Comment prévenir un comportement non éthique?

Les comportements non éthiques dans le cadre du travail sont à prendre très au sérieux. La presse fait régulièrement état de cas majeurs d’inconduite. Les manquements au sein des organisations professionnelles peuvent avoir un impact sur l’organisation elle-même ou sur son environnement. La prévention de ces manquements est importante et les RH jouent un rôle capital dans ce domaine. Sur la base de notre étude «Fraude & éthique au travail»*, voici cinq conseils déterminants pour les RH.

 

Un comportement contraire à l’éthique peut être défini comme un comportement qui est illégal ou qui viole les règles morales de la société. Par exemple dans le cadre du travail, le vol de données sensibles, la falsification de documents, le harcèlement sexuel de collègues ou la corruption. Toutefois, la frontière entre un comportement éthique et non éthique n’est pas toujours aisée à établir, et la tâche est encore plus délicate si l’on tient compte des différences de normes morales entre les organisations et les sociétés.

 

Les données du baromètre de fraude KPMG montrent qu’en 2013, plus de 830 millions de francs de pertes pour fraude ont été portés devant la justice en Suisse. Toutefois, ce chiffre n’est que la partie visible de l’iceberg, de nombreuses fraudes n’étant pas traduites en justice, pas découvertes ou se révélant sous de plus petites formes, jugées moins signifiantes. Pour révéler la partie cachée de l’iceberg, KPMG a entrepris une étude dans laquelle il a été demandé aux participants combien de fois ils avaient observé un comportement contraire à l’éthique chez un collègue et combien de fois ils avaient eux-mêmes été impliqués dans un comportement non éthique. 83 pour cent des répondants ont signalé avoir observé au moins une des 38 formes de comportement contraire à l’éthique dans les douze derniers mois et 64 pour cent ont indiqué avoir participé à au moins une des 38 formes de comportement non éthique.

 

Ce nombre pourrait sembler élevé, mais il inclut également, comme mentionné plus haut, des types de fautes moins graves. Cependant, elles sont à prendre en considération! De petites fautes peuvent au fur et à mesure inciter les collaborateurs à en commettre de plus en plus... L’étude établit une conclusion en trois éléments:

En gardant ces conclusions à l’esprit, il est facile de voir que les RH peuvent être une excellente protection contre les comportements inconvenants.

 

Bien sûr, c’est une tâche essentielle des RH, mais il est important de mettre l’accent sur la sélection d’un point de vue éthique. Un élément important d’une stratégie efficace de prévention de la fraude et de l’inconduite est l’utilisation de la diligence raisonnable dans le recrutement, la rétention et la promotion des collaborateurs. Cette diligence raisonnable peut être particulièrement importante pour les collaborateurs identifiés comme ayant autorité sur le processus de reporting financier. Il arrive malheureusement, lors d’enquêtes pour fraude, de retrouver un fraudeur déjà identifié auparavant... La «due diligence» des collaborateurs est plus compliquée qu’une simple vérification sur le moteur de recherche Google!

 

Les collaborateurs doivent être bien informés. Et chaque nouvelle règle ou contrôle qui est mis en place doit être appliqué. Il serait utile de rédiger un ensemble de règles de base générales servant de lignes directrices plutôt que d’essayer de tout régir. Un code de conduite est une suite de lignes directrices claires, cohérentes et motivantes, établies dans un document. D’expérience, pour qu’un code puisse s’imposer, il est essentiel qu’il soit concis, avec des textes motivants et des sujets pertinents et qu’il soit bien mis en œuvre par la communication et la formation. Un code correctement mis en place offre aux collaborateurs transparence et motivation, et sert également de point d’ancrage pour discuter de leurs doutes et de leurs dilemmes.

 

La formation active et la communication aident à clarifier le bon comportement. Il y a aussi un effet de levier de ce bon comportement lorsqu’il peut être observé par les collègues et par conséquent copié. Communiquer et former les collaborateurs sur le comportement correct aide à mettre en place les bons exemples dans l’organisation. Bien sûr, cette démarche doit être combinée à des contrôles internes dûment établis.

 

Selon l’étude, les collaborateurs ayant des leaders qui interagissent davantage et qui ont un style plus participatif engagent eux-mêmes un comportement moins déviant. Il apparaît ainsi que les «bons» leaders ne se comportent pas seulement de manière éthique, mais qu’ils sont capables d’interagir souvent avec leurs collaborateurs et essaient de les faire participer aux prises de décisions. Les collaborateurs qui ont la possibilité de prendre part au processus décisionnel de l’organisation sont beaucoup moins susceptibles de s’engager dans des comportements déviants en milieu professionnel. La tâche des RH est d’établir un programme de gestion du développement qui tient compte également de ces aspects et de faire prendre conscience aux managers de ce constat.

 

L’inconduite peut se propager! Cela signifie que si des signes possibles de conduite non éthique ne sont pas repérés et pris en compte, d’autres incidents risquent de se produire. Dans les grandes organisations en particulier, la mise en place d’un garde-fou sous la forme d’une procédure de reporting est importante. Cette initiative devrait même être obligatoire, par exemple pour des sociétés enregistrées aux États-Unis. Une boîte e-mail confidentielle, un médiateur, un conseiller éthique ou une ligne éthique que les collaborateurs peuvent utiliser pour signaler des (soupçons d’) inconduites se sont avérés extrêmement utiles pour découvrir des cas sérieux. Les ressources humaines devraient participer à la mise en place de tels outils et à la promotion de leur utilisation auprès des collaborateurs comme une mesure de dernier recours. Pour les organisations plus petites, il existe des solutions plus adaptées à leur taille telles qu’un fournisseur externe de boîte aux lettres pour reporter les cas de comportements non éthiques.

 

* Cette étude a été publiée par KPMG en juin 2014.