HR Today Nr. 5/2020: Praxis – HR-Software

Workforce Management in Krisenzeiten

Die Corona-Krise gefährdet nicht nur Gesundheit und Leben, sie lässt auch die Wirtschaft in einer bisher nicht bekannten Dimension straucheln. Die Gesundheit der Belegschaft muss bestmöglich geschützt und der Geschäftsbetrieb sichergestellt werden.

Schliessung ganzer Geschäftszweige, Engpässe bei Lieferketten, Produktionsausfälle, Auftragsstopps, geschlossene Läden oder verkürzte Öffnungszeiten: Die aktuelle Situation belastet Unternehmen über alle Branchen hinweg. Deshalb sind agile Personalstrukturen und die flexible Arbeitszeitgestaltung jetzt fast noch wichtiger als in guten Zeiten.

#Stayathome: Ansteckung minimieren

Das Infektionsrisiko kann minimiert werden, indem man – wo immer möglich – Mitarbeitende ins Homeoffice schickt. Dabei ist trotz aller gebotenen Eile eines ganz wichtig: Die für viele Unternehmen fundamentale Prozessänderung muss bedacht und nachhaltig erfolgen, um nicht zusätzliches Chaos zu erzeugen. Mit mobilem Workforce Management und intuitiven Self Services lassen sich diese Remote-Working-Prozesse effizient und sicher in die Praxis umsetzen, ob Zeiterfassung von zu Hause aus, Krankmeldung oder Beantragung, beziehungsweise Genehmigung von Abwesenheiten. Gleichzeitig entsteht Transparenz über Zeitkonten und Urlaubssalden.

Flexiblere Arbeitszeiten

Der wirtschaftliche Einsatz der Arbeitszeit kann einen Stellenabbau durch verschiedene Flexibilisierungsinstrumente sichern. Dabei kommen Vorschläge zum Tragen, die aktuell von den Behörden empfohlen werden: Etwa den individuellen Umgang mit Arbeits- und Urlaubszeiten in Absprache mit dem Arbeitnehmenden. Daneben ist eine professionelle Software für Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung in dieser Situation äusserst nützlich, denn dort sind aufgelaufene Zeitguthaben, Resturlaube, Überstunden und Zuschläge transparent dokumentiert. Das bildet die Basis für eine optimierte sowie effiziente Planung und Steuerung des Personaleinsatzes. Sind keine positiven Salden beziehungsweise Überzeiten vorhanden, lassen sich negative Zeitkonten auf- und in guten Zeiten wieder abbauen. Das führt in jedem Fall schon zu mehr Flexibilität. Ebenso die Vereinbarung von Temporär- oder Kurzarbeit. Um die aktuelle Krisensituation bestmöglich zu überstehen, müssen Unternehmen und Arbeitnehmer gleichermassen flexibel sein. Das digitale Workforce Management leistet dabei eine wichtige Unterstützung.

Transparenz über Arbeits- und Fehlzeiten

Kurzarbeit erfordert umfassende Massnahmen, die mit digitalem Workforce Management effizient sichergestellt werden können. Weil die Arbeitszeit während der Kurzarbeit kontrollierbar sein muss, sind detaillierte Arbeitszeitaufzeichnungen zu führen. Betroffene Arbeitgeber müssen daher über ein System zur Kontrolle beziehungsweise zur Erfassung der Arbeitszeit verfügen, um auf das Kurzarbeitsmodell umzusteigen. Wird die Kurzarbeit genehmigt, muss die gekürzte Arbeitszeit definiert und die Differenz zur Sollzeit bestimmt werden. Nach Erfassen der tatsächlich geleisteten Stunden füllt die Software die gekürzte Arbeitszeit automatisch bis zur Sollzeit auf, das Arbeitszeitkonto wird automatisch ausgeglichen. Gekürzte und geleistete Arbeitszeiten sind in Reports auf Knopfdruck sichtbar. Die für die Kurzarbeit relevanten Lohnarten werden automatisch generiert und in das Lohn- und Gehaltssystem übertragen. Das gilt nicht nur für den vergangenen, sondern auch für den aktuellen Monat.

Eine Workforce-Management-Lösung hat auch dann einen Mehrwert, wenn trotz aller Vorsichtsmassnahmen ein Corona-Fall im Unternehmen auftritt. Fehlgründe wie Quarantäne oder Infektionen können in der Personaleinsatzplanung dokumentiert werden. Auf Wunsch warnt das System proaktiv beim Auftreten einer bestimmten Zahl von Krankheits- oder Fehltagen, so dass die Verantwortlichen wichtige Massnahmen rechtzeitig in die Wege leiten können.

Organisationen aus dem Gesundheitswesen, dem öffentlichen Dienst, dem Detailhandel oder der Logistik haben aktuell eine essenzielle gesellschaftliche Bedeutung. Workforce Management bietet ein wirksames Instrument, das operative Geschäft aufrechtzuerhalten und gleichzeitig Mitarbeitende, Kunden und Partner zu schützen.

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Elke Jäger

Elke Jäger, Director Marketing & PR, Atoss Software AG.

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