Was macht ein gutes Zeiterfassungssystem aus?

Was in vielen europäischen Ländern für Aufruhr gesorgt hat, ist in der Schweiz schon seit Jahren ein fester Bestandteil der Arbeitskultur: die Arbeitszeiterfassung. Dennoch stehen viele Unternehmen vor der Herausforderung, das optimale Zeiterfassungssystem zu wählen. Welche Methoden sind aktuell am verbreitetsten und wie finden Unternehmen das passende Zeiterfassungssystem?

Eine Frau verstellt den Zeiger einer Uhr, symbolisch für die Zeiterfassung

Bei manchen Zeiterfassungssystemen, ist es einfacher zu mogeln. (Bild: iStock)

Ein zuverlässiges Zeiterfassungssystem ist nicht nur ein Instrument zur Verbesserung der Betriebsabläufe, sondern oft auch gesetzliche Vorgabe. Die Auswahl des passenden Systems ist daher für Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Doch was sind die gängigsten Methoden zur Zeiterfassung und wie finden Unternehmen das passende System für die eigenen Anforderungen?

Arbeitszeiterfassung ist Pflicht: die Situation in der Schweiz

Seit 2019 ist klar: Arbeitszeiterfassung ist für alle Unternehmen, die in Europa tätig sind, Pflicht. Dieses Urteil hat in vielen Ländern für eine regelrechte Flut an Diskussionen gesorgt. In der Schweiz hingegen hat das sogenannte «Stechuhr-Urteil» vergleichsweise wenig Aufmerksamkeit erregt. Immerhin legt das Arbeitsgesetz (ArG) bereits seit geraumer Zeit fest, dass Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Angestellten genau aufzeichnen müssen.

Wie sollten die Arbeitszeiten dabei jedoch am besten erfasst werden? Diese Frage ist gar nicht so leicht zu beantworten. Denn gemäss dem schweizerischen Arbeitsgesetz haben Unternehmen grundsätzlich die Freiheit, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden auf die Weise zu erfassen, die sie für angemessen halten – solange die Aufzeichnungen vollständig und lückenlos erfolgt. Zu den gängigsten Methoden der Arbeitszeiterfassung gehören:

Manuelle Arbeitszeiterfassung

Diese Methode der Arbeitszeiterfassung ist in der Regel am einfachsten umzusetzen. Mitarbeitende notieren ihre Arbeitszeiten sowie etwaige Pausen auf Papierbögen, welche dann von Vorgesetzten überprüft und an die Lohnbuchhaltung weitergeleitet werden. Doch obwohl diese Methode kosteneffizient ist, erfordert sie zeitaufwendige manuelle Dateneingaben und ist anfällig für Fehler oder Manipulation.

Biometrische Stempeluhren

Früher nur in Science-Fiction-Filmen zu sehen, sind Gesichts-, Fingerabdruck- sowie Iris-Scanner heute Realität. Ihr grosser Vorteil liegt in der Genauigkeit und der Verhinderung von Zeitdiebstahl oder «Buddy Punching». Allerdings sind sie teuer in der Anschaffung und Wartung. Zudem ist ihre DSGVO-Konformität nicht immer gewährleistet, und sie können von Mitarbeitenden als invasiv empfunden werden.

Apps zur Arbeitszeiterfassung

Apps zur Zeiterfassung sind heute eine weitverbreitete Methode. Sie ermöglichen es Mitarbeitenden, ihre Arbeitszeiten über ihre mobilen Endgeräte zu erfassen. Dabei zeichnen sie sich durch ihre Benutzerfreundlichkeit aus und sind in der Regel DSGVO-konform sowie integrierbar. Ein potenzieller Nachteil ist jedoch die Anfälligkeit für Zeitdiebstahl, der durch zusätzliche Funktionen wie Geofencing vermieden werden sollte.

Die wichtigsten Auswahlkriterien für ein passendes Zeiterfassungssystem

Die Fülle an Systemen, mit ihren eigenen Vor- und Nachteilen, schreckt viele Unternehmen vor der Auswahl einer passenden Lösung ab. Doch wenn strukturiert und mithilfe übergeordneter Kriterien – zum Beispiel in Form einer Checkliste – vorgegangen wird, kann die Wahl zu einem erfolgreichen Unterfangen werden. Neben allgemeinen Faktoren, wie Budget, Mitarbeiteranzahl und individuellen Vorlieben, sind insbesondere diese fünf Kriterien relevant.

1. Rechtliche Konformität

Ein wesentlicher Aspekt ist die Konformität mit den arbeitsrechtlichen Bestimmungen der Schweiz. Dabei ist es besonders wichtig sicherzustellen, dass das System den Anforderungen des Arbeitsgesetzes (ArG) sowie der Verordnung 2 zum Arbeitsgesetz (ArGV 2) entspricht.

2. Nutzerfreundlichkeit und Akzeptanz

Die Akzeptanz durch die Angestellten im Unternehmen hängt maßgeblich von der Benutzerfreundlichkeit des Systems ab. Dabei sind ein intuitives Interface und die Möglichkeit der selbstständigen Nutzung durch die Mitarbeitenden besonders entscheidend, um die Akzeptanz unter der Belegschaft zu fördern. Zudem erleichtert ein einfach zu bedienendes System die Implementierung und Nutzung der Lösung erheblich.

3. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit

Eine passende Lösung für die Arbeitszeiterfassung sollte flexibel genug sein, um sich einfach an verschiedene Arbeitsmodelle anzupassen. Daher ist es vor der Systemauswahl essenziell zu prüfen, ob die Lösung mindestens Teilzeitbeschäftigungen, flexible Arbeitszeiten und, wenn nötig, Schichtarbeit abdecken kann.

4. Integration und Kompatibilität

Weiterhin ist eine nahtlose Integration des Systems mit anderen betrieblichen Software-Lösungen wie beispielsweise der Lohnbuchhaltung oder Personalverwaltung wichtig. So kann im gesamten Unternehmen eine problemlose Datenkonsistenz gewährleistet und effiziente Abläufe sichergestellt werden.

5. Datensicherheit und Datenschutz

Zuletzt ist die Einhaltung von Datensicherheit und Datenschutz entscheidend. Schliesslich ist die Sicherheit sensibler Mitarbeiterdaten für alle Unternehmen von höchster Bedeutung. Demzufolge ist es wichtig sicherzustellen, dass das gewünschte System über robuste Sicherheitsmaßnahmen verfügt und Datenschutzrichtlinien implementiert.

Die Qual der Wahl: das passende Zeiterfassungssystem

Die Auswahl des passenden Zeiterfassungssystems hängt von verschiedenen Faktoren ab. Während manuelle Methoden kosteneffizient und einfach einzuführen sind, bieten digitale Lösungen vielfältige Integrationen und Flexibilität. Welches System für ein Unternehmen schlussendlich am besten geeignet ist, ist dabei in der Regel eine sehr individuelle Entscheidung, die von den Wünschen und Anforderungen des Unternehmens abhängt. Unbedingt gegeben sollten jedoch grundsätzliche Faktoren wie Rechtskonformität, Effizienz und Datensicherheit sein.

Text: Jakob Toftgaard

Jakob Toftgaard ist Gründer und CEO von tamigo, einer cloudbasierten Workforce-Management-Lösung mit Hauptsitz in Kopenhagen. tamigo ermöglicht europäischen Unternehmen im Einzelhandel und Gastgewerbe, ihre personalbezogenen Prozesse ganzheitlich zu automatisieren und Betriebsabläufe zu optimieren. Die digitale T&A-Funktion von tamigo ermöglicht zudem eine rechtskonforme Erfassung der Arbeitszeiten.

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