Mitarbeiter langfristig ans Unternehmen binden

Der Antritt einer neuen Stelle geht mit fundamentalen Veränderungen einher: Der neue Mitarbeiter muss sich in neue Aufgabenfelder einarbeiten, die dafür nötigen Prozesse und Programme erlernen, sich in ein neues Team einfinden oder gar in eine unbekannte Stadt ziehen.

Fühlt er sich in dieser Zeit allein gelassen, prägt dies das Bild des zukünftigen Arbeitgebers auf lange Sicht. Es besteht die Gefahr, dass beim nächstbesten Alternativangebot der aufwendig rekrutierte Mitarbeiter seinen Hut nimmt. Bemüht sich das Unternehmen aber von Anfang an, den neuen Mitarbeiter aktiv bei der Integration in sein neues Umfeld zu unterstützen, entsteht eine emotionale Bindung zum Arbeitgeber. Bei dieser Integration – auch «Onboarding» genannt – geht es aber nicht nur um eine fachliche Integration und somit um eine Verkürzung der «time-to-productivity», sondern um eine Gesamteinbindung des neuen Kollegen.

Besonders wichtig ist dabei eine durchgängige Kommunikation, die mit dem ersten Kontakt zwischen Unternehmen und Mitarbeiter beginnt.

Phase 1: Zwischen Bewerbung und Vertragsunterschrift

• Kommunikation ermöglichen: Der Onboarding-Prozess beginnt schon mit der Bewerbung. Denn hier ist das Interesse des Bewerbers am Unternehmen besonders groß, und der erste Eindruck prägt das Bild des Unternehmens ganz entscheidend. Der Ton sollte daher stets verbindlich sein und Nachfragen sollten zügig beantwortet werden.
   
• Immer Feedback geben: Unternehmen sollten sich im Kontakt mit Bewerbern grundsätzlich als attraktiver Arbeitgeber zeigen. Hierzu gehört es, stets Feedback zu geben, und zwar auch im Falle einer Ablehnung. Denn wer weiss, ob der Bewerber von gestern nicht schon der Leistungsträger von morgen ist.

Phase 2: Zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag

• Welcome Paket versenden: Um die Vorfreude auf die neue Stelle in Motivation am Arbeitsplatz umzuwandeln, sollten Arbeitgeber ein sogenanntes «Welcome-Paket» anbieten. Dies enthält z.B. einen Willkommensgruss der neuen Kollegen als Videobotschaft oder Brief, ein Mitarbeiterhandbuch sowie einen Ablaufplan der ersten Tage. Moderne Technologien vereinfachen diesen Prozess. Onboarding-Portale reduzieren den administrativen Aufwand für die HR-Abteilung, erhöhen die Effektivität und begeistern die neuen Mitarbeiter.
   
• Organisatorische Aufgaben erledigen: Organisatorische Aufgaben, wie das Ausfüllen von Formularen und Anträgen oder die Übermittlung von EDV-Passwörtern, sollten bereits im Vorfeld erledigt werden. Dadurch werden die ersten Tage möglichst wenig mit administrativen Aufgaben belastet. Ein Onboarding-Portal mit hinterlegten Workflows stellt die beidseitige, fristgerechte Bearbeitung sicher.
   
• Vorab-Einführung in neue Projekte: Auch die Einführung in die fachliche Arbeit sollte schon vor dem 1. Arbeitstag beginnen. Hierzu zählen die Bereitstellung relevanter Dokumente, erste (telefonische) Kontakte mit den direkten Kollegen oder die Einführung in noch unbekannte IT-Anwendungen, z.B. mittels eines Webinars.
   
• Integration im Team unterstützen: Um vom Anfang an ein Zugehörigkeitsgefühl entstehen zu lassen, sollte der «Neue» bereits zu Mitarbeiter-Events eingeladen werden, die vor seinem ersten Tag stattfinden. Bietet das Unternehmen sportliche Aktivitäten an, sollte der neue Arbeitnehmer auch darüber informiert werden.
   
• Private Integration erleichtern: Auch die Unterstützung bei der privaten Integration ist ein wichtiger Faktor beim Onboarding. Eine Liste mit Kindertagesstätten oder Informationen zu Umzugsunternehmen und Ämtern vor Ort sind schnell und einfach zusammenzustellen und helfen dem neuen Mitarbeiter beim Aufbau eines neuen sozialen Netzwerks.

Alle diese Schritte können im individualisierten Onboarding-Portal gesteuert, bearbeitet und  kontrolliert werden.

Phase 3: Der erste Tag im neuen Job

• Den Zugang zum Firmengelänge ermöglichen: Damit der neue Mitarbeiter nicht vor verschlossenen Türen steht, sollten der Empfang über dessen Erscheinen informiert werden. Mit Parkier- und Mitarbeiterausweis wird der «Neue» am Eingang begrüsst und startet ohne Verzögerung in den neuen Job. 
   
• Den Arbeitsplatz vorbereiten: Schreibtisch, Computer, Telefon – der Arbeitsplatz des neuen Kollegen sollte ebenfalls vor dessen Erscheinen eingerichtet werden. Denn den ersten Arbeitstag an einem provisorischen Klapptisch in Besprechungsraum oder in der Kaffee-Ecke zu verbringen, ist alles andere als ein guter Start.
   
• Einen Götti für den ersten Tag ernennen: Trotz aller Vorbereitung ist der erste Tag im neuen Unternehmen ein Sprung ins kalte Wasser. Wo ist das Personalrestaurant? Wo gehts zur Tramstation? Damit sich der neue Kollege nicht allein und unbeholfen fühlt, hat es sich bewährt, im Vorfeld einen erfahrenen Kollegen als Götti zu bestimmen, der sich um den neuen Kollegen kümmert und ihm alles zeigt.
   
• Das Kennenlernen einplanen: Obwohl jeder Mitarbeiter auch am ersten Arbeitstag des neuen Kollegen sein Tagespensum schaffen muss, sollte das ganze Team diesen Tag so planen, dass es Zeit genug für ein erstes Kennenlern-Treffen mit dem «Neuen» gibt.

Phase 4: Die ersten drei Monate

• Regelmässig fachliches Feedback geben: Während der ersten Beschäftigungsmonate sollten regelmässig Gespräche zu der bisherigen Entwicklung geführt, sowie gemeinsame Zielvereinbarungen getroffen werden. Diese Förderung der individuellen Stärken und Schwächen steigert die Mitarbeiterbindung enorm.
   
• Vier-Augen-Gespräche führen: Genauso wichtig wie das fachliche Feedback sind vertrauliche Gespräche zu dem Befinden des neuen Kollegen. Ist er bereits Teil des Teams? Gibt es Spannungen oder Probleme? Das persönliche Wohlfühlen ist ein enorm wichtiger Faktor und entscheidet über den Verbleib im Unternehmen.
   
• Teamgeist zeigen: Ob gemeinsames Mittagessen oder ein Fussballturnier mit der Firmenmannschaft – es sind diese Kleinigkeiten, die Teamgeist entstehen lassen. Alle Mitarbeiter sollten darauf achten, den neuen Kollegen aktiv zu integrieren – denn nicht immer traut sich dieser, selbst den Anschluss zu suchen. Jemanden zu Aktivitäten zu animieren, durch Gruppendruck, die ihm widerstreben, ist allerdings eher kontraproduktiv.

Onboarding entfaltet seine Wirkung aber nicht nur intern. Wie ein Unternehmen mit seinen Mitarbeitern umgeht, spricht sich stets herum. Das Unternehmen gewinnt ein positiveres Image; wird also für potenzielle Bewerber attraktiver. Ein positiver Kreislauf wird in Gang gesetzt.

Viele Unternehmen verfügen jedoch nicht über die Ressourcen, um neue Mitarbeiter schon vor der Arbeitsaufnahme zu betreuen. Hier kann eine IT-Lösung wie beispielsweise RedCarpet von SilkRoad Unterstützung leisten. Sie ermöglicht eine Automatisierung und Strukturierung der Onboarding-Prozesse und minimiert somit den Aufwand für das Unternehmen.