Mehr, als man meint

Die erweiterten Funktionalitäten eines HRIS haben nicht nur einen Bezug zu administrativen HR-Aufgaben, sondern stehen auch im Zusammenhang mit der Integration von HR-Prozessen wie dem Zeit- oder Vergütungsmanagement. Doch wie gelingt es, ein HRIS einzuführen oder zu entwickeln, um dessen Potenzial auszuschöpfen?

1. Bedarfs- und Wirkungsdiagnose

Zunächst sollte der mit dem HRIS verfolgte Zweck hinterfragt werden: Entspricht die Software einem klar identifizierten Bedarf innerhalb der Organisation? Können HR-Aktivitäten dadurch präziser, effektiver und effizienter erledigt werden? Eine Bedarfsanalyse ist von grundlegender Bedeutung, um zu bestimmen, über welche Hauptfunktionen das HRIS verfügen sollte oder welche diesem hinzugefügt werden müssen. Ein weiterer zu beachtender Punkt ist die Auswirkung von HRIS auf HRM-Prozesse: Ist eine Anpassung oder Neudefinition von HR-Prozessen erforderlich, damit das HRIS funktioniert? Zuletzt müssen die Chancen und Herausforderungen bei der Implementierung eines HRIS über die Gesamtheit aller HR-Prozesse hinweg betrachtet werden. Ausserdem gilt es, den Überblick und die Homogenität des gesamten Informationssystems der Organisation im Auge zu behalten, insbesondere solche Aspekte wie Sicherheit und Datenschutz.

2. Werkzeugauswahl und Lieferantendilemma

Abhängig von bestimmten Entscheidungen (Standard-HRIS oder ein kundenspezifisches, auf einem lokalen Server oder in der Cloud gehostetes HRIS) sind die finanziellen Auswirkungen unterschiedlich. Wird ein HRIS individuell für ein Unternehmen optimiert, führt das zu erheblichen Entwicklungs- und Wartungskosten, aber auch zu einer Abhängigkeit von externen Lieferanten und Beratern. Ebenso erfordert ein lokales HRIS-Hosting erhebliche Anfangsinvestitionen und wiederkehrende Wartungskosten, während Cloud-Hosting wiederkehrende Abonnementgebühren mit sich bringt. Ausserdem ist es wichtig, nebst den Software- und Hardwarekosten auch die anwenderbezogenen Aufwände wie Schulungskosten zu berücksichtigen. Umgekehrt sollten auch die mit dem HRIS erzielten Einsparungen (Ressourcen) bewertet werden. Um das für die Unternehmung beste HRIS und die besten Lieferanten zu ermitteln, empfiehlt es sich, eine Marktstudie durchzuführen.

3. Umsetzungsplanung

Die Implementierung oder Entwicklung eines HRIS ist ein Grossprojekt, das die Beteiligung vieler Akteure erfordert. Deshalb muss das Projektmanagement sorgfältig geplant werden. Zudem sollten die Auswirkungen des Projekts auf die Nutzer nicht unterschätzt werden. Auch wenn die Implementierung hauptsächlich HR-Akteure betrifft, nutzen auch andere Organisationsmitglieder das HRIS. Die Software bringt zwar potenzielle Verbesserungen – etwa die bessere Nutzererfahrung –, aber auch mögliche Nachteile wie die Nutzungsverweigerung. Daher ist es wichtig zu wissen, wie man diese Auswirkungen antizipiert, um den Widerstand zu begrenzen und den Nutzen des HRIS zu maximieren.

4. Bewertung und Entwicklung

Zuletzt ist es von grundlegender Bedeutung, das HRIS zu bewerten. Dazu ist es hilfreich, sich auf die vier Perspektiven der Balanced Scorecard zu beziehen: die finanziellen, die internen Prozesse, jene der Benutzer sowie das organisatorische Lernen. Diese Beurteilung ermöglicht, gegebenenfalls notwendige Anpassungen vorzunehmen.

Diese Punkte erlauben einen Überblick über die Probleme, die sich mit der Implementierung oder Entwicklung des HRIS auftun könnten, und verdeutlichen gleichzeitig den Umfang der damit verbundenen Arbeit. Eine abschliessende Empfehlung lautet daher, wie bei jeder grösseren Aufgabe sicherzustellen, dass man bei diesem Abenteuer von einem kompetenten Projektmanagementteam und vertrauenswürdigen Partnern unterstützt wird.