Conseils pratiques

Bon à savoir avant de rédiger un certificat de travail

Quelles informations doivent absolument y figurer? Faut-il évoquer les absences du collaborateur? Le certificat peut-il contenir un langage codé? Que risque l’employeur en cas de litige?

La rédaction d’un certificat de travail fait partie du quotidien des responsables RH. Le contenu du certificat occupe aussi souvent les tribunaux, tant les litiges en la matière entre employés et employeurs sont fréquents. C’est dire qu’il peut être intéressant de rappeler les principales règles juridiques applicables et d’évoquer aussi quelques questions plus délicates.

Que dit la loi?

Comme souvent en droit du travail, la loi est succincte. En effet, le législateur n’a consacré qu’une seule disposition légale au certificat de travail, laquelle ne contient que des règles très générales (art. 330a CO). Premièrement, le travailleur peut demander «en tout temps» un certificat de travail à son employeur (al. 1). Il peut s’agir d’un certificat de travail intermédiaire ou d’un certificat de travail final. La demande peut être faite pendant les rapports de travail ou après. La loi ne prévoyant pas de forme spécifique, la demande de certificat peut être effectuée autant oralement que par écrit.

Deuxièmement, l’employé peut choisir entre un certificat complet et détaillé qui porte sur la nature et la durée des rapports de travail, la qualité du travail et la conduite du travailleur (al. 1) ou une simple attestation qui ne porte que sur la nature et la durée des rapports de travail (al. 2). L’employé peut aussi réclamer l’un et l’autre. A défaut de précision dans la demande, l’employeur doit fournir un certificat complet.

Vu la brièveté de la loi, la plupart des règles concernant le certificat de travail ont été établies par la jurisprudence (Tribunal fédéral et tribunaux cantonaux).

Les principales règles à respecter pour l’employeur

Le certificat doit répondre à deux principes qui peuvent paraître parfois contradictoires. Puisqu’il est destiné à favoriser l’avenir économique et professionnel du travailleur, le certificat doit tout d’abord être bienveillant, c’est-à-dire qu’il doit souligner et mettre en valeur les points positifs de la relation de travail. Dans le même temps cependant, le certificat doit être complet et exact, c’est-à-dire qu’il doit donner à ses lecteurs l’image la plus exacte possible de la réalité de l’activité, de la conduite et des prestations du travailleur. Le certificat doit donc inclure tous les éléments importants, même s’ils sont négatifs.

Sur le plan formel, le certificat doit être rédigé par écrit (si possible dactylographié), dans la langue du lieu de travail, en principe sur papier à entête de l’employeur, et contenir la mention «certificat de travail» ou une mention similaire. Il doit aussi contenir le nom ou la raison sociale de l’employeur, ainsi que l’identité exacte et complète du travailleur. Il doit enfin être daté et signé par l’employeur ou un représentant autorisé. On considère que le certificat complet doit être remis à l’employé dans un délai de deux semaines environ dès la demande. S’il s’agit d’une simple attestation, un délai de deux à trois jours est généralement suffisant.

Quid des périodes d’absence?

L’employeur peut-il/doit-il indiquer une période d’absence (et sa cause) ou le motif de fin des rapports de travail? Dans un arrêt rendu cette année, le Tribunal fédéral a rappelé qu’un certificat de travail doit également contenir des mentions négatives lorsqu’elles sont indispensables à l’appréciation globale de la relation de travail (arrêt du 17 septembre 2018, cause 8C_134/2018). Ainsi, lorsque des interruptions de travail doivent être mentionnées pour éviter de donner une fausse image de l’expérience professionnelle acquise par l’employé, les principes d’intégralité et de clarté exigent que les motifs de ces interruptions soient également mentionnés. Dans un tel contexte, une incapacité de travail due à une maladie ne doit en principe être indiquée que dans la mesure où elle a exercé une influence importante sur la prestation de travail ou lorsque la durée de l’incapacité est significative par rapport à la durée des relations de travail. Quant au motif de la fin du rapport de travail, il peut être mentionné s’il est nécessaire à l’appréciation globale du travailleur. Tel est le cas, par exemple, lorsqu’une faute grave du travailleur a mené à son licenciement.

Un certificat peut-il contenir un langage codé?

Il est bien connu que les certificats contiennent parfois des appréciations codées dont l’usage devrait être prohibé. En apparence, les termes choisis sont neutres, voire favorables, mais une lecture attentive permet de comprendre qu’ils visent plutôt à déprécier l’employé. Tel est par exemple le cas de la formulation «il s’est efforcé d’exécuter au mieux les tâches qui lui étaient confiées» ou encore «il s’est exécuté dans les limites de ses compétences»!

En pratique, les certificats sont souvent ponctués d’une formule générale d’appréciation. Il est notoire que la clause «à notre satisfaction» correspond à des prestations à peine suffisantes, que la clause «pleine satisfaction» correspond à de bonnes prestations et que la clause «à notre pleine et entière satisfaction» correspond à une très bonne prestation, au-dessus de la moyenne.

Pourtant, dans une jurisprudence assez récente (arrêt du 10 juin 2014, cause 4A_137/2014), le Tribunal fédéral a minimisé la portée de ce genre de clauses en considérant que, «littéralement», il n’existait pas de «différence de signification notable» entre «notre satisfaction» et «notre pleine et entière satisfaction»! Visiblement, notre Haute Cour ne tient pas à devenir une instance d’interprétation du sens potentiellement caché de certaines formulations!

Que risque l’employeur?

Tout d’abord, l’employeur doit éviter d’utiliser la mention de «libre engagement» ou «libre de tout engagement» qui peut être interprétée comme une renonciation à toutes les créances dont il a connaissance au moment de la rédaction du contrat.

Par ailleurs, s’il refuse de rédiger un certificat ou s’il confectionne un certificat qui ne correspond pas aux règles prescrites, l’employeur s’expose à diverses actions en justice. Dans le premier cas, l’employé pourra exercer une action en délivrance du certificat et dans le second cas, il pourra demander la rectification du texte d’un certificat au contenu ambigu, lacunaire ou inexact.

Lorsqu’il refuse de délivrer un certificat, qu’il le fournit avec retard ou qu’il en établit un qui ne correspond pas aux exigences légales, l’employeur court également le risque de devoir payer à son (ancien) employé des dommages-intérêts. Le dommage peut avoir pour origine les complications de l’employé dans ses recherches d’emploi et peut correspondre, par exemple, au salaire que ce dernier aurait obtenu dans l’emploi qui lui a été refusé à cause du défaut de certificat.

Il est aussi possible qu’un ancien employeur engage sa responsabilité vis-à-vis d’un nouvel employeur qui aurait embauché l’employé sur la base d’un certificat non véridique et trop élogieux, pour autant qu’un lien de causalité soit démontré entre le certificat et le dommage subi par le second employeur.

 

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Jean-Philippe Dunand est avocat, docteur en droit et professeur de droit du travail à la Faculté de droit de l’Université de Neuchâtel. Il est également co-directeur du Centre d’étude des relations de travail. cf. www.unine.ch/cert
 
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