Gestion des ressources dans la finance: prévoir l’imprévisible

Dans le domaine financier, la recherche d’efficience en termes d’organisation des équipes et plus particulièrement de capacité à remplacer un collègue en cas d’absence est complexe et demande une attention particulière. Ceci s’explique, en premier lieu, par la grande spécialisation des postes, la fonction comptable d’une société n’étant de nos jours plus uniquement composée de comptables polyvalents. Il faut aujourd’hui faire avec des profils de comptables débiteurs, fournisseurs, trésorerie, consolidation; ayant des spécialisations dans différentes normes comptables (IFRS, US-GAAP, Swiss GAAP RPC) et intervenant dans plusieurs langues.

 

D’autre part, la constante évolution des normes comptables joue aussi un rôle important. Si par le passé une majorité s’en remettait à un référentiel simple, il en est maintenant bien différent. En effet, un nombre croissant de petites entreprises, détenues par des groupes suisses ou internationaux, est contraint par leurs actionnaires ou le législateur de suivre des référentiels plus complexes nécessitant des compétences pointues. Enfin, la nécessité de produire des bouclements financiers plus fréquents et plus détaillés finit de complexifier la gestion des ressources au sein des départements financiers.

 

La situation économique mondiale tendue et les changements rapides des habitudes de consommation sont deux des raisons qui poussent les dirigeants des sociétés à demander toujours plus d’informations financières dans des délais toujours plus courts. Si par le passé des bouclements trimestriels assez grossiers étaient souvent suffisants, aujourd’hui tout bon responsable financier demande à ses équipes des analyses mensuelles détaillées.

 

Créer une équipe idéale à même de traiter les demandes au jour le jour est en soi déjà un défi, faut-il encore pouvoir assurer la suppléance lors des inévitables absences, voir même dans les cas plus longs d’accident, de burnout ou encore de congé maternité. C’est dans ces moments critiques que les solutions innovantes manquent.

 

La solution habituelle, celle qui viendra instinctivement à l’esprit de tout responsable RH serait de se mettre sans tarder à la recherche de la «perle rare». Cette dernière devra bien entendu être en mesure de commencer sans délais, de rester en place pour une durée déterminée et posséder les compétences spécifiques nécessaires au poste à remplacer.

 

L’entreprise sera cependant rapidement confrontée à la dure réalité du manque de personnel qualifié et ce, pour de nombreuses raisons, comme un taux de chômage historiquement bas en Suisse (2.9 pour cent à fin juillet 2014 selon le SECO), le faible intérêt démontré pour des missions temporaires dans le domaine financier, des délais de congé généralement plus longs que le minimum légal (fréquemment trois mois) ou encore la grande difficulté existante à trouver la personne possédant toutes les compétences nécessaires.

 

Pour pallier à cette nouvelle réalité, un petit nombre de sociétés s’est spécialisé dans la proposition de solutions dites d’assistance ponctuelle ou de remplacement d’urgence. Ces dernières proposent leurs collaborateurs expérimentés, prêts à intervenir directement dans les sociétés pour des durées allant de quelques jours à plusieurs mois.

 

La palette de services proposés par ces sociétés est sans limite et peut aller du remplacement «minimal» au remplacement «qualifié». Le premier vise à décharger les membres restant d’une équipe en y ajoutant une personne quelques heures par semaine pour s’occuper des tâches chronophages sans valeur ajoutée, alors que le second va beaucoup plus loin. Il permet, par exemple, d’assurer l’intervention d’un spécialiste, connaissant le fonctionnement de l’entreprise (processus, programme comptable, etc.), au pied levé ou alors dans des délais définis.

 

Ces solutions novatrices ont certes un coût, mais elles permettent aux dirigeants ainsi qu’aux équipes d’aborder sereinement les aléas des absences et permettent d’assurer une continuité dans les pratiques suivies.