Wer delegiert, gewinnt

Wer seine Führungsaufgabe ernst nimmt und von Anfang an richtig und konsequent delegiert, hat nicht nur weniger Stress, sondern auch Zeit für die Mitarbeiterführung und unternehmerische Tätigkeiten. Die Arbeitsergebnisse werden besser, es herrscht weniger Entscheidungsstau und die Anerkennung als Führungskraft steigt. Die Mitarbeitenden werden gefördert, besser, und bleiben dadurch motivierter. Für erfolgreiches Delegieren müssen 10 Punkte beachtet werden.

1. Orientierung

Bevor es überhaupt zur eigentlichen Auftragserteilung kommt, muss die Ausgangslage geklärt sein. Auf diese Weise wird der Auftrag relevant, der Mitarbeitende sieht den Kontext und den Sinn dahinter und kann entsprechend eigenständig handeln. Das ist die Grundlage für ein gutes Resultat.

2. Zielsetzung

Klare Ziele beantworten diese Fragen: «Welches Ergebnis soll erreicht werden?» und «Wie soll konkret der Endzustand aussehen?»

Damit dies gelingt, müssen die Ziele SMART formuliert sein: spezifisch, messbar, anspruchsvoll, resultatorientiert und terminiert.

3. Verantwortung

Delegieren heisst immer auch Verantwortung abgeben. Der Mitarbeitende muss aber von Anfang an wissen, für welchen Bereich er verantwortlich ist. Für das Ergebnis? Die Termine? Das Budget? Und wenn nicht er die Verantwortung hat, wer hat sie dann? Kollegen intern oder externe Dienstleister?

Bei jeder delegierten Aufgabe bleibt eine Sache wichtig: Die Führungskraft behält die Führungsverantwortung und ist dafür verantwortlich, dass die Ziele erreicht werden.

4. Handlungsspielraum

Klar abgegrenzte Kompetenzen sind die Arbeitsgrundlage. Wenn nicht geklärt ist, wer zeichnungsberechtigt oder weisungsbefugt ist, kann die Aufgabe gar nicht erst begonnen werden.

In Zeiten, in denen Kopf- und Wissensarbeiter die Industriearbeiter immer mehr ablösen, kommt hier noch ein weiterer Aspekt dazu. Die Mitarbeitenden suchen Freiräume beim Erledigen ihrer Aufgaben, wollen diese auf ihre eigene Art und Weise angehen, ohne dabei in der Qualität Abstriche in Kauf nehmen zu müssen.

5. Mittel

Die Erfüllung jeder Aufgabe braucht Mittel – und sei es nur die Zeit des Mitarbeitenden. Werden aber noch weitere personelle, apparative oder finanzielle Ressourcen benötigt, müssen diese rechtzeitig gesprochen und dem Mitarbeiter zugestanden werden.

6. Termine

Eine Aufgabe ohne Ziel ist keine Aufgabe. Das Setzen eines Start-, allenfalls auch Zwischen- und Endtermins gehört deshalb unbedingt zu einer erfolgreich delegierten Aufgabe.

Es ist dabei die Aufgabe der Führungskräfte, für die richtigen Arbeitsbedingungen ihrer Mitarbeitenden zu sorgen, bevor sie neue Aufgaben an sie delegieren. Nur wenn diese sich ungestört auf eine Sache konzentrieren können, ist ihre Produktivität gewährleistet.

7. Kontrollpunkte

Der Status der Aufgabe sollte regelmässig kontrolliert werden. Mit Lösungen wie den Aufgaben in Microsoft Office Outlook lassen sich solche Kontrollpunkte auch gleich in den Kalender übernehmen und die Erinnerungsfunktion sorgt dafür, dass sie nicht vergessen gehen.

8. Koordination

Komplexe Aufgaben verlangen ein koordiniertes Vorgehen. Vor allem dann, wenn auch die Ressourcen anderer Abteilungen gebraucht werden oder diese vom Ergebnis in irgendeiner Form betroffen sind.
Die Nahtstellen zu anderen Bereichen müssen deshalb identifiziert und die jeweiligen Ansprechpartner rechtzeitig informiert werden.

9. Berichterstattung

In welcher Form und wann sollen die Mitarbeitenden über den Fortgang der Aufgaben berichten? Hier sind verschiedene Lösungen denkbar. Egal, ob täglicher Statusbericht per Mail, wöchentliches Telefonat oder monatliche Besprechung: Welche Form gewählt wird, ist immer auch abhängig von der Art der delegierten Aufgabe. Wichtig ist nur, dass die Führungskraft ihrer Verantwortung nachkommt und den Mitarbeitenden führt, den Fortschritt im Blick hat und bei Problemen unterstützend eingreifen kann.

10. Rückfragen

Wie häufig kommt es vor, dass sich der Mitarbeiter voller Tatendrang auf die Aufgabe stürzt und nach grossem Aufwand ein Ergebnis präsentiert, das überhaupt nicht den Vorstellungen entspricht? Solche Missverständnisse lassen sich vermeiden, wenn die Mitarbeiterin den Auftrag nochmals mit eigenen Worten zusammenfasst.

Gehören Sie zu den Führungskräften, die sich sagen: «Bis ich das meinem Mitarbeitenden erklärt habe, kann ich es selber erledigen»? Scheuen Sie den Aufwand? Delegieren heisst loslassen – allerdings gekonnt. Bei richtiger Anwendung muss die Führungskraft nicht befürchten, die Kontrolle oder den Überblick zu verlieren. Delegieren führt längerfristig zu einer deutlichen Entlastung der Führungskraft und erhält die Motivation der Mitarbeitenden nachhaltig. Das sollte den Anfangsaufwand wert sein.