Arbeitszeiterfassung und Hybridarbeit: So gelingt die Kombination

Im deutschsprachigen Raum ist die Arbeitszeiterfassung viel diskutiert – spätestens seit dem neuen Referentenentwurf vom April 2023 in Deutschland. Es gibt einige Kritikpunkte daran, die besonders mit Blick auf New Work international bedeutsam sind. Um den bisherigen Ansprüchen an flexibles Arbeiten gerecht zu werden, hätten die Ausnahmeregelungen der Bundesregierung großzügiger ausfallen müssen. Denn in Deutschland sind die neuen Regelungen für die Arbeitszeiterfassung strikter als in der Schweiz. Der Gesetzesentwurf geht weit über die Anforderungen der EU und des Bundesarbeitsgerichts hinaus. Damit gleicht diese Art der Zeiterfassung aus einer New Work-Perspektive einem Relikt aus einer veralteten Arbeitswelt. Wie wirkt sich eine solche Zeiterfassungspflicht jedoch konkret auf hybrid arbeitende Unternehmen aus?

Die Auswirkungen der Arbeitszeiterfassung auf hybrides Arbeiten

Der neue Gesetzesentwurf zur Arbeitszeiterfassung ist eine Reaktion auf die veränderten Arbeitsbedingungen und soll sicherstellen, dass auch in hybriden Arbeitsmodellen die Arbeitszeit angemessen erfasst wird. Ähnlich wie in der Schweiz müssen daher in Deutschland künftig Beginn und Ende der Arbeitszeit sowie Pausen und Überstunden von Unternehmen erfasst werden. Die Unterschiede? Nur Unternehmen mit zehn oder weniger Mitarbeitenden dürfen die Arbeitszeiten mit Stift und Papier erfassen, sonst ist eine elektronische Dokumentation Pflicht. Ein kompletter Verzicht auf die Erfassung ist nur bei leitenden Angestellten unter Umständen möglich. In der Schweiz gibt es hierzu mehr Ausnahmen.

Die Auswirkungen sind international jedoch gleich: Einerseits unterstützt die Arbeitszeiterfassung dabei, Vorschriften zum Arbeitszeitschutz einzuhalten und Überstunden sowie eine mögliche Überlastung der Mitarbeitenden zu verhindern. Andererseits bedeutet sie eine zusätzliche administrative Belastung für Unternehmen und HR-Verantwortliche. Da Mitarbeitende bei hybriden Arbeitsmodellen sowohl im Büro als auch remote arbeiten, entsteht ein höherer Koordinationsaufwand. Die Einführung einer elektronischen Arbeitszeiterfassung erfordert deshalb oft neue Tools und Systeme, um die Daten effektiv zu verwalten und auszuwerten. Somit ist die Koordination zwischen Mitarbeitenden, HR-Management und Arbeitgebenden jetzt wichtiger denn je. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die erfassten Arbeitszeiten korrekt und zuverlässig sind.

Starre Zeiterfassung, flexibles Arbeiten?

Eine weitere Herausforderung an der Arbeitszeiterfassung ist, dass sie Flexibilität und Work-Life-Blending, die bei vielen Hybrid Workern auf der Tagesordnung stehen, nicht angemessen abbilden kann. In hybriden Arbeitsmodellen verschwimmen die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben zunehmend. Mitarbeitende hatten bislang die Möglichkeit, ihre Arbeitszeit flexibler zu gestalten und ihre Aufgaben auch außerhalb der regulären Bürozeiten zu erledigen. Die Zeiterfassung bildet jedoch nur die Anwesenheit ab und berücksichtigt nicht die erbrachte Leistung. Das Work-Life-Blending erfordert eine andere Herangehensweise an die Zeiterfassung. Anstatt sich ausschließlich auf die Stunden zu konzentrieren, sollten Unternehmen den Fokus auf Ergebnisse legen. Eine stärkere Orientierung an den erreichten Zielen ermöglicht es den Mitarbeitenden, ihre Arbeitszeit flexibler zu gestalten und gleichzeitig produktiv zu sein. Wie aber ist das konkret mit der Zeiterfassung vereinbar?

Arbeitszeiterfassung und Hybridarbeit: Gewusst wie

Klar ist: Die Zeiterfassung bedeutet für Unternehmen international einen deutlich höheren Koordinationsaufwand - vor allem bei hybrider Arbeit. Es wird erforderlich, interne Prozesse anzupassen und Tools einzusetzen, um auch flexible Arbeitszeiten zu erfassen. Trotz dieser Herausforderungen bietet die Zeiterfassung jedoch auch Chancen zur Optimierung von Arbeitsprozessen. Damit Unternehmen und Mitarbeitende bestmöglich von den Änderungen profitieren, liegt die Zukunft der Zeiterfassung in ihrer digitalen Automatisierung. Denn dies eröffnet neue Möglichkeiten zur genauen Erfassung und Analyse der Arbeitszeiten. Unternehmen sollten dabei jedoch den Menschen und seine Bedürfnisse nicht aus den Augen verlieren, sondern den Fokus auf erreichte Ziele legen, um Flexibilität und Work-Life-Balance zu fördern sowie Mitarbeiterzufriedenheit und Engagement zu gewährleisten. Bewältigen hybride Unternehmen diese Herausforderungen, nutzen sie die Vorteile der Arbeitszeiterfassung und schaffen auch zukünftig eine positive Arbeitsumgebung.