7 Schritte zum erfolgreichen Onboarding

Unternehmen stehen aktuell vor einem Sturm wirtschaftlicher Herausforderungen. Politische Konflikte beeinflussen die Wirtschaftslage und verursachen Unsicherheit auf den Märkten. Zudem herrscht eine hohe Wechselbereitschaft auf dem Arbeitsmarkt – die sogenannte «Great Resignation» schwappt von den USA nach Europa. Erhöhte Mitarbeiterfluktuation stellt ein Problem in zahlreichen Unternehmen dar: Eine Studie von Haufe kam zu dem Ergebnis, dass auch in Europa jede dritte Fachkraft bereits nach wenigen Wochen den Arbeitgebenden wechselt. Das kostet Zeit und Geld: Wenn Neuzugänge abwandern, beginnt das Recruiting und der Anlernprozess von vorn. Ein Umstand, der insbesondere in Zeiten des Fachkräftemangels schwer ins Gewicht fällt.

Um Fachkräfte nachhaltig ans eigene Unternehmen zu binden, reicht längst nicht mehr das attraktive Gehaltspaket, der flexible Arbeitsplatz oder das alljährliche Company-Offsite. Immer mehr Bedeutung erhält zudem ein strukturierter Onboarding-Prozess – schliesslich ist der erste Eindruck prägend. Dafür müssen Unternehmen an ihrer grössten Schwachstelle arbeiten: den mangelhaften Ressourcen für eine strukturierte Integration neuer Mitarbeitender. Digitale Tools können dabei helfen.

Digitale Tools im Onboarding

Die fehlende digitale Infrastruktur ist ein Hindernis für das optimale Onboarding. Europäische Unternehmen nutzen zwar eine Reihe digitaler Tools, beispielsweise zur Zeiterfassung, zur Kommunikation oder zur Kollaboration (EY), doch in vielen Arbeitsbereichen ist ihr Potenzial noch lange nicht ausgeschöpft. Im Onboarding neuer Arbeitskräfte hinken Unternehmen den eigenen digitalen Ansprüchen hinterher. Dabei gibt es längst Tools, die alle Prozesse auf einer Plattform abbilden, individuelle Konzepte und Interaktionen unterstützen und dabei vollständig digital umsetzbar sind.

Für HR-Fachpersonen empfiehlt es sich zudem, Lern- und Onboarding-Materialien an einem festen, digitalen Ort zur Verfügung zu stellen. Dadurch haben Mitarbeitende auch nach dem Onboarding-Prozess Zugriff darauf.

7 Schritte zum erfolgreichen Onboarding

1. Klare Ziele setzen: Frühzeitiges Zielmanagement setzt klare Erwartungen zwischen Führungskräften und Teammitgliedern. Im ersten Schritt werden gemeinsam übergeordnete Ziele festgelegt, aus denen im zweiten Schritt konkrete Aktionspunkte formuliert werden. Die Zielerreichung wird bestenfalls in festgelegten Zeitintervallen eruiert. Das schafft Planungssicherheit – auf beiden Seiten.
    
2. Feedback: Der Erfolg von Zielen ist an Feedback gebunden. Dieses muss objektiv und transparent sein sowie regelmässig und auf Augenhöhe erfolgen. Mittels Feedback zeigen Unternehmen ihren Mitarbeitenden, dass sie gehört werden, und holen sich ein Stimmungsbild der Belegschaft ein. Relevant ist, dass der zeitliche Abstand der Feedbackgespräche je nach Leistungsgrad der neuen Mitarbeitenden gesetzt wird.
    
3. Kennzahlen prüfen: Mit festgelegten Kennzahlen messen HR-Fachkräfte die Mitarbeiterleistung. Sogenannte OKRs (Objectives and Key Results) zeigen auf, welche Aspekte gut laufen, oder wo nachjustiert werden muss.
    
4. Zeitplan konzipieren: Fachkräfte lernen nie aus – und Lernen funktioniert am besten in strukturierter Form. Mittels digitaler Pläne und Lernpfaden behalten Mitarbeitende den Überblick, während sie sich ins neue Unternehmen einarbeiten. HR-Fachkräfte mindern die Gefahr der Überforderung, indem sie über Lernplattformen weitere Inhalte zu individuellen Zeitpunkten freischalten. Zudem sollten sie projektbezogene Inhalte bereitstellen, damit neue Teammitglieder gezielt relevante fachliche Kompetenzen aufbauen können.
    
5. Soziale Integration: Was HR-Fachkräfte häufig übersehen, ist die soziale Einarbeitung. Mitarbeitergespräche eignen sich optimal, um das persönliche Wohlbefinden anzusprechen sowie in regelmässigen Abständen zu prüfen, wie sich neue Mitarbeitende ins Team integrieren. Onboarding ist aber nicht die Verantwortung Einzelner, sondern vielmehr Teamsache – in Form von Patenschaften, Mentorship-Programmen und Teamevents. Veranstaltungen, wie gemeinsames Mittagessen, stärken Solidarität und emotionale Bindungen. In Mentorships oder Patenschaften stellen Unternehmen neuen Mitarbeitenden eine Ansprechperson zur Seite, die sie auf persönlicher und beruflicher Ebene unterstützt. Auch fortlaufende Einzelgespräche stärken die kollegiale Bindung.
    
6. Unternehmensinternes Networking: Kommunikation ist das A und O. Damit neue Mitarbeitende bereits vor Arbeitsstart die Möglichkeit haben, mit ihrem Team in Kontakt zu treten, empfiehlt es sich für Unternehmen interne Netzwerkgruppen aufzubauen. Speziell für Neuzugänge eignen sich eigene Gruppen. In diesen können sie sich in der Anfangsphase gegenseitig unterstützen und einander helfen, Stolpersteine zu überwinden.
    
7. Früher Start: Optimales Onboarding beginnt direkt nach dem Vertragsabschluss – da die Zeitspanne zwischen Vertragsunterzeichnung bis Arbeitsbeginn oft mehrere Wochen beträgt. Wochen, in denen meist zu wenig bis gar keine Kommunikation zwischen dem Unternehmen und zukünftigen Mitarbeitenden stattfindet. Eine frühe Einführung und Einarbeitung neuer Kolleginnen und Kollegen überbrückt diesen Zeitraum und trägt zu einer effizienten Integration bei.

Neue Perspektiven im Personalwesen – dank Onboarding

Ein gelungener Start ins neue Unternehmen prägt die Motivation und das Engagement von Mitarbeitenden in den ersten Monaten nachhaltig. Erfolgreiches Onboarding erfüllt nicht nur administrative und organisatorische Funktionen, es gliedert neue Teammitglieder auch auf der sozialen und fachlichen Ebene ins Unternehmen ein.

Damit sie nicht nur eingegliedert, sondern auch gehalten werden, müssen die im Onboarding eingeführten Strukturen für den weiteren Werdegang im Unternehmen ausgebaut und bestenfalls auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden angepasst werden. Nur so wird aus dem Kommen und Gehen ein Kommen und Bleiben.