Difficultés à déléguer et surcharge

Nombre d’entre vous sont prisonniers des exigences de résultats et de l’efficience qu’elles impliquent. Les remèdes sont pourtant connus de tous: il suffit d’élever la performance dans les équipes, de réduire les délais de traitement, de créer des chemins de décision plus courts et d’avoir des collaborateurs plus motivés. Simple et logique! Comment n’y avez-vous pas pensé?

En réalité, si ces tactiques semblent séduisantes pour résoudre la question de la charge et maintenir la compétitivité, elles exigent en réalité de réformer passablement de pratiques et d’habitudes professionnelles et ne peuvent se mettre en musique par simple effet d’annonce. Evoluer vers de nouveaux processus de travail plus agile requière une volonté et un engagement conséquent de la part des cadres comme des collaborateurs, qui doivent développer de nouveaux reflexes et changer leurs habitudes. Il faut dorénavant jouer collectif tout en amenant chacun à donner le meilleur de lui-même!

Seulement voilà: une fois de plus, ce sont les managers qui, dans leur rôle de coach-coordinateur- évaluateur, sont désignés pour mener cette réforme et réguler la charge. Ces mêmes managers déjà surchargés par de nouvelles procédures, d’innombrables séances, des dossiers tous plus urgents les uns que les autres et qui conduisent des projets chronophages.

Comment, dans ces conditions, conduire les changements essentiels au maintien de la compétitivité? La délégation est l’une des clés de réponse, dans le but d’élever le niveau de responsabilité de chaque collaborateur et d’utiliser pleinement les ressources en présence. Il s’agit de piloter au plus près les activités, finement, et la plaque tournante qui régit ce dispositif reste la voie hiérarchique de proximité, composé impérativement du binôme: chef de groupe avec son supérieur.

Ce duo d’acteurs doit s’entendre pour gérer l’ordre des priorités opérationnelles quotidiennes (bottom-up) en fonction des missions stratégiques (top-down), définir le niveau de qualité minimum nécessaire afin d’éviter d’investir trop de ressources pour un travail, puis déléguer aux collaborateurs ces missions tout en assurant le suivi. C’est là que commence la régulation du plan de charge et la conduite des projets.

La délégation représente une pratique majeure de management permettant de fluidifier les missions de l’entreprise, tout en développant les compétences collectives et individuelles. Elle est un moyen formidable de motiver à travers le sentiment de reconnaissance développée chez le délégataire. Cela conduit à la régulation de sa charge, en prenant en main ses priorités et en définissant le niveau de qualité délivré.