So bereiten Sie sich im Geschäft auf die Ferienabwesenheit vor

Ferien sind zum Erholen da, deshalb sollte wenn möglich jeglicher Kontakt zur Arbeitsstelle vermieden werden. Am Besten gelingt dies, wenn Sie bereits vor den Ferien einige Vorbereitungen treffen. Diese ermöglichen Ihnen nicht nur einen sorgenfreien Kopf, sondern auch einen reibungslosen Ablauf im Geschäft. Und: Je besser Sie sich auf Ihre Abwesenheit vorbereiten, umso weniger lange müssen Sie sich bei der Rückkehr mit der Aufarbeitung auseinandersetzen.

Organisation ist das A & O

Grundsätzlich gilt: Je besser man organisiert ist, umso besser kann man in den Ferien herunterfahren. Mit den Vorbereitungen sollte möglichst früh begonnen werden. Pro Woche Abwesenheit planen Sie am besten zwei bis drei Wochen Vorlauf ein. Planen Sie dabei lieber etwas grosszügig, so dass kurz vor der Abreise auch noch Zeit für Unvorhergesehenes bleibt.

Bereits einige Zeit vorher herunterfahren

Viele Leute tendieren dazu, vor den Ferien noch möglichst viel reinzudrücken und kaum sind die Ferien da, lässt sie das Immunsystem im Stich. Deshalb ist es ratsam, bereits einige Zeit vor den Ferien mit der Belastung herunterzufahren, wichtige Dinge vorher anzugehen oder an Kollegen zu übergeben. Hilfreich kann es sein, den Schreibtisch vor den Ferien mal wieder richtig auszumisten und «reinen Tisch» im Büro zu machen.

Prioritätenliste

• Eine Liste mit allen laufenden Projekten und Aufgaben ist bei einer vorhergesehenen Abwesenheit ein Muss. Dabei sollten die Arbeiten nach Wichtigkeit notiert werden. Überlegen Sie sich, welche Projekte auf Eis gelegt werden können und informieren Sie rechtzeitig Ihre Kunden über Ihre Abwesenheit.
• Legen Sie Besprechungen und Termine, bei denen Sie unbedingt dabei sein müssen, auf die Zeit vor oder nach Ihren Ferien.
• Für Arbeiten, die unbedingt erledigt werden müssen, gilt es, eine Person als Stellvertretung festzulegen.

Stellvertretung organisieren

Grundsätzlich sollte jede Position in einer Firma eine Stellvertretung haben. Da dies jedoch meistens nur der Idealfall ist, müssen Sie die Erledigung der Arbeiten während Ihrer Abwesenheit anders regeln.

• Verteilen Sie Ihre Aufgaben an mehrere Arbeitskollegen. Einer Person alleine wird es kaum möglich sein, neben dem eigenen auch noch Ihren Job zu erledigen.
• Als Stellvertreter empfehlen sich Arbeitskollegen, die eine Ihnen nahegelegene Position innehaben und nicht viel Zeit brauchen, um eingearbeitet zu werden. Übergeben Sie die Aufgaben an Leute, die den Task mit möglichst wenig Aufwand erledigen können.
• Erstellen Sie eine To-Do- Liste für Ihre Stellvertretung. Welche Projekte sind aktuell? Was ist wichtig? Machen Sie einen Plan: Was, mit wem, wie?
• Auch ein Notfallplan kann hilfreich sein. Was könnte alles passieren? Was ist zu erwarten, während Sie weg sind?

Technische Einrichtungen

Stellen Sie sicher, dass Ihre Telefonate, E-Mails und Post umgeleitet werden und während Ihrer Abwesenheit nichts verloren geht. Für Ihr E-Mail Postfach richten Sie am besten eine Out-of-Office-Funktion ein. Programme wie Microsoft Outlook können zum automatischen Senden von Nachrichten konfiguriert werden. So wird jede Person, die Ihnen eine Nachricht gesendet hat, informiert, dass Sie für einige Zeit nicht zu erreichen sind und keinen Zugriff auf Ihre Mails haben.

Grundsätzlich gibt es keine Norm, wie Abwesenheitsnotizen auszusehen haben. Einige Punkte sollten dennoch beachtet werden:

• In der automatischen E-Mail-Antwort sollte stehen von wann bis wann Sie in den Ferien sind.
• Formulieren Sie die Abwesenheitsnotiz möglichst positiv. Schreiben Sie, ab wann Sie wieder zu erreichen sind und nicht nur, bis wann nicht. Der Sender soll sich ernst genommen fühlen. Denn auch wenn es sich nur um eine Abwesenheitsnotiz handelt, wirkt sie nach aussen wie eine Visitenkarte des Unternehmens.
• Zudem sollte angegeben werden, an wen sich die Person in dringenden Fällen wenden kann. Allenfalls werden die Mails automatisch an Ihre Vertretung weitergeleitet. In diesem Fall sollte in der Abwesenheitsnotiz darauf hingewiesen werden.
• Bei Unternehmen, die mit ausländischen Kunden oder Betrieben zusammenarbeiten, sollte eine englisch formulierte Abwesenheitsnotiz hinzugefügt werden.

Ferienzeit = Erholungszeit

Vermeiden Sie es tunlichst, Arbeit in die Ferien mitzunehmen. Schalten Sie einfach mal ab und geniessen Sie den Abstand vom hektischen Arbeitsalltag. Wer unverzichtbar ist, hat bei der Organisation der Ferienabwesenheit etwas falsch gemacht. Haben Sie sich jedoch gründlich auf Ihre Abwesenheit vorbereitet, steht entspannten Ferientagen nichts mehr im Wege.