HR Today Nr. 7&8/2019: Praxis – Onboarding

Einarbeitung im Schnellverfahren

Festangestellte Mitarbeitende ins Boot zu holen ist eine Sache, Temporäre eine andere. Wie es gelingt, Mitarbeitende rasch einzuarbeiten, erläutern die Vertreter dreier Temporärunternehmen.

9 Uhr morgens. Felix hat sich für einen temporären Service-Einsatz in einem traditionsreichen Zürcher Restaurant eingefunden. Doch niemand ist da. Falscher Tag? Falsche Uhrzeit? Endlich trifft ein Mitarbeitender ein, der aber nicht darüber informiert ist, dass Felix heute sein Team ergänzen wird, und wo sich dessen Berufsbekleidung befindet. Ein Desaster. Auch wenn dieses Beispiel etwas krass ist, zeigt es auf, was beim Onboarding von temporären Mitarbeitenden in Betrieben alles falsch laufen kann.

Mehr Zeit einplanen

Diese nehmen durch die wachsende «Gig Economy» kontinuierlich zu. Der Trend begeistert, selbst zu entscheiden, wann, für wen und als was man arbeiten will. So wird der Arbeitsalltag zwar flexibler, das Onboarding indes zu einer Herausforderung. «Um temporäre Arbeitskräfte erfolgreich zu integrieren, müssen Unternehmen besonders darauf achten, sie von Anfang an miteinzubeziehen», hält Gregory Wén von Coople (Schweiz) AG fest. Wie Umfragen bei flexiblen Mitarbeitenden zeigen, seien Werte wie Zugehörigkeit und Respekt ein essentieller Indikator für ihre Arbeitszufriedenheit.

«Der Zugang zu Informationen und Ressourcen sollte sichergestellt werden und zwischen Festangestellten und Temporären sollen nur so viele Unterschiede gemacht werden, wie wirklich notwendig sind.» Das bedeutet, keine Hindernisse aufgrund der üblichen Praxis zu errichten. Zeichen für solche Unterschiede sind manchmal subtil: etwa verschiedenfarbige Ausweise oder Uniformen.

Dass eine weitgehende Gleichbehandlung für eine erfolgreiche Eingliederung flexibler Mitarbeitender entscheidend ist, findet auch Annalisa Job, Director Communication bei der Adecco Gruppe Schweiz, und fordert: «Firmen müssen mehr Zeit ins Onboarding temporärer Mitarbeitender investieren, um sie mit ihrer Aufgabe vertraut zu machen. Dadurch fühlen sie sich schneller integriert und sind zufriedener in ihrem Arbeitsumfeld, was sich am Ende positiv auf ihre Arbeitsqualität und ihren Einsatz auswirkt.»

Temporäre digital einbinden

Wie Onboarding bei temporären Mitarbeitenden  faktisch gelingt, zeigt ein ausführliches Beispiel des Online-Vermittlers Adia. Dort läuft das Onboarding digital ab, was neue Chancen aber auch gewisse Risiken bietet. Denn in der Schweiz haben viele Arbeitnehmende immer noch grosse Berührungsängste gegenüber digitalen Lösungen. Um dem Abhilfe zu schaffen, arbeitet Adia mit Beispiel-Konten. «Hier können unsere Berater den Kunden 1:1 zeigen, wie die Applikation funktioniert, und alle offenen Fragen beantworten. Ob am Telefon oder vor Ort, hängt von der Präferenz des Kunden ab», erklärt Digital Marketer Lukas Müller. Meldet sich eine Gastronomin beispielsweise mit einem konkreten Personalbedarf, kann sie zusammen mit dem Berater gleich die erste «Bestellung» aufschalten. Sollten im Anschluss Fragen auftauchen, hat sie weiterhin telefonisch erreichbare Ansprechpartner und kann auf dem Support-Portal Antworten finden.

Doch wie funktioniert eine «Bestellung» konkret? Der Kunde wählt aus, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten er eine bestimmte Anzahl Mitarbeitende braucht. Dabei kann er bei den Jobprofilen auch die gewünschte Arbeitserfahrung angeben. Lohntechnisch unterscheidet sich ein Anfänger logischerweise von einem Profi. Spezifisch gewünschte Fähigkeiten können dabei durch sogenannte Skill Tags markiert werden. Muss ein Service-Mitarbeitender zwingend guten Kaffee zubereiten, kann der Skill Tag «Barista» ausgewählt werden. Jobbeschreibungen und allfällige Zusatzinformationen runden die Bestellung ab. Danach geht das Jobangebot als Push-Nachricht an alle Aushilfen, die dem gesuchten Profil entsprechen. Bei einer Bewerbung wird das Kandidatenprofil für Auftraggeber einsehbar, inklusive der Bewertungen aller bisherigen Einsätze des Arbeitnehmenden. Danach können Aushilfen mit einem Klick eingestellt werden.

Analog versus digital

Der nächste Schritt ist der Arbeitsvertrag. Dafür betreiben weder Arbeitgebende noch Arbeitnehmende einen grossen Aufwand, da der Vertrag digital zugestellt wird. Sämtliche notwendigen Informationen zu seinem Arbeitseinsatz erhält der Arbeitnehmende über sein Handy. Egal ob über Arbeitsort, Bekleidung oder besondere Hinweise. «Natürlich können immer wieder Fragen auftauchen», sagt Müller. «Dann kümmern sich unsere Mitarbeitenden per Mail oder Hotline um alle Fragen und Anliegen der Temporärkräfte.»

Im Notfall koordinieren diese alle offenen Punkte zwischen beiden Parteien. «Meistens ist das aber nicht nötig.» Durch einen Chat können Arbeitgebende und Arbeitnehmende zudem selbständig miteinander kommunizieren. Damit die Kandidaten ihren Einsatz nicht vergessen oder verwechseln, erhält jeder vor seinem Einsatz Erinnerungen auf sein Smartphone, die in festgelegten Zeitabständen vor Arbeitsbeginn erfolgen.

Für neue und unerfahrene Aushilfen nimmt sich Adia mehr Zeit. Weil keine Vorstellungsgespräche stattfinden und keine Erfahrungswerte von Ersteinsätzen vorliegen, finden Vorabtelefonate statt. «Auch bei uns laufen viele Prozesse nicht automatisiert und maschinell ab. Ein Team von Admin- und Rekrutierungsmitarbeitenden kümmert sich um sämtliche Anliegen, die Feingefühl und menschlichen Verstand voraussetzen», so Müller. Da die Kandidaten aus unterschiedlichsten Kulturen stammen, seien gute Sprach- und viel Menschenkenntnisse erforderlich, um bestmögliche Lösungen für die Bedürfnisse der Arbeitnehmenden zu finden. Ausserdem unterstützt der Temporärvermittler Arbeitnehmende mit Live-Chats, einer Support-Hotline, Mailkontakt und sozialen Medien. «Damit fördern wir die Integration von Arbeitskräften in der Berufswelt. Durch unsere Erfahrung können wir besser mit unterschiedlichen Mentalitäten umgehen und einschätzen, wann wir ein besonderes Augenmerk auf Pünktlichkeit oder das Einhalten von Kleidervorschriften legen müssen.»

Gegenseitige Sternvergabe

Ein zusätzlicher Service sind Check-ins vor Ort. «Damit stellen wir sicher, dass alle Arbeitskräfte erschienen sind und instruiert werden. Notfalls ist einer unserer Mitarbeitenden physisch präsent, der den Arbeitgebenden im Onboardingprozess unterstützt», erklärt Müller.

Um die Arbeitseinsätze zeitlich korrekt zu erfassen, können Arbeitnehmende in der App ein- und auschecken. Nach Beendigung des Einsatzes kann der Arbeitgebende diese Zeiten bestätigen oder anpassen, sodass die Temporärkraft innerhalb kürzester Zeit ihren Lohn korrekt überwiesen bekommt. Den Abschluss des Einsatzes bildet die gegenseitige Bewertung. Anhand eines Sterneratings können sich Kunden und Kandidaten gegenseitig ein Feedback geben.

Onboarding-Checkliste

  • Zeigen Sie das gleiche Engagement beim Onboarding von temporären Mitarbeitenden wie bei Festangestellten – planen Sie genügend Zeit ein.
  • Stellen Sie sicher, dass eine direkte Ansprechperson für den Mitarbeitenden zuständig ist und überprüfen Sie diese Unterstützung regelmässig.
  • Stellen Sie sicher, dass alles bereit ist, was der Mitarbeitende für seine Tätigkeit braucht.
  • Halten Sie Verhaltensregeln und Vorschriften bereit und erklären Sie diese dem neuen Mitarbeitenden.
  • Entfernen Sie visuelle Unterschiede, wenn diese nicht unbedingt notwendig sind.
  • Behandeln Sie das Onboarding von temporären Mitarbeitenden als Teil Ihrer Gesamtstrategie zum Workforce-Management und nicht als Ergänzung.
  • Lernen Sie Ihre Mitarbeitenden kennen: Es fördert nicht nur das Gefühl der Zugehörigkeit, sondern Sie können so auch feststellen, ob Sie über zusätzliche Talente verfügen.

Quelle: Coople (Schweiz) AG / Adia – The Adecco Group Switzerland.

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Christine Bachmann

Christine Bachmann ist Stv. Chefredaktorin bei HR Today.

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