuell daran, ein gruppenweites System für Ziel- und Leistungsvereinbarung, Entwicklungsplanung und Nachfolgeplanung (Performance Management) zu evaluieren. Im Bereich der Management Education gehen wir mit Web-2.0-Technologie neue Wege. Die vor wenigen Wochen aufgeschaltete Networking-, Wissens- und Austauschplattform ist ein integraler Bestandteil des aktuellen, gruppenweiten 
Senior-Management-Programms mit über 150 Teilnehmenden.

3. Im Bereich E-Recruiting haben wir eine SaaS-Lösung im Einsatz. Unsere belgische Tochter betreibt ihre Payroll im Outsourcing. Alle restlichen HR-Systeme werden zurzeit dezentral und inhouse betrieben. Das aktuell aufgesetzte HR-IT-Projekt strebt hier eine Harmonisierung der Systeme bis Ende 2012 an. Ziel ist es, den technischen Betrieb und den technischen Support an einem Standort zusammenzufassen. Das Gleiche gilt auch für das aktuelle Projekt «Performance Management». Ein zentrales System soll hier alle lokalen Systeme und Tools bis 2011 ablösen. Ob dies eine SaaS- oder eine On-Premise-Lösung sein wird, ist noch nicht entschieden.

4. Diejenigen Bereiche, welche die gruppenweite e-Recruiting-Lösung bereits eingeführt haben, konnten seit Einführung bereits einen signifikanten Rückgang der externen Aufwände für die Personalrekrutierung verbuchen.

5. Am Standort Schweiz setzen wir Webfocus und PL/1 ein. In unserer deutschen Einheit wird aktuell IBM Cognos Impromptu eingesetzt.

6. Seit der Einführung des neuen Talentmanagement-Systems stehen elektronische Bewerbungen klar im Vordergrund.

7. Zurzeit setzen wir in der Personalentwicklung keine «Serious Games» ein. Mit der weiteren Entwicklung der Technologie ist es aber durchaus vorstellbar, dass in Zukunft solche Simulationen im Bereich Training /Development, aber auch für Assessments oder in Team-Building-Prozessen eingesetzt werden.

Nicolas Meyer, Head of HR Controlling, 
Processes & Systems, Swisscom AG

1. Drei grosse Trends sehe ich: Der erste, seit Jahren aktuell, hat mit der Service- und Kostenoptimierung in der operativen Arbeit zu tun, Stichwort Entwicklung von HR Self Services. Darunter fallen auch Systeme die HR Shared Services in ihrer Arbeit unterstützen (CRM-Systeme), auch werden zunehmend Lösungen im Bereich digitaler Formulare, Workflows etc. entwickelt und eingeführt. Der zweite Trend dreht sich um Themen wie Talent Management oder Nachfolgeplanung. Die HR-IT-Branche bietet bis jetzt vor allem Self-Service-Lösungen an, die die HR-Mitarbeiter selber oder die Mitarbeiter der Linie als Zielpublikum haben. Lösungen für die Nachfolgeplanung müssen vor allem für das Linienmanagement einfach anwendbar sein, das ist eine neue Herausforderung. Der dritte Trend entsteht gerade und wird Systeme hervorbringen, die die Entwicklungen unserer Arbeitswelt besser begleiten: die Aufgaben von immer mehr Mitarbeitenden lassen sich z. B. nicht mehr in stabilen Stellenbeschreibungen einschränken. Die Organisationsstrukturen werden diffuser und stärker durch Projektstrukturen geprägt. Neue Technologien verschmelzen die Grenzen zwischen der Privat- und Arbeitswelt. Die HR-IT wird sich stärker auf solche Entwicklungen ausrichten.

2. Wir entschieden uns vor Jahren für SAP als zentrales Personalinformationssystem und verfolgen seitdem eine SAP Integrationsstrategie. Weit fortgeschritten sind wir bei der Unterstützung der administrativen und operativen Prozesse. Wir haben etwa seit drei Jahren die SAP EIC (Employee Interaction Center) mit einer Telefonie-Integration im Einsatz, um die Prozesse im HR Shared Service optimal zu unterstützen. Mit Self Services und workflow-basierten Prozessen bieten wir unseren Mitarbeitern die Möglichkeit, verschiedene HR-Aufgaben selber zu erledigen. Über das SAP Portal haben unsere Führungskräfte Zugriff auf alle Mitarbeiterinformationen, HR-Steuerungskennzahlen und auch auf das E-Recruiting. In nächster Zeit stehen vor allem an: Die Integration zwischen den HR-IT-Lösungen zu verbessern, um die Prozesse noch stärker mit IT zu unterstützen und weiter zu optimieren. Der Einsatz der HR-Ressourcen wird vor allem dort konzentriert, wo der Kundennutzen und der Wertbeitrag hoch ist. Wir müssen auch die eingeführten Self Services und Portal-Lösungen besser in unserem Intranet integrieren. Ausserdem sollen die strategischen HR-Prozesse stärker durch unsere IT-Landschaft unterstützt werden (z.B. im Rahmen der Personalentwicklung).

3. Nein, wir haben innerhalb Swisscom mit Swisscom IT Services eine IT-Firma, die selbst die grösste Anbieterin im Bereich von SAP Lösungen in der Schweiz ist. Somit beziehen wir alle Dienstleistungen von Swisscom IT Services.

4. Nein, da keine im Einsatz.

5. Ja, Swisscom hat das SAP HR Business Warehouse vor einigen Jahren eingeführt und so weiterentwickelt, dass heute jeder der mehr als 3000 Führungskräfte über das Web-Portal Zugriff hat auf mehr als 100 HR-Kennzahlen und ein HR-Cockpit. Verschiedene Dokumente und Detailberichte geben jedem Vorgesetzten einen Überblick über die Entwicklung seines Bereichs und über sämtliche HR-Prozesse.

6. Seit der Einführung einer E-Recruiting-Lösung bei Swisscom bevorzugen wir grundsätzlich elektronische Bewerbungen. Die überwiegende Mehrheit der Bewerbungen erhalten wir heute auch so.

7. Wir setzen in diesem Bereich eine Business-Simulation ein, die eine gute Basis bildet, um komplexes, vernetztes Denken und Schlussfolgern abzufragen. Das machen wir aber immer nur in Ergänzung mit einem anderen Test. Wir haben uns in den letzten Jahren nicht sehr stark auf den Einsatz solcher Lösungen konzentriert.