Wettbewerbsvorteil dank der richtigen HR-Software

Fähiges Personal verschafft Ihrem Unternehmen einen eindeutigen Wettbewerbsvorteil. Effiziente und robuste HR-Software kann dabei helfen, die besten Arbeitskräfte zu gewinnen und zu binden. Die folgende Checkliste zeigt auf, was Sie bei Auswahl von Software fürs Personalwesen im Blick behalten sollten.

1. Personalmanagementprozesse des Unternehmens analysieren

Bevor Sie sich für konkrete Softwarelösungen entscheiden können, müssen Sie die Anforderungen Ihres Teams kennen. Dabei hilft folgende Übung:

• Planen Sie ein Meeting mit verschiedenen Beteiligten aus Ihrer Personalabteilung. Notieren Sie gemeinsam die Schritte verschiedener üblicher Personalverwaltungsprozesse, beispielsweise Rekrutierung und Vorstellungsgespräche für offene Stellen.
• Schreiben Sie jeden Schritt eines Prozesses auf Post-it's oder ein Whiteboard und stellen Sie den Arbeitsablauf so visuell dar.
• Bitten Sie Ihre Teammitglieder, einzelne Schritte oder Arbeitsabläufe zu identifizieren, die sie als schwierig empfinden. So erkennen Sie Engpässe wie manuelle Prozesse oder Kommunikationslücken, die Ihr Team am effizienten Arbeiten hindern.

Diese Engpässe sollten Sie bei der Wahl im Blick behalten, denn sie sind die Bereiche, die Sie mit der richtigen Software verbessern können.

2. Bereiche definieren, die Ihr HR-Toolkit unterstützen soll

Personalsoftware ist eine grosse Kategorie mit vielen Einsatzmöglichkeiten. Konzentrieren Sie sich auf die drei Kernbereiche des Personalwesens: Verwaltung, Talentmanagement und Personaleinsatzplanung. Achten Sie bei der Auswahl insbesondere ausserdem darauf, dass die verschiedenen Tools miteinander kompatibel sind.

Verwaltung:

Die Verwaltungsfunktion entspricht der traditionellen Back-Office-Personalarbeit. In diesem Bereich helfen Softwaretools bei Aufgaben wie der Gehaltsabrechnung und der Verwaltung von Zusatz- und Sozialleistungen.

• Software für die Gehaltsabrechnung hilft, Löhne und Gehälter im Blick zu behalten, und automatisiert die Lohnabrechnung. Sie berechnet die Gesamtvergütung für eine bestimmte Gehaltsperiode, zieht den Betrag vom Unternehmenskonto ab und überweist das Geld mit einem Klick an die Mitarbeitenden. Viele Lösungen bieten ausserdem Funktionen für Zeiterfassung, Steuerverwaltung und Berichterstellung an.
• Software zur Verwaltung von Zusatzleistungen lohnt sich hauptsächlich für Unternehmen mit mehr als 500 Angestellten. Darin enthalten sind beispielsweise die Verwaltung von Kranken- oder Lebensversicherungen, die Kontenverwaltung oder auch die Verwaltung von Altersvorsorgeplänen. Auch kleinere Unternehmen können von dieser Software profitieren, denn mit ihr können die Mitarbeitenden allfällige Änderungen selbst durchführen, statt den Weg über die Personalabteilung zu gehen.

Talentmanagement:

Das Talentmanagement befasst sich damit, gute Arbeitskräfte zu finden, zu rekrutieren und zu binden. Hier geht es also darum, eine wettbewerbsfähige Belegschaft aufzubauen und zu erhalten. Es gibt einige Tools, die in diesem Bereich nützlich sind, vor allem Software zur Bewerbungsverwaltung und zur Leistungsbeurteilung.

• Software zur Bewerbungsverwaltung lohnt sich vor allem für Unternehmen ab 250 Mitarbeitenden. Sie macht es einfacher, den Überblick über alle Personen zu behalten, die sich für eine Stelle beworben haben. Recruiter können mit den Tools offene Stellen verwalten und die Informationen aus eingegangenen Bewerbungen in einer übersichtlichen Datenbank speichern. Ausserdem hilft sie auch bei der Planung von Bewerbungsgesprächen.
• Software zur Leistungsbeurteilung macht es einfacher, die Leistung der Mitarbeitenden einzuschätzen und zu überprüfen. Das Management kann mit den Tools Ziele für Einzelpersonen oder Teams aufstellen und Pläne für die Weiterentwicklung von Angestellten entwerfen.

Personaleinsatzplanung:

Das Management von Arbeitsabläufen und die durchdachte Zuweisung von Ressourcen sorgt in Unternehmen für produktiveres Arbeiten. Diese Prozesse sehen in jedem Unternehmen anders aus, aber üblicherweise werden Datenanalysen zu Planungs-, Budget- oder Prognose-Zwecken eingesetzt. Software zur Anwesenheitserfassung und für Personalanalysen bieten sich hier besonders an.

• Software zur Anwesenheitserfassung lohnt sich bereits bei einer kleineren Belegschaft und erfasst die Arbeitszeiten und Anwesenheit von Arbeitskräften. So können Personalverantwortliche die Zeitpläne von Angestellten und Projekten überblicken, Abwesenheiten und Ferien verwalten, Überstunden erfassen und Dokumente organisieren.
• Software zur Personalanalyse hilft Personalabteilungen, fundierte und datengestützte Entscheidungen zu treffen. Ähnlich wie Business-Intelligence-Software können Personalanalyse-Tools riesige Datenmengen zusammenführen, verarbeiten und analysieren und auf diese Weise aussagekräftige Trends erkennen. Da eine solche Software Daten von anderen Systemen (Gehaltsabrechnung, Anwesenheitsverfolgung usw.) sammelt, sollten Sie mit der Anschaffung warten, bis Ihr Unternehmen gut etabliert ist und Sie über eine breite Reihe anderer Softwaretools verfügen.

3. Schlussüberlegungen zur Softwareauswahl

Die Wahl der richtigen Software ist nicht immer einfach. Behalten Sie deshalb folgende vier Faktoren im Hinterkopf:

• Grösse des Unternehmens: Die Unternehmensgrösse ist einer der wichtigsten Faktoren bei der Softwarewahl. Kleine Unternehmen benötigen andere Lösungen als Grosskonzerne. Wer weniger als 10 Personen im Jahr einstellt, braucht im Gegensatz zu einem Unternehmen, das monatlich Hunderte Bewerbungen bearbeitet, kein kompliziertes System fürs Bewerbungsmanagement.
• Software-Integrationsmöglichkeiten: Die verschiedenen Tools sollten miteinander kompatibel sein. Die meisten Tools bieten bereits direkte Verbindungen zwischen den Anwendungen an, es gibt auch externe Plattformen die dies ermöglichen.
• Branche: Die meisten Personaltools wurden für bestimmte Funktionen und nicht für bestimmte Branchen entwickelt. Trotzdem kann es sich lohnen, einen Anbieter zu wählen, der bereits mit Unternehmen in Ihrer Branche arbeitet und sich mit den aktuellen Gesetzen und Vorschriften auskennt, vor allem, wenn diese sich häufig ändern.
• Meinung von anderen aus Ihrer Branche: Bei der Softwareauswahl und -recherche sparen Sie viel Zeit, indem Sie Reviews und Bewertungen anderer Nutzer lesen. Vertrauenswürdige Bewertungen finden Sie beispielsweise auf unabhängigen Bewertungsplattformen. Denken Sie daran, dass Bewertungen nur im richtigen Kontext hilfreich sind: Konzentrieren Sie sich dabei auf Empfehlungen von Unternehmen ähnlicher Grösse, die idealerweise aus derselben Branche stammen.