Wie ein Virus das HR-Management verändert

Nachdem der Bundesrat am 13. März 2020 die COVID-19-Verordnung erlassen hatte, zog der Stadtrat von Zürich nach und schickte die städtischen Angestellten per sofort, jedoch spätestens ab dem 17. März 2020 ins heimische Büro. Bedingt durch die Branchen- und Aufgabenvielfalt der Stadtverwaltung Zürich zeichneten sich während der Corona-Krise unterschiedliche Herausforderungen und Fragestellungen im HRM ab. Während der Gesundheitsbereich beispielsweise dringend mehr qualifiziertes Fachpersonal brauchte, mussten die Museen oder die städtischen Sportanlagen fast über Nacht schliessen.

Als ebenso anspruchsvoll für die Mitarbeitenden und die Führungskräfte erwies sich der plötzliche Homeoffice-Alltag sowie die Arbeit vor Ort unter Berücksichtigung der Abstands- und Hygienemassnahmen. Durch die sich ständig verändernden Rahmenbedingungen aufgrund der Pandemie-Entwicklung und der Entscheidungen des Bundesrats sowie des Zürcher Stadtrats waren Flexibilität sowie ein zuverlässiges und pragmatisches Vorgehen gefragt.

Durch die Betriebsumstellung kamen viele HR-Themen zur Sprache: Fragen zur Anwendung des Personalrechts, zum Umgang mit besonders gefährdeten Personengruppen, zur Kinderbetreuung mit und ohne Homeoffice, zur Umstellung im gesamtstädtischen Schulungsbetrieb oder zur Gesundheit der Mitarbeitenden. Diese mussten oft sehr kurzfristig geklärt werden. Dies hatte auch unmittelbare Auswirkungen auf die Zusammenarbeit. Sitzungen wurden wo immer möglich mittels Video- oder Telefonkonferenzen durchgeführt. Ebenso stellte Human Resources Stadt Zürich Schulungen auf Online-Formate um oder setzte sie kurzfristig aus.

Taskforce für das Krisenmanagement

Im Normalbetrieb sind die Verantwortlichkeiten für das HRM in der Stadtverwaltung aufgeteilt. Die Dienstabteilungen und Betriebe haben eigene HR-Abteilungen, während das zentrale HR der Stadt Zürich (HRZ) ihnen Grundlagen zur Verfügung stellt und sie mit einer Vielzahl an unterschiedlichen Dienst­leistungsangeboten unterstützt. Das HRZ koordiniert und ­verantwortet zudem die Bearbeitung gesamtstädtischer ­HR-Anliegen.

Auf diesen etablierten Strukturen konnte rasch aufgebaut werden. So gründete die Stadtverwaltung für das Corona-Krisenmanagement eine Taskforce mit Mitgliedern aus ­HR-Leitenden aller Departemente der bereits bestehenden ­Arbeitsgremien. In dieser Zusammensetzung wurden in einer wöchentlichen Telefonkonferenz Aufträge des städtischen Pandemiestabs oder Fragen aus der Praxis zu HR-Themen und zur Corona-Pandemie aufgenommen.

Das zentrale HR war im städtischen Pandemiestab ­vertreten. Dadurch wurde sichergestellt, dass zentrale HR-Themen Teil des Krisenmanagements waren, und wesentliche ­Entscheidungen zeitnah beim Stadtrat eingeholt wurden. ­Beispielhaft sind Fragen zum Homeoffice, zur Kinderbetreuung oder zum Aufbau einer Stellenplattform zu nennen.

Hilfreiche HR-Instrumente

Eines der zentralen Instrumente im HR waren häufig gestellte personalrechtliche Fragen (FAQ), die vom zentralen HR beantwortet wurden und allen Dienstabteilungen, Betrieben und den Sozialpartnern während der ausserordentlichen Lage zur Verfügung standen und im Übergang zum Normalbetrieb weiterhin ergänzt werden. Sie klären gesamtstädtische Unklarheiten im HR. Etwa zur Arbeitszeiterfassung, zum Umgang mit besonders gefährdeten Mitarbeitenden, zu Ferienregelungen oder zur Kinderbetreuung.

Daneben wurde im Auftrag des städtischen Pandemiestabs ein Sharepoint-basierter Stellenmarkt aufgesetzt. Dieser diente durch die vorübergehende Versetzung von Mitarbeitenden dazu, die vitalen Dienstleistungen der Stadtverwaltung aufrechtzuerhalten. Bei Ressourcenbedarf oder bei freien Mitarbeiterkapazitäten konnten HR-Fachkräfte nachgefragte oder angebotene Stellen dort erfassen. «Mithilfe der Stellenplattform haben wir ein gutes Dutzend Stellen besetzt. Im Gesundheits- und Umweltdepartement wurde jedoch vor allem medizinisches Fachpersonal gesucht, das innerhalb der Stadt nur bedingt gefunden werden konnte», sagt ­Gabriele Schmid-Riedo, Leiterin HR & Services, Departementssekretariat des Gesundheits- und Umweltdepartements. Zwar hat der Stellenmarkt wesentlich zur Vernetzung innerhalb der städtischen HR-Abteilungen beigetragen, es wurde aber auch deutlich, dass das Instrument bei personellem Mehrbedarf an seine Grenzen stösst.

Erfahrungen und Ausblick

Aktuell kehrt die Stadtverwaltung in den Normalbetrieb zurück. So hat der Stadtrat am 3. Juni 2020 eine Regelung erlassen, die eine schrittweise Rückkehr zum Normalbetrieb mit Tätigkeiten vor Ort oder im Homeoffice ermöglicht und auf der städtischen Richtlinie zum mobilen Arbeiten aufbaut. Dieser Übergang erfordert gesamtstädtisch und innerhalb der Dienstabteilungen viel Flexibilität und Abstimmung. Zusammengefasst haben die Führungspersonen und Mitarbeitenden der Stadtverwaltung während der Krise Erfahrungen mit Homeoffice, der Nutzung von virtuellen Kommunikationskanälen und der Führung auf Distanz gesammelt. Die städtischen Mitarbeitenden haben unter völlig neuen Voraussetzungen Dienstleistungen erbracht und den Service Public sichergestellt.