Hybrides Arbeiten mit Technologie unterstützen

Nach der Covid-19-Pandemie ist hybrides Arbeiten in vielen Unternehmen zur neuen Normalität geworden, mit dem Versprechen von mehr Flexibilität und Effizienz. Hybrides Arbeiten erfordert jedoch die richtige technologische und organisatorische Unterstützung, um die Zusammenarbeit, die Produktivität und das Wohlbefinden des Personals zu gewährleisten. Laut einer Studie von McKinsey kann der effektive Einsatz von Tools die Produktivität der Mitarbeitenden um 20 bis 25 Prozent steigern.

Hier sind die wichtigsten Kategorien von Technologien, die hybrides Arbeiten unterstützen:

1. Tools für die Zusammenarbeit

Diese Technologien spielen eine entscheidende Rolle bei der hybriden Arbeit, indem sie es Teams ermöglichen, synchron und effizient zu arbeiten, unabhängig davon, ob sie über verschiedene Standorte verteilt sind oder vor Ort arbeiten. Diese Tools bieten Funktionen wie die gemeinsame Nutzung von Dateien in Echtzeit und die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten. Zum Beispiel werden Google Drive, Dropbox oder Microsoft OneDrive häufig verwendet, um Dateien sicher online zu speichern und zu teilen, was die Zusammenarbeit aus der Ferne erleichtert. Andere Tools wie Miro oder Lucidspark bieten ausgefeiltere Funktionen wie Remote-Brainstorming. Plattformen wie Microsoft Teams, Slack, Talkspirit oder Jamespot fördern unter anderem die Teamarbeit, indem sie es ermöglichen, unabhängig vom geografischen Standort effektiv zu kommunizieren, Meetings zu planen und Bemühungen nahtlos zu koordinieren.

2. Kommunikationsmittel

Das sind die Technologien, die für die schriftliche Kommunikation, aber auch für die mündliche Kommunikation verwendet werden. Ziel dieser Tools ist es, den Informationsfluss zu verbessern, den Austausch zu erleichtern und den Teamzusammenhalt zu stärken. Für die schriftliche Kommunikation heissen die beliebtesten Technologien Slack und Microsoft Teams. Unter den Videokonferenzplattformen sind Microsoft Teams, Zoom, Google Meet, Webex und GoToMeeting die am häufigsten verwendeten. Neue Lösungen kombinieren die beiden Formen der Kommunikation und versuchen, eine interne Community innerhalb des Unternehmens zu fördern, wie zum Beispiel Metas Workplace, Lumapps, Mattermost oder Talkspirit. Es entstehen auch neue innovative Lösungen, um das Erlebnis von Teambesprechungen zu verändern, darunter Room 3D (das einen immersiven und interaktiven Raum in 3D bietet) oder Meta Horizon Workroom (das Virtual Reality nutzt). Für asynchrone Präsentationen oder Videos gibt es zwei Lösungen, die sich auf dem Markt abheben. Loom ist ein Videoaufzeichnungstool, mit dem Teams gefilmte Nachrichten über die integrierte Bildschirmaufzeichnung vorbereiten können (es zeichnet sowohl die Webcam als auch den Bildschirm auf). Dann gibt es Claap, das es den Mitarbeitenden ermöglicht, Nachrichten per Bildschirmaufzeichnung zu teilen. Die Teamkolleginnen und -kollegen können anschliessend die Videos kommentieren, wann immer sie wollen.

3. Projektmanagement-Tools

Diese Technologien ermöglichen die gemeinsame Planung, Organisation und Nachverfolgung von Projekten und bieten optimale Transparenz und Koordination für Teams, die in einem hybriden Kontext arbeiten. Die gängigsten Lösungen sind Trello, Asana, Proofhub, Monday.com, AirTable und Workfront.

4. Tools für Zeit- und Produktivitätsmanagement

Diese helfen den Mitarbeitenden, ihre Aufgaben sowie ihre Zeit zu planen, zu organisieren und zu verfolgen (unabhängig davon, ob sie im Büro oder aus der Ferne arbeiten). Hier sind einige beliebte Beispiele: Zeitmanagement-Tools (Toggl, RescueTime), Kalender-Apps (Google Kalender, Microsoft Outlook), Notizen-Tools (Evernote, OneNote) und Aufgabenverwaltungs-Apps (Todoist, Microsoft To Do).

Mit der Etablierung des hybriden Arbeitens sind viele Technologien entstanden, die mehr Effizienz und bessere Zusammenarbeit ver­sprechen. Sich in dieser gesättigten und sich ständig verändernden Technologielandschaft zurechtzufinden, kann durchaus eine Herausforderung darstellen. Es kann auch schwierig sein, nicht in der «Gadgetisierung» zu versinken, indem man die verschiedensten Tools und Plattformen sammelt, weil sie leicht erhältlich waren oder weil ein Abonnement gelöst wurde. Es ist daher notwendig, zunächst die Bedürfnisse der Organisation und der Mitarbeitenden zu verstehen, um die bestgeeigneten Tools auswählen zu können. So kann eine hybride Arbeitsumgebung geschaffen werden, die auf Produktivität und Erfüllung optimiert ist. Schliesslich ist es wichtig zu bedenken, dass Technologie allein keine Ergebnisse garantiert, denn es ist notwendig, sie auf organisatorischer und menschlicher Ebene so zu gestalten, damit sie erfolgreich angenommen und eingesetzt werden.