We rock your Payroll

Weltweit konsolidierte Payroll-Services werden oft gewünscht – hin und wieder versprochen – jedoch selten in der gewünschten Qualität geliefert und erreicht. Die lokale Komplexität in der Payroll-Abrechnung steht dem oft entgegen.

Sogar Payroll-Abrechnungen in der DACH-Region, notabene in derselben Sprache und ähnlichem kulturellen Hintergrund, sind äusserst verschieden, so dass es für eine deutsche Payroll-Spezialistin ohne entsprechendes Training nicht möglich ist, die Schweizer Salärabrechnung mit all den Besonderheiten wie Sozialversicherungsabgaben, Quellensteuer, Zulagen und ähnlichem korrekt abzurechnen. Selbstverständlich gilt die oben erwähnte Herausforderung nicht nur für Deutschland/Österreich zur Schweiz, sondern auch vice versa.

Was heisst das nun im Umkehrschluss? Funktionieren nur lokale Payroll-Services, bzw. soll der internationale Ansatz zurückgestellt werden? Gibt es allenfalls Alternativen oder einen Mittelweg?

SPS Switzerland AG, einer der grössten Anbieter von SAP-Payroll Services in der DACH-Region, mit mehr als 400 Payroll Spezialisten und einer jährlichen Verarbeitung von über 5 Millionen Payroll Abrechnungen, bietet seit einigen Jahren ein internationales Best-Shore Modell für Payroll Services auf SAP an. Dabei arbeiten eng abgestimmte Teams in verschiedenen Ländern zusammen. Der Managed Service für die Schweiz besteht aus einem Schweizer vor-Ort-Team aus kompetenten Payroll-Spezialisten, mit tiefgreifendem Fachwissen und langjähriger Erfahrung, die sich für die Abrechnung bei den Kunden verantwortlich zeigen. Routine-Aufgaben im Payroll Umfeld, wie das Erstellen der jährlichen Lohnausweise, das Eröffnen neuer Buchungskreise und Lohnarten wie auch Korrekturen etc. werden hingegen im SPS Payroll Service-Center in Ungarn durch ein deutschsprachiges Team mit rund 150 Payroll-Spezialisten abgearbeitet und sorgfältig umsetzt.

Das dazu benötigte IT-System (in der Regel SAP) wird in unserer eigenen «Payroll-Factory» in Deutschland mandantenfähig betrieben. Diese stellt sicher, dass Systemänderungen und alle nötigen gesetzlichen Anforderungen und Anpassungen wie Lohnausweise, Formulare und Regeln auf dem SAP-System korrekt umgesetzt werden. Das tönt banal, das Mandantensystem der «Factory» bietet jedoch den gewichtigen Vorteil, dass fachliche Änderungen des Gesetzgebers über alle Kunden nur einmal angepasst werden müssen. Auch Systemänderungen oder komplexe Release-Updates müssen nur einmal durchgeführt werden, was weitere Einsparungen und Zeitvorteile mit sich bringt.

Das von SPS eingesetzte «Hub-and-Spoke» Modell berücksichtigt die lokalen Besonderheiten der Salärabrechnung durch den Einsatz von Experten vor Ort und verbindet diese mit dem kostengünstig agierenden Payroll Service Center mit deutschsprechenden Mitarbeitern in Ungarn. Selbstverständlich unterstehen die verwalteten Personaldaten – trotz multinationalem Ansatz – strengster Vertraulichkeit. SPS befolgt das lokale Schweizer Datenschutzgesetz (ISO 27001) wie auch die strengen EU DSVGO Vorgaben.

Durch den «Hub and Spoke» Ansatz kann SPS sicherstellen, dass ihren Kunden – zu sehr attraktiven Bedingungen – immer persönliche lokale Payroll-Spezialisten zur Verfügung stehen. Zusätzliche namhafte Einsparungen sind durch die zentrale SAP-Plattform möglich, die eine rasche Umsetzung der gesetzlichen Anpassungen im Payroll Umfeld gewährleistet. Dies hat den weiteren Pluspunkt, dass sich Kunden nicht um komplexe IT-Systeme kümmern müssen.

Zusammengefasst: JA es ist möglich, einen internationalen Payroll-Service, gepaart mit lokaler Kompetenz, erfolgreich und kostengünstig anzubieten. Wir freuen uns, Ihnen unsere erfolgreichen Schweizer und internationalen Projekte und Referenzen vorzustellen.

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