La prise de références pour les nuls

La prise de références complète les informations obtenues par le dossier de candidature, l’entretien et les certificats de travail avant de prendre la décision d’engager un nouveau collaborateur. Elle permet de confirmer ou d’infirmer les aptitudes techniques et relationnelles du candidat, tout en s’assurant de la bonne adéquation entre le profil et le poste à pourvoir.

Le but est donc de valider les compétences du candidat et d’obtenir une critique, basée sur des données objectives et précises. L’efficacité d’une prise de références dépend de la qualité de sa préparation et de sa structure:

1. Le recruteur doit justifier sa légitimité et prouver son professionnalisme auprès du référent afin de créer un climat de confiance. C’est une condition essentielle qui lui permettra de se sentir libre de donner des informations constructives.
2. Il convient de situer le lien de la personne référente par rapport au candidat. En effet, les liens hiérarchiques peuvent modifier la perception du référent vis-à-vis du candidat.
3. Valider les informations données par le candidat au cours de l’entretien: durée de l’engagement (la durée suffisante minimum doit être supérieure à six mois), type de fonction, ou éléments managériaux par exemple.
4. Viennent ensuite les questions sur la qualité du travail du candidat, ses points forts et éventuelles faiblesses, la qualité de ses relations avec son entourage professionnel (collègues, supérieurs, éventuels clients ou autres intervenants externes) ainsi que sur sa personnalité, dans le strict cadre professionnel. A ce propos, il est important de toujours garder en tête qu’un point faible (ou fort) peut être positif (ou négatif) selon le poste à repourvoir. Ainsi, une personne particulièrement autonome pourra ressentir de la difficulté à s’insérer dans une équipe très encadrée, et inversement.
5. A ce stade, des questions plus pointues sont souvent nécessaires pour dissiper d’éventuels doutes qui seraient survenus au cours de l’interview: comment le candidat réagit-il en situation de stress? A-t-il certaines difficultés à respecter les délais? Est-il capable de travailler en équipe? Autant de questions qui doivent être préparées en fonction du poste auquel postule le candidat.
6. Enfin, il est important de toujours faire préciser la raison du départ du candidat. Cette question permet, la plupart du temps, de libérer la personne référente et d’obtenir des informations plus subtiles, moins formatées que celles données précédemment. Généralement, la prise de références se conclut en demandant au référent si celui-ci serait disposé à réengager le candidat. Cela donne un élément très factuel sur la qualité globale de la personne. Si tel est le cas, cela signifie que le candidat constituait un élément important dans l’entreprise. C’est un véritable gage de qualité.   

L’utilité de la prise de références est parfois remise en cause, puisque ce sont les candidats eux-mêmes qui sélectionnent les personnes
référentes. Le recruteur doit prendre en considération le choix des personnes données en référence. Il est également primordial d’avoir plusieurs interlocuteurs, idéalement situés à des niveaux différents de collaboration avec le candidat, afin de recouper les informations et confronter différents points de vue.

La perspicacité du recruteur durant l’exercice de la prise de références joue un rôle primordial dans la qualité du résultat obtenu. En effet, certains indicateurs tels que les pauses, les silences, les changements de ton dans la voix et les hésitations peuvent s’avérer révélateurs. Il est néanmoins important de se montrer extrêmement prudent, car ces éléments sont très subjectifs: un blanc dans le dialogue causé par l’arrivée d’un important e-mail sur l’écran du référent pourrait être mal interprété par le consultant en charge de la prise de références!

Le recruteur prendra le temps de discuter avec les personnes référentes, posera des questions ouvertes et, si nécessaire, devra les reformuler. Il sera attentif à la différence entre une réponse franche et une réponse évasive. Au final, il jugera de la qualité de la prise de références d’après son ressenti et sa capacité à savoir «écouter» entre les lignes, tout en restant toujours strictement factuel.