Business Process Automation: So meistern Unternehmen den Fachkräftemangel und Kostendruck

Der Fachkräftemangel in der Schweiz hat einen Rekordwert erreicht, und zwar in fast allen Sektoren. Nur zwei Prozent haben derzeit keinen Job, und das trotz einer abnehmenden Wirtschaftsdynamik.1 Experten sprechen daher längst von einem allgemeinen Arbeitskräftemangel. Allein mit dieser Problematik ist die Schweiz nicht, die gesamte DACH-Region leidet unter der angespannten Lage auf dem Arbeitsmarkt. Das gilt mittlerweile auch für mittelständische Unternehmen, die – viele Jahre vom Erfolg verwöhnt – lange an alten Konzepten festhalten konnten.

Viel Zeit und Kosten im HR-Bereich fliessen weiterhin in die Administration. Durch den Arbeitskräftemangel muss die Bearbeitung von Anfragen und Anträgen auf immer weniger Schultern verteilt werden. Das führt unter HR-Fachkräften wie internen Kunden und Kundinnen zur Unzufriedenheit und beeinträchtigt die Produktivität des Unternehmens. In schwerster Not scheinen die Schweizer Arbeitgeber zwar noch nicht zu sein. Doch der Mangel wird aufgrund der alternden Bevölkerung, der fortschreitenden Digitalisierung und dem Wechsel hin zu einer grüneren Wirtschaft langfristig bestehen bleiben. Das erfordert nachhaltige Lösungen. Prozesse optimieren, Administration abgeben

Ansätze suchen Unternehmen häufig im Recruiting neuer Arbeitnehme nden. Dabei übersehen sie gerne Potenziale in den eigenen Reihen. Dazu gehört nicht nur, Mitarbeitende aus- und weiterzubilden sowie Talente und ihre Skills besser auf Aufgaben und Projekte abzustimmen. Sondern auch, Prozesse zu optimieren und bestimmte Tätigkeiten abzugeben. Das gilt vor allem für manuelle, repetitive und transaktionale Aufgaben im Daily Business: das Bewerbermanagement, die Stammdatenpflege, die Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen und die Lohnbuchhaltung. Also genau für die Tätigkeiten, die Nachwuchskräfte im Gegensatz zu sinnstiftender strategischer und kreativer Arbeit ohnehin wenig Freude bereiten, die aber trotzdem wichtig sind.

HR-IT-Landschaft und Architektur transformieren

Prozesse zu optimieren, bedeutet in erster Linie, diese – abgestimmt auf den individuellen Unternehmensbedarf – zu standardisieren und digitalisieren. Gute cloudbasierte Lösungen rund um Personalmanagementsysteme umfassen HR-Kernfunktionen, Payroll, Talentmanagement, Employee Experience Management und HR Analytics. HR-Fachkräfte werden somit entlang des gesamten Employee Lifecycles unterstützt und entlastet – sie können sich stattdessen auf die Personalentwicklung konzentrieren. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wiederum haben über Employee Self Services zu jeder Zeit, an jedem Ort und auf jedem Endgerät die Möglichkeit, Funktionen eigenständig zu nutzen: Arbeitszeit festhalten, Weiterbildungen nachweisen, Atteste hochladen, Urlaube einreichen, Reisekosten abrechnen, Zielvereinbarungen einsehen und vieles mehr.

Nächste Stufe: Business Services nutzen

Die eigene HR-IT-Landschaft und Architektur zu transformieren, ist das eine. Das andere ist das Auslagern von Prozessen und Aufgaben. Das macht erst dann Sinn, wenn die Infrastruktur oder die bestehenden Fachkräfte nicht mehr ausreichen. Das Stichwort ist hier Business Services. Gleichartige Funktionen und Prozesse werden dabei vollständig gebündelt und zentral bereitgestellt. Immer mit dem Ziel, den Arbeitsalltag effektiver und damit wirtschaftlicher zu gestalten. Die Business Services können technischer, administrativer oder beratender Natur sein und reichen von Abteilungen wie dem IT-Support und der Buchhaltung bis hin zum Personalmanagement und Kundenservice. Umgesetzt wird das, je nach Unternehmenssituation, mithilfe von Shared Services und Business Process Outsourcing (BPO). Der Unterschied: Mit Shared Services werden Funktionen und Prozesse innerhalb eines Unternehmens gebündelt. Die Umsetzung liegt entweder beim Unternehmen selbst oder im Zusammenspiel mit einem Partner, wobei der Provider auch als Shared Service Center genutzt werden kann. Er bringt dann von aussen unterstützende Dienstleistungen ein, zum Beispiel Technologien, Zugang zu erfahrenen internationalen Liefereinheiten und Best Practices. Shared Services eignen sich in der Regel für mittelständische und grosse Unternehmen, die über mehrere Geschäftseinheiten, Abteilungen oder Standorte sowie eine Vielzahl ähnlicher Funktionen und Prozesse verfügen.

Mit BPO, oder auch Managed Services, werden Prozesse komplett an einen Partner ausgelagert. Der Mehrwert liegt darin, dass die gesamte Verantwortung beim Provider liegt und Unternehmen nicht nur dessen Fachkenntnisse und Ressourcen nutzen können, sondern auch von stetigen Prozessoptimierungen profitieren. Diese beziehen sich vor allem auf den Einsatz moderner Technologien. BPO eignet sich für Unternehmen aller Grössen. Insgesamt ermöglichen Business Services, Skaleneffekte und Kosteneinsparungen zu erzielen. Neuausrichtung in fünf elementaren Schritten Das Thema Outsourcing ist nicht neu, aber der Handlungsdruck hat sich verstärkt. Allen Drucks zum Trotz gilt: Augen auf bei der Partnerwahl. Gute Dienstleister zeichnen sich dadurch aus, dass sie persönlich und auf Augenhöhe über die gesamte Wertschöpfungskette hinweg beraten und für jedes Unternehmen die passende Lösung entwickeln. Ausserdem sollten sie Kunden, bei Bedarf, von der ersten Stufe an begleiten: mit einer Einführung in die Thematik, Trends und Vorgehensmodellen, Outside-In-Views sowie der Diskussion von Vision und Anwendungsfällen.

Bei der Neuausrichtung vom Problem hin zur Lösung hat sich ein Vorgehen in fünf Phasen bewährt. Nach der Definition eines Zielbilds wird in der Regel die Business Services Roadmap erstellt, inklusive einer Identifizierung der Potenziale und Prioritäten, Konzeption, Umsetzung, Betrieb und Weiterentwicklung. Global präsente Dienstleister mit Sitz im DACH-Raum haben den Vorteil, nicht nur eine hohe Skalierbarkeit und Flexibilität zu bieten, sondern auch regionale und zeitliche Anforderungen abzudecken. Wichtige Aspekte für den Mittelstand und den HR-Bereich sind zudem: Die Daten bleiben in der EU und der Partner kann Sprachkenntnisse, wie Deutsch und Englisch, im Service abbilden.

Von regelbasierter Automatisierung hin zu KI

Es gibt fünf grosse Hebel von Business Services im HR-Bereich, um bis zu 60 Prozent der Kosten zu reduzieren und die Leistung um bis zu 50 Prozent zu steigern. Diese Hebel sind Lohnkostenarbitrage, Bündelung, Standardisierung und Harmonisierung, Optimierung von End-to-End-Prozessen sowie Digitalisierung und Automatisierung. Letztere steigern die Effizienz von Geschäftsprozessen mithilfe von Generative AI, Robotic Process Automation und Chatbots wesentlich auf das nächste Level. In der Praxis bedeutet das beispielsweise: In Zukunft wird nicht die HR-Fachkraft, sondern der Bot interne HR-Angelegenheiten der Mitarbeitenden klären.

Eine konsequente Automatisierung von Geschäftsprozessen reduziert die Durchlaufgeschwindigkeit, verringert das Fehleraufkommen und senkt die Prozesskosten drastisch. Die Erhebung, Analyse und Aufbereitung grosser Datenmengen erhöht wiederum die Transparenz, ermöglicht Prozessinnovationen und bedeutet letztlich einen massiven Wettbewerbsvorteil. Geschäftsprozess-Benchmarking ermöglicht es darüber hinaus Potenziale zu identifizieren und konkrete unternehmensspezifische Massnahmen abzuleiten.

Fazit: Jedes Unternehmen erreicht sein Ziel

HR ist nach wie vor von aufwendigen administrativen Prozessen dominiert. Durch den anhaltenden Arbeitskräftemangel, die schwierige wirtschaftliche Lage sowie hohe Erwartungen der Mitarbeitenden an moderne HR (Self) Services können sich Unternehmen solche «Zeit- und Kostenfresser» nicht länger leisten. Insbesondere KMU müssen ihren Digitalisierungs- und Automatisierungsgrad daher wesentlich erhöhen. Damit werden Business Services relevanter. Je nach individueller Unternehmenssituation empfiehlt sich die Nutzung von Shared Services, um zügig Lücken zu füllen, oder Business Process Outsourcing für umfangreiche Aufträge. Bei der Wahl des Providers sollten Unternehmen vor allem darauf achten, ganzheitlich begleitet zu werden und alles aus einer Hand zu erhalten. Dass der Umsetzungspartner fachliche, sprachliche und rechtliche Rahmenbedingungen einhält sowie grossen Wert auf die User- und Employee Experience legt, sollte selbstverständlich sein. Gut umgesetzt, führen Business Services dazu, Antworten auf Fachkräftemangel, Kostendruck und Komplexitätszunahme zu finden und strategische Wettbewerbsvorteile zu entwickeln.