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Reka digitalisiert HR mit Weitsicht
Im Rahmen einer umfassenden Digitalisierungsstrategie hat die Schweizer Reisekasse, besser bekannt als Reka, das Personalwesen mit zeitgemässen Tools und Lösungen neu aufgestellt. Im Zentrum stehen die Module von SAP SuccessFactors.
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Es war eine Pioniertat im Schweizer Tourismusgeschäft, als eine breit abgestützte Koalition von Unternehmen und Organisationen 1939 die Schweizer Reisekasse aus der Taufe hob. Ihre Vision: Ferien und Freizeit für alle ermöglichen. Das heute unter dem Kürzel Reka bekannte Unternehmen ist einem «Pioniergeist, der mit der Zeit geht» verpflichtet und möchte «mit Weitsicht Nutzen stiften».
Als der Support für die Basistechnologie des in die Jahre gekommenen HR-Portals vor dem Aus stand, besann sich die Reka auf ihre Werte und Haltungen: mit der Zeit gehen und mit Weitsicht Nutzen stiften. «Wir haben diese Situation zum Anlass genommen, unsere HR-Prozesse und Software grundlegend zu hinterfragen», erinnert sich Christina Gnädinger, Leiterin Human Resources bei der Reka, und fügt an: «Wir wollten eine gute, zukunftsgerichtete Basis für HR und die Führungsarbeit schaffen.»
Integriert und ausbaufähig
Damit begann die Erstellung eines Anforderungsprofils an die neue Softwarelösung. Der wohl wichtigste Punkt dabei: Sie sollte die bislang separaten Systeme unter einem einheitlichen Dach vereinen und so die Arbeit von HR und Führungskräften erleichtern. Die Prüfung verschiedener Angebote und Hersteller zeigte dem Evaluationsteam bald zweierlei: SAP SuccessFactors passte als flexibles, cloudbasiertes Personalinformationssystem am besten zu den Reka-Anforderungen, und mit der smahrt consulting AG stand auch ein Implementierungs- und Beratungspartner zur Seite, der in Know-how, Methodik und Glaubwürdigkeit rundum überzeugte.
Termin- und budgetgerechte Umsetzung
Im Frühling 2019 startete das Projekt. Sein Ziel: Am 1. Januar 2020 mit den beiden SAP SuccessFactors-Modulen für Mitarbeiter-Verwaltung (Employee Central) und Lohnabrechnung (Employee Central Payroll) live gehen. Ein ehrgeiziges Ziel, das Reka und smahrt aber termin- und budgetgerecht erreichten. Dass der erste Lohnlauf fehlerfrei vom Stapel lief, war für alle Beteiligten ein Highlight. Wesentlichen Anteil an diesem ersten Erfolg hatte auch das Vorgehen von smahrt mit strukturierten Workshops, agilem Projektmanagement und laufenden Testschleifen.
Harte Arbeit, begeisterte Führungskräfte
Das Jahr 2020 stand dann ganz im Zeichen der Einführung weiterer Tools und Funktionen. Im Mittelpunkt standen die elektronische Personalakte und die digitale Dokumentenerstellung. Das beanspruchte mehr Zeit als geplant. «Wir mussten z.B. unterschiedlichste Vertragsvarianten und -bestandteile in einem System zusammenbringen», erläuterte Gnädinger. «Da stellt sich schnell die Frage: Brauchen wir dieses Dokument überhaupt noch? Das brauchte Diskussionen».
Gegen Jahresende war es dann aber so weit. Das Projektteam konnte das System für die Führungskräfte freigeben und mit deren Schulung direkt an den Daten ihrer jeweiligen Organisation beginnen. Das Feedback der Führungspersonen markierte ein nächstes Highlight: «Es war offensichtlich, dass auch sie Freude an der neuen Lösung haben», sieht sich Gnädinger bestätigt.
Chance für echte Neuerung
Weitere Potenziale für Modernisierung und Digitalisierung werden derzeit geprüft. Dabei helfen die Erfahrungen der bisherigen Teilprojekte. Christina Gnädinger empfiehlt, grosszügig Zeit einzuplanen und ausreichend Ressourcen bereitzustellen. Und ganz wichtig ist ihr, «nicht einfach alte Prozesse zu übernehmen, sondern die Chance für echte Neuerung zu nutzen.» Ganz im Stil und Sinn der Reka-Pioniere: mit der Zeit gehen und mit Weitsicht Nutzen stiften.
