Les fondamentaux méthodologiques pour calculer un salaire

Bon nombre de questions que nous sommes amenés à traiter touchent au calcul du salaire, au paiement des heures supplémentaires ou encore à l’indemnisation des jours fériés. Souvent on applique des méthodes ou des chiffres sans vraiment savoir pourquoi on les utilise. Les programmes de salaire facilitent certes grandement la tâche, mais il reste utile d’en appréhender la méthodologie et ce sont ces aspects que l’on va évoquer ici.

Le calcul du salaire horaire

Bien qu’il existe plusieurs méthodes pour calculer le salaire horaire, nous préconisons d’utiliser la formule suivante ou sa déclinaison, car elle a l’avantage de s’appliquer à toutes les situations:

Salaire horaire = Salaire annuel (y.c un éventuel 13ème salaire) /  52.14 x nombre d’heures hebdomadaires

Exemple du calcul d’un salaire horaire pour un collaborateur qui gagne CHF 5'500.- par mois, qui bénéficie d’un 13ème salaire et travaille 42 heures par semaine. Son salaire horaire est le suivant:

Salaire horaire = 5'500 x 13 / 52.14 X 42 → 71'500 / 2'189.88 = CHF 32.65

Du salaire horaire, on peut obtenir le salaire journalier en multipliant ce dernier par le nombre d’heures à effectuer par jour, dans notre exemple 8.4h (42 / 5):

Salaire journalier = CHF 32.65 x 8.4 = CHF 274.26

Et du salaire journalier obtenir le salaire hebdomadaire en multipliant ce dernier par le nombre de jours habituellement travaillés dans la semaine, à savoir 5 dans notre exemple.

Salaire hebdomadaire = 274.26 x 5 = CHF 1'371.30

Une déclinaison également possible serait de prendre le salaire mensuel (y. c un éventuel 13ème salaire) et le diviser par le nombre de semaines par mois soit: 4,375. On obtient ainsi le salaire hebdomadaire et une fois celui-ci connu, il faut le diviser par le nombre d’heures travaillées par semaine pour obtenir le salaire horaire.

Si on reprend notre exemple ci-dessus cela donne:

Salaire hebdomadaire = ((5'500 x 13) / 12) / 4.345 → 5'958.33 / 4.345 = CHF 1'371.30

Et pour arriver au salaire horaire, on divise CHF 1'371.30 / 42 (heures travaillées chaque semaine) = CHF 32.65.

Le nombre de 52.14 est obtenu en divisant le nombre de jours par an, soit 365, par 7 (puisqu’une semaine = 7 jours). On a donc un peu plus de 52 semaines dans une année civile. Et pour obtenir le 4.345 qui est le nombre de semaines moyen dans un mois, on divise 52.14 par 12 (nombre de mois dans l’année civile) et cela donne le 4.345.

Par simplification, certains utilisent 52 pour le nombre de semaine par an et 4.33 pour le nombre de semaines moyen par mois (52/12), ce qui est également admissible.

Le calcul du 13ème salaire

Le 13ème salaire, quand il est versé à la fin d’une année civile complète, correspond au salaire mensuel convenu contractuellement entre les parties. Partant, si le collaborateur a droit à un salaire mensuel de CHF 5'500.– et qu’un 13ème salaire est convenu, celui-ci représentera CHF 5'500.–.

Si l’année civile est incomplète, on divise ce montant par 12, pour obtenir le prorata du 13ème salaire pour un mois et on le multiplie ensuite par le nombre de mois travaillés.

Exemple: notre collaborateur a débuté son activité le 1er avril 2023; il va ainsi travailler 9 mois en 2023. Pour connaître sa part au 13ème salaire que l’employeur doit verser, on procède de la manière suivante:

Prorata du 13ème salaire: CHF 5’500/12 = CHF 458.33 (pour un mois) x 9 = CHF 4'124.97 que l’on peut arrondir à CHF 4'125.– (la règle étant que lorsqu’on arrondit, on le fait toujours en faveur du collaborateur).

Si on a un mois déjà entamé, on peut procéder selon la même logique que développée ci-dessus s’agissant du salaire horaire. Exemple: si notre collaborateur, au lieu de débuter le 1er avril, débute le lundi 17 avril 2023:

CHF 458.33 (= part du 13ème salaire pour un mois) qu’on divise par 4.345 (nombre de semaines moyen par mois) : CHF 105.48 (= part du 13ème salaire pour une semaine). Comme le collaborateur a travaillé 2 semaines, sa part du 13ème pour le mois d’avril = CHF 210.96.-. On aurait également pu obtenir ce montant en divisant le salaire hebdomadaire par le nombre de jours travaillés dans une semaine (dans notre exemple 5) et le multiplier par le nombre de jours (ouvrables) à effectuer dans le mois incomplet (dans notre exemple 10, soit du 17 au 21 avril et du 24 au 28 avril).

Il est également possible de procéder autrement en ajoutant 8.333333% au salaire mensuel brut. Dans notre exemple du collaborateur qui débute le 1er avril 2023 avec un salaire mensuel de CHF 5'500.-, si on souhaite savoir combien la part du 13ème salaire représente chaque mois sur le salaire mensuel, on fait le calcul suivant:

Part mensuelle du 13ème salaire: 5'500 x 8.333333 / 100 = CHF 458.33

Pour le 8.333333%: on cherche à connaître le pourcentage d’1/12 du salaire mensuel par rapport au salaire mensuel. Partant, ce pourcentage vient du calcul suivant:

1/12 du salaire mensuel* / Salaire mensuel x 100 = 8.3333333333%
*Le 1/12 du salaire mensuel s’obtient en divisant le salaire mensuel par 12.

En appliquant la formule à notre cas d’espèce: 458.33 / 5’500 x 100 = 8.3333333333%

Le calcul des jours ouvrables et des jours fériés

Souvent on applique la moyenne de 21.75 jours ouvrables par mois sans vraiment savoir d’où provient ce nombre. Pour obtenir ce nombre, il faut partir de l’année civile complète, à savoir 365 jours, à laquelle on enlève les 52 dimanches et les 52 samedis ce qui donne 104. Si on déduit 104 de 365, on obtient 261 jours ouvrables. En divisant 261 par 12, on obtient 21.75 soit la moyenne du nombre de jours ouvrables par mois. Ce nombre peut être utilisé notamment dans le cadre du calcul de la réduction du droit aux vacances ou alors dans le cadre du calcul du salaire d’un collaborateur travaillant à 100% et sur 5 jours par semaine uniquement (raison pour laquelle on préférera la méthode utilisée ci-dessus).

Pour calculer le pourcentage des jours fériés par rapport aux jours effectivement travaillés, certains auteurs partent de l’année civile et retirent les 52 samedis et les 52 dimanches, les 9 jours fériés ainsi que les 20 jours de vacances, ce qui donne le calcul suivant: 365 – 52 – 52 – 9 – 20 = 232

Calcul du pourcentage: 9 (= nombre de jours fériés par an) / 232 x 100 = 3.87%

Cette manière de calculer peut être critiquée en ce sens que les 9 jours fériés d’une année ne tombent pratiquement jamais que sur des jours ouvrables et que le droit aux vacances peut effectivement être supérieur à 20 jours. Une autre approche, plus simpliste, serait de faire le rapport entre les 9 jours fériés et les jours ouvrables, soit 9/261 x 100 = 3.44%.

On peut cependant laisser cette querelle mathématique ouverte, car depuis l’arrêt du Tribunal fédéral 4A_54/2010 du 4 mai 2010, on a eu la confirmation que pour les collaborateurs payés à l’heure, il n’existait aucune obligation légale de rétribuer les jours fériés. Aussi, si un employeur le fait à bien plaire, il peut librement choisir le pourcentage à appliquer: 2%, 2.5%, 3,44% ou 3,87%. Pour les salariés payés au mois, le salaire mensuel reste identique que le mois comporte ou non un ou plusieurs jours fériés.