Weiterbildungsvereinbarung: Rückzahlung vorher regeln

Besucht der Mitarbeitende eine ausserbetriebliche Weiterbildung, die zwar auch für den Arbeitgeber von Nutzen, für die Ausübung der Tätigkeit aber nicht unbedingt notwendig ist, muss der Mitarbeitende die Kosten grundsätzlich selber tragen. Beteiligt sich der Arbeitgeber direkt oder indirekt an den Kosten oder finanziert er die Weiterbildung komplett, so tut er dies freiwillig. Ein Risiko für den Arbeitgeber, denn schliesslich kann der Mitarbeitende das Unternehmen allenfalls verlassen, bevor das Unternehmen von der absolvierten Weiterbildung des Mitarbeitenden profitieren konnte.

Mit sogenannten Weiterbildungsvereinbarungen soll diesbezüglich eine Hemmschwelle eingebaut werden, indem der Arbeitgeber zwar nicht die Kündigungsfreiheit des Mitarbeitenden beschneidet, aber einen Teil seiner Investition zurückerstattet haben will. Dabei gilt als Faustregel: Je kürzer die Verweildauer des Mitarbeitenden, desto höher ist sein Anteil, den er dem Arbeitgeber zurückzahlen muss. Die nachfolgenden Ausführungen zu Weiterbildungsvereinbarun-gen betreffen nur jene Weiterbildungen, die dem Mitarbeitenden tatsächlich einen dauerhaften Vorteil auf dem Arbeitsmarkt bieten, und nicht etwa rein betriebsbedingte Weiterbildungen, die im Sinne von notwendigen Auslagen gemäss Art. 327a OR vom Arbeitgeber zu ersetzen, also zu bezahlen sind.

Zeit und Geld

Die Kurskosten sind von Beginn weg relativ genau zu bestimmen, so dass auch eine Beteiligung des Arbeitgebers in Franken und Rappen definiert werden kann. Neben der Beteiligung an den Kurskosten muss aber auch eine Regelung hinsichtlich der Zeit getroffen werden, wenn die Weiterbildungen teilweise oder ganz in die Arbeitszeit des Mitarbeitenden fällt. Denn die Schulzeiten der Weiterbildung sind nur selten gänzlich ausserhalb der Arbeitszeiten. So stellt sich also die Frage, was bezüglich der Abwesenheit infolge Weiterbildung gelten soll. Muss der Arbeitnehmende diese Zeit vorholen, kompensieren oder dafür gar Ferien beziehen?

Verschiedene Modelle sind denkbar. Wird die Zeit dem Mitarbeitenden geschenkt, so sollte man unbedingt daran denken, bei der Rückzahlung zu klären, ob auch die freie Zeit unter die Rückerstattungspflicht fällt, oder ob dies nur die Übernahme oder Mitfinanzierung der Kurskosten betrifft. Und schliesslich muss allenfalls auch noch eine Regelung zu den Fahrtkosten getroffen werden. Sehr häufig gehen die Fahrtkosten dann zulasten des Mitarbeitenden, wenn sich der Arbeitgeber bereits an den Kurskosten beteiligt hat oder er die Weiterbildungszeit gewährt.

Bindung maximal drei Jahre

Gesetzliche Regelungen betreffend Rückzahlung von freiwillig übernommenen Weiterbildungskosten finden sich keine. Zwar hat der Arbeitnehmende jederzeit die Möglichkeit, trotz Weiterbildungsvereinbarung das Arbeitsverhältnis zu kündigen. Faktisch aber bedeutet die Vereinbarung, wonach die vom Arbeitgeber getätigten Weiterbildungskosten in einem bestimmten Masse zurückzuzahlen sind, eine Bindung an den Arbeitgeber. Vertraglich bindet sich der Arbeitnehmende für eine bestimmte Zeit an den Arbeitgeber und gibt damit faktisch seine Kündigungsfreiheit zumindest ein Stück weit auf. Zwar kann er jederzeit das Arbeitsverhältnis von sich aus kündigen, doch muss er dem Arbeitgeber dann einen Teil der finanzierten Weiterbildungskosten zurückerstatten. In eigentlichen Rückzahlungsverpflichtungen wird festgehalten, bis wann nach Beendigung der Weiterbildung der Mitarbeitende die Kosten zurückerstatten muss und in welchem Umfang.

Auch hier sind sehr verschiedene Varianten denkbar. Eine längere Verpflichtung als drei Jahre nach Abschluss der Weiterbildung würde von einem Gericht aber nicht 
geschützt. Bei der Beurteilung von Weiterbildungsverträgen und insbesondere deren Bindung für den Arbeitnehmenden werden die 
Bestimmungen und die Rechtsprechung zum Konkurrenzverbot herangezogen. Daher fällt eine Rückzahlungsverpflichtung so oder so dahin, wenn der Arbeitgeber dem Mitarbeitenden kündigt, ohne dass ihm der Mitarbeitende hierfür einen begründeten Anlass gegeben hat. Dies ist nicht zu verwechseln mit einem wichtigen Grund für eine gültige fristlose Kündigung. Ein begründeter Anlass liegt schon viel früher vor.

Kündigt also ein Arbeitgeber dagegen infolge wirtschaftlicher Gründe, so kann er nicht auf die Rückzahlung von Weiterbildungsvereinbarungen pochen, da die Kündigung ohne begründeten Anlass des Mitarbeitenden erfolgt ist. Ebenfalls fällt eine vertraglich vereinbarte Rückzahlungsverpflichtung dahin, wenn der Mitarbeiter kündigt und zwar aus einem Anlass, den der Arbeitgeber zu vertreten hat. Die Rückzahlung sollte degressiv erfolgen. Je feiner die Abstufung, desto besser. Eine dreistufige Rückzahlung, pro Jahr ein festgesetzter Betrag, könnte von einem Gericht als unsachgemäss erachtet und durch beispielsweise eine monatliche Rückzahlungsabstufung ersetzt werden.

Verrechnung vertraglich vorsehen

Hilfreich ist die vertragliche Klausel, wonach die Rückzahlung direkt mit Lohnansprüchen verrechnet werden darf. Damit ist klar, dass bei einem Austritt die monatlichen Lohnzahlungen entsprechend gekürzt werden dürfen, soweit die Verrechnung resp. die Kürzung zulässig ist (siehe Existenzminimum). Ausserdem sollte auch eine vertragliche Regelung aufgenommen werden, wie die Rückzahlung zu erfolgen hat, wenn die Weiterbildung nicht bestanden, also nicht erfolgreich abgeschlossen wird. Dabei ist es durchaus möglich, die Rückzahlung in vollem Umfang zu vereinbaren, falls der Mitarbeitende an der Weiterbildung scheitert. Schwierigkeiten bei der Rückerstattung dürfte der Arbeitgeber dann haben, wenn er für den Fall des Scheiterns keine ausdrückliche Regelung vorgesehen hat, oder wenn er am Scheitern ein erhebliches Mitverschulden trägt. Zusammengefasst muss festgehalten werden, dass vieles vertraglich vereinbart werden kann, dies aber auch getan werden muss, will man als Arbeitgeber die Rückzahlung später auch effektiv durchsetzen können.