Comment le cloud transforme la fonction RH

Il y a trois ans, l’entreprise Garrett Motion a entamé un processus de transformation des RH dans le but d'améliorer l'expérience utilisateur et de passer du papier au numérique. Le projet impliquait une migration complète de plusieurs systèmes sur site - RH de base, recrutement, apprentissage, gestion des talents, rémunération de la main-d'œuvre - vers une plateforme unique basée sur le cloud.

Le nouveau système RH se veut plus flexible, offrant une sécurité et un cryptage des données exceptionnels, ainsi qu’une expérience utilisateur rapide et intuitive. Garrett Motion voulait collaborer avec une organisation et une plateforme technologique RH dans lesquelles elle pouvait avoir une confiance absolue pour répondre à toutes ces exigences.

«Ce sont toutes les raisons pour lesquelles nous avons choisi une importante société de cloud computing, explique Fernando Marafon, vice-président des RH chez Garrett Motion. Nous venions également de PeopleSoft, une société rachetée par Oracle, donc nous connaissions exactement la capacité d'Oracle en tant que société solide qui peut nous soutenir.»

À l’époque, Garrett Motion était en train de se séparer du groupe Honeywell et ne disposait que de six mois pour développer tous les modules de son nouveau système RH et effectuer la transition. Après la configuration initiale, Garrett Motion a commencé à personnaliser la technologie pour la rapprocher de ses besoins spécifiques. Mais comme la logique et les structures de données des systèmes PeopleSoft et Oracle HCM Cloud étaient bien alignées, les utilisateurs n'ont pas eu à subir de grands changements et la formation a été minimale.

Une offre en libre-service

La technologie a vite atteint les objectifs fondamentaux de Garrett Motion, à savoir être facile à utiliser, rapide à utiliser, sécurisée, efficace... Et ceci tout en garantissant que l'entreprise est conforme aux exigences de protection des données GDPR, et que les utilisateurs ne peuvent accéder qu'aux informations autorisées à partir du référentiel central.

«Il n'est pas nécessaire de rafraîchir notre système. Le logiciel est maintenu de manière centralisée, indique Fernando Marafon. Nous devons simplement nous assurer que les différentes mises à jour et versions n'ont pas d'impact sur notre système. Nous n'avons pas de temps d'arrêt dans l'opération, ce qui est très important.»

L'entreprise souhaite désormais développer l'élément libre-service. Garrett Motion utilise actuellement ce module pour les absences et est sur le point d'ajouter la fonctionnalité de gestion du temps et des présences, offrant ainsi aux utilisateurs un processus plus rapide et plus efficace.

L'entreprise explore également un chatbot d'IA qui, selon Fernando Marafon, sera très important pour l'expérience utilisateur. Les utilisateurs pourront taper leur question et l'assistant numérique expliquera en langage naturel le lien ou l'action nécessaire, qu'il s'agisse de modifier des coordonnées bancaires ou de créer des notes de frais.

Le cloud présente un autre avantage essentiel pour l’entreprise par rapport à son système précédent, estime le responsable RH: toutes ses données sont désormais centralisées dans un seul système électronique. Comme Garrett Motion a mis en place une politique de travail flexible, il est important que tout soit disponible numériquement en un seul endroit, ne nécessitant qu'une seule ouverture de session pour accéder à toutes les différentes applications de manière indépendante, sur n'importe quel appareil et à tout moment. Auparavant, l'administration des RH était un mélange de documents numériques et papier pour les employés et n'était pas si pratique pour le travail à distance.

Garrett Motion a abandonné les copies papier des dossiers des employés, qui sont désormais stockés sous forme de copies électroniques dans le cloud. «Nous avons dû numériser toute la documentation au format électronique, et nous avons des documents datant de 1980 ou 1975 dans le système. Toute cette documentation est maintenant stockée dans un seul système. Nous pouvons maintenant permettre à nos employés d'être plus autonomes.»

Cela profite aux RH et au personnel de l'entreprise, qui passent désormais moins de temps à passer d'un système à l'autre, à chercher la bonne information dans une application particulière ou à devoir se tourner vers de vieux dossiers papier qui pourraient se trouver à un autre endroit. Cela réduit le temps d'administration et offre une meilleure expérience aux employés.

«L'accès en temps réel à toutes les données est un véritable atout pour l'entreprise, car il fournit des informations opportunes qui, autrement, prendraient des jours ou des semaines à obtenir. C'est le cas par exemple lorsque je veux extraire d'un pays des données sur les dates de départ à la retraite, le recensement, le chiffre d'affaires ou d'autres documents à distance pertinents dont l'entreprise a besoin pour prendre des décisions.»

Prévoir le temps nécessaire

Pour les autres organisations qui prévoient ce type de transformation, le principal conseil de Marafon est de prévoir plus de temps pour la configuration initiale. Six mois pour mettre en œuvre simultanément les nouveaux modules de base des RH, du recrutement, de l'apprentissage, de la rémunération et du développement de la performance était un délai vraiment court. L'entreprise a ainsi dû repenser et ajuster certains de ses processus par la suite.

«Nous avons commencé cette transition en janvier et nous avons dû terminer le chargement des données, les ensembles de données et la mise en production avant juillet, car au 1er octobre, nous étions complètement indépendants. La leçon que j'en ai tirée est qu'il faut être plus prêt pour une telle transition, remarque Fernando Marafon. Peut-être utiliser la même période de temps, mais faire une analyse préalable un peu plus poussée des exigences et des mises en œuvre possibles.»

Lorsque Garrett Motion a entamé sa transition vers le cloud, le principal objectif était de disposer d'un nouveau système RH en six mois, offrant rapidité, sécurité et efficacité. En choisissant le cloud, l'entreprise a pu atteindre tous ces objectifs, et plus encore. Les données sont stockées numériquement dans un système cloud central, le personnel peut accéder à toutes les informations nécessaires et les tâches sont exécutées plus rapidement et plus facilement.