E-Mail Flut: «Ich setz dich Cc»

Christoph Stokar, der Herausgeber des Schweizer Knigge, hat da eine sehr einfache Lösung parat. «Jeder Einzelne sollte schauen, dass er nicht zum Müll beiträgt», rät er. Und das ist mit ein wenig Nachdenken vor dem Versand nicht so schwer, wie man denkt. «Eine Mail ist nichts anderes als ein elektronischer Brief», erklärt Stokar. Und wer nicht in der Anrede steht, muss sie eigentlich nicht kriegen.

Cc-Funktion als Rückversicherung

«Aber der Kollege muss doch wissen, was besprochen wurde», denken Sie jetzt vielleicht. Keine Sorge, der hat seine eigenen Sachen auf dem Tisch. Und selbst der Chef wird es sagen, wenn er informiert werden möchte. «Die Cc-Funktion wird meistens nur als Rückversicherung genutzt», sagt der Experte. Und wer die brauche, sei nicht souverän genug, den eigentlichen Ansprechpartner herauszufiltern. Oder nicht cool genug, es bei ihm zu belassen.

Natürlich gibt es Situationen, in denen die Copy-Funktion sinnvoll ist. Es kann vorkommen, dass der Chef oder die Kollegen von einem Vorgang wirklich Kenntnis haben sollten. Dann darf man sie auch in Cc nehmen. Aber vielleicht erst am Ende einer Korrespondenz.

Warum dieser Empfänger?

Oder man nutzt eine fast ebenso einfach zu handhabende aber übersichtlichere Funktion der Emails: Die Weiterleitung. Da kann man dann auch in den Betreff «zur Info» schreiben oder sogar eine kurze Zeile voranstellen in der steht, wieso das jetzt an genau diese Person weitergeleitet wird und worum es geht. «Sowas verschickt man nicht ganz so unbedacht», so Stokar. Die Empfänger werden es Ihnen danken. Denn wer täglich zig Cc-Mails bekommt, der freut sich, wenn er auf einen Blick sieht, worum es geht und was er damit zu tun hat. Ansonsten muss er sich mühsam durch die Mail-Flut quälen.

«Um zu entscheiden, was wichtig ist, muss man jede öffnen und überfliegen», sagt Stokar. Klar kann man das auch am Absender festmachen oder am Betreff. «Aber vielleicht ist die Rundmail vom Portier doch wichtig, selbst für den Chef», sagt Stokar. Ob man antworten muss, kann man aber schon daran erkennen, ob man persönlich angeredet wird. Wenn das nicht der Fall ist, kann man es getrost lassen, ohne dass einem selbst ein Fehler vorgeworfen werden kann. «Der liegt dann nämlich beim Versender», beruhigt Stokar.

Offenes Gespräch

Wenn es sich das ganze Team oder auch einzelne Kollegen immer wieder ohne Nachdenken der Cc-Funktion bedienen, rät der Experte zu einem offenen Gespräch. «Man darf das Thema ruhig mal in einer Teamsitzung auf den Tisch bringen und um eine Richtlinie bitten, wenn es überhandnimmt», sagt er. Denn die meisten nutzen die Funktion sehr unüberlegt und merken selbst nicht, wie sehr sie damit nerven.

Brenzlig wird es allerdings, wenn jemand die Funktion aus bösartiger Absicht nutzt. Fehler der Kollegen per Cc zu verbreiten oder andere in grosser Runde zu verunglimpfen fällt in die Kategorie Mobbing. Sollte so etwas passieren, rät der Experte zur sofortigen und eindeutigen Reaktion. Und zwar persönlich, nicht per Mail. «Das muss thematisiert werden, bei der Person selbst oder beim Chef oder sogar bei der Personalabteilung», sagt er. Denn es ist ein No-go. Genauso übrigens wie die kleine Schwester der Cc-Funktion, die Blindkopie oder auch BCc-Funktion. Wer dem Empfänger weitere Leser verheimlicht, hebelt das Briefgeheimnis aus und begeht einen Vertrauensbruch. Also Finger weg vom BCc!

Dieser Artikel ist zuerst erschienen bei Miss Moneypenny.