Grenzen und Möglichkeiten der Digitalisierung von HR-Prozessen

Digitalisierung beschleunigt und verändert alle Geschäftsprozesse. Routinearbeiten werden automatisiert, wodurch mehr Zeit für strategische Aufgaben bleibt. Doch hat sich die tägliche Arbeit in den HR-Abteilungen wirklich so stark verändert und nutzen wir das Digitalisierungspotenzial?

HR Tech Club – meet the future. (Bild: HR Today)

Ehrlicherweise nein. Es gibt immer noch Abläufe, die schlanker, schneller und somit effizienter erledigt werden können. In den seltensten Fällen werden ganze Geschäftsabläufe auf einen Schlag digitalisiert. Dazu sind die Systeme zu heterogen und zu verflochten mit historisch gewachsenen Gegebenheiten. Auch wenn heute nahezu alle Daten digital zur Verfügung stehen, können sie noch längst nicht über alle Prozesse hinweg digital verarbeitet werden. Es gibt immer noch Medienbrüche, die durch manuelle Arbeit überbrückt werden müssen. Das Gleiche gilt auch für den Informations- und Wissenstransfer innerhalb der Organisation.

Digitalisierung als Hebel nutzen

Daten digitalisieren heisst nicht, einen Prozess digital zu transformieren. Wenn wir uns mit der Digitalisierung zukunftsgerichtet auseinandersetzen, geht es darum, Technologie so einzusetzen, dass Prozesse nicht nur digitalisiert, sondern unter Einbindung von Technologien neu gestaltet werden. Beim Stichwort «Digital Workplace» fällt der Blick oft auf die Millenials, die einfache und intuitive Tools erwarten. Doch Studien zeigen, dass alle Generationen Prozesse unabhängig, schnell und effizient erledigen wollen. Unnötige Schritte, welche die Bearbeitung von Papier erfordern, werden von ihnen ignoriert. Mit gut vernetzten, sinnvoll digitalisierten Prozessen und Self-Service-Angeboten bleiben die Motivation, das Engagement und die Produktivität der Mitarbeitenden auf einem hohem Niveau.

Der Neue im HR-Team: der Chatbot

IBM hat dieses Prinzip als eines der ersten Unternehmen verinnerlicht. Dort werden HR-Basisaufgaben von IBM-Chatbots anstelle von HR-Business-Partnern ausgeführt. Das HR-Personal beschäftigt sich dagegen mit konzeptionellen sowie kreativen Aufgaben und steht der Linie in HR-strategischen Fragen zur Seite.

Chatbots sind auch als Erstkontakt im Recruiting wesentlich dafür verantwortlich, ob Kandidaten jene Informationen erhalten, die sie interessieren und ob die Chemie stimmt. Emotionale Komponenten werden nicht ausgehebelt, nur weil ein Bot spricht: Bots werden so ausgestattet, dass sie die Attribute eines Unternehmens bestmöglich repräsentieren. Genau da kommt das Expertenwissen der HR-Spezialisten zum Zug, denn künstliche Intelligenz (KI) baut auf Daten und Abläufen auf, die hierfür im Unternehmen erarbeitet und programmiert wurden.

Mehr Zeit für Strategiearbeit

Wird Digitalisierung richtig umgesetzt, hält sie HR-Abteilungen den Rücken frei, damit HR-Fachkräfte sich strategischen Aufgaben oder Aufgaben widmen können, die Empathie, Kreativität, Innovation oder Intuition erfordern. In Anbetracht dieser Entwicklung wird deutlich, dass die Kernkompetenz im HR trotz wachsender Bedeutung von KI noch lange «human» bleiben wird.

Alltag digitaler als HR-Prozesse

Der Blick auf weitere Digitalisierung jenseits des HR-Management-Systems und der papierlosen Lohnabrechnung lohnt sich. Unser Alltag ist weit digitaler als unser Arbeitsumfeld. HR-Prozesse müssen so gestaltet werden, dass die Bedürfnisse und Anforderungen der Mitarbeitenden ins Zentrum rücken. So kann Digitalisierung wertschöpfend, authentisch und nachhaltig gelingen.

Die nächste HR Tech Club Night findet im Mai 2020 statt. hrtechclub.ch