Bonnes pratiques pour concevoir une formation

Avant toute chose, la conception d’une nouvelle formation doit répondre à un besoin. Le besoin peut être interne ou externe à l’entreprise. Peu importe la source, mais à un instant donné, un commanditaire (souvent un manager) veut augmenter les compétences d’une personne ou d’un groupe de personnes selon des attentes précises. Voilà tout l’enjeu du responsable de formation: fournir une prestation qui répond aux attentes de son client.

Pour accroître les chances de réussite d’un projet de formation, il est nécessaire d’être à l’écoute du demandeur. Il faut aller chercher l’information pour répondre à ces questions:

• A quel besoin doit répondre la formation?
• Quel est l’état actuel? Quel est l’état souhaité?
• Quel est le but de cette formation?
• Quelle(s) compétence(s) doit(vent) être développée(s)?
• Qui est le public cible (fonction, nombre de personnes, titre, etc.)?
• Quel contenu doit être traité?
• Est-ce qu’il y a des contraintes de durée?
• Quel est le délai souhaité pour la conception? Et pour former les collaborateurs?
• Quel est le budget à disposition?

Lors de cette phase de recueil, attention à ne pas imposer ses idées et de «vendre» une solution préconçue sans écouter son client. Il faut également s’assurer que la mise en œuvre d’une formation soit la bonne solution pour répondre au besoin initial.

Gérer la conception comme un projet

Une fois le besoin clarifié avec le demandeur, il est nécessaire de créer un cahier des charges ainsi qu’un groupe de travail. Le cahier des charges doit détailler le but et les objectifs pédagogiques, le public cible et ses caractéristiques, le contenu, une estimation des coûts et une planification du projet. La validation de ce dernier reviendra au commanditaire.

Une fois le cahier des charges établi, un choix doit être pris concernant la stratégie de formation à mettre en œuvre. Il faut définir si la conception sera internalisée ou externalisée. Il en est de même pour l’animation. Une liste de critères peut faciliter cette prise de décision, comme par exemple: nombre de participants à former, capacité interne, compétences internes, spécificité de la formation, budget, etc. Il faut également réfléchir à l’éventualité de développer la formation ou une partie de la formation en e-learning (respectivement blended-learning). La formation à distance peut être une solution pour former les participants en masse, avec une grande flexibilité et en peu de temps.

Développer un guide d’animation

Le mandat de développement peut, dès à présent, être délégué à un formateur interne ou un appel d’offres peut être réalisé auprès d’instituts externes. Peu importe la solution choisie, l’idéal est de s’assurer en tout temps que la prestation correspond aux attentes initiales.

Avant de se précipiter dans la création de supports, il est judicieux de commencer par établir le guide d’animation. Il permet de structurer les étapes de la formation et de s’assurer que l’ensemble des objectifs pédagogiques soit couvert. Il permet également d’avoir une vue d’ensemble de la formation en s’assurant que les méthodes, techniques et supports pédagogiques soient adéquats et variés.

Une fois le guide d’animation conçu, en interne ou par un prestataire, ne manquez pas de le présenter au groupe de travail et de la faire valider par le demandeur.

Donner vie à la formation

Libre cours maintenant au formateur de concevoir les supports visuels de formations et de sélectionner le matériel nécessaire. Attention à ne pas tomber dans le piège du «tout PowerPoint», il est élémentaire de varier les supports (flipchart, vidéo, lecture, etc.).

Il est important de réfléchir à la forme des supports qui seront remis aux participants, idéalement dissociés des visuels de présentations. Concernant leur contenu, ils doivent permettre aux participants de pouvoir se replonger dans les éléments essentiels, même plusieurs mois après la formation.

Il faut définir les possibilités d’accompagnement post-formation à mettre en œuvre afin de faciliter le transfert des nouvelles compétences acquises.

Tester votre formation

Une fois la formation créée, le meilleur moyen pour vérifier qu’elle réponde au besoin du demandeur est de réaliser un pilote. Cette formation-test doit se rapprocher au plus près de la réalité (public cible, formateur, lieu, horaire, etc.).

Une attention toute particulière sera apportée par les participants sur son déroulement en leur demandant d’avoir un regard critique sur le fond et sur la forme. Si les phases de conception ont bien été réalisées en y intégrant le commanditaire, il n’y aura que très peu de risque que la formation ne soit pas validée.

Evaluer pour s’améliorer

La première évaluation à réaliser est le niveau de satisfaction des participants: «Est-ce qu’ils ont apprécié la formation?». Cette appréciation se fait directement à la fin de la formation. Elle permettra d’apporter des améliorations sur le déroulement et la logistique de la formation.

Ensuite, il est essentiel de réaliser l’évaluation pédagogique. C’est-à-dire qu’il faut vérifier l’atteinte des objectifs annoncés. Cette mesure peut être formative ou sommative: la première permet à l’apprenant de repérer ses forces et ses faiblesses et la deuxième a pour but de comptabiliser l’activité d’apprentissage en vue d’une certification.

Pour terminer, il reste à évaluer le transfert: «Est-ce que les participants utilisent leurs nouvelles compétences dans leur contexte professionnel?». Cette évaluation est essentielle mais parfois difficile à déployer. Un questionnaire entre l’apprenant et son responsable, 2 à 3 mois après la formation, permettrait de réaliser cette évaluation.

Les résultats des évaluations doivent être analysés, comparés aux objectifs initiaux et des mesures d’amélioration doivent être entreprises selon besoin.

Mesurer le retour sur investissement

Au final, il est important de mettre dans la balance les bénéfices et/ou économies réalisés et le coût total de la formation (coûts directs et indirects). Ce calcul n’est pas si simple car le bénéfice de la formation n’est pas toujours chiffré. Il faut parfois accepter que le retour sur investissement ne soit pas chiffré.