Fünf Tipps für ein gutes Onboarding

Viele HR-Projekte entstehen reaktiv, als Antwort auf eine Krisensituation. Die individuelle Ad-hoc-Einführung ist die Alltagspraxis, vor allem bei den KMU. Das Ergebnis ist bekannt: überforderte Mitarbeiter, sinkende Motivation und ein nicht entfaltetes Leistungspotenzial.

Tipp 1: Onboarding-Projekte proaktiv starten

Der «Learning on the Job»-Ansatz ist für die effiziente und motivierende Einführung nicht ausreichend. Genau deshalb sollte man die strukturierte Einführung als Change-Projekt anstossen und das Top-Management proaktiv darauf sensibilisieren.

Tipp 2: Den Recruiting-Erfolg steigern

Ein strukturiertes unternehmensweites Onboarding sollte idealerweise den Start eines jeden Mitarbeiters im Unternehmen darstellen. Darüber hinaus hat dies positive Auswirkungen auf die Positionierung des Unternehmens auf dem Arbeitsmarkt und steigert dadurch den Recruiting-Erfolg. Informationen über das vorhandene Onboarding können im Laufe des Recruiting-Prozesses die positive Candidate Experience verstärken. Eine gute Vermarktung des Onboarding-Programms auf der Website ganz im Sinne des Human-Capital-Marketings hilft, potenzielle Mitarbeitende zu überzeugen, ihr Humankapital ins Unternehmen zu investieren. Denn so wird den Kandidaten klar aufgezeigt: Das Unternehmen hat über den effizienten Personaleinsatz nachgedacht. Daher: Das Vorhandensein eines strukturierten Onboarding-Programms ist ein Sales Pitch für Ihr Unternehmen im Recruiting-Prozess und eine wunderbare Möglichkeit, sich entsprechend auf dem Arbeitsmarkt zu positionieren.

Tipp 3: Effizienz des Recruitings überprüfen

Das Onboarding kann bei der Effizienzmessung der Recruiting-Aktivitäten Hilfe leisten. Nach Ablauf eines Onboarding-Programms ist für Linienmanager und Kollegen ersichtlich, welche Stärken und Schwächen, welches Leistungspotenzial ein Mitarbeiter hat und ob diese während des Recruiting-Prozesses richtig evaluiert worden sind. Ein abschliessender Bestandteil eines solchen Onboarding-Programms können beispielsweise vertiefende Tests zur Messung von Fach-, Methoden- und Sozialkompetenz sein. Auf dieser Basis kann man Aussagen bezüglich der Anwendungseffizienz des Recruiting-Instrumentariums treffen: Wurde die richtige Zielgruppe angesprochen? Ist es gelungen, die Kompetenzen der neu angestellten Mitarbeitenden während des Recruiting-Prozesses präzise zu evaluieren?

Tipp 4: Genügend Zeit einplanen

Mit einem unternehmensweiten Onboarding werden neuen Mitarbeitenden spannende und lernreiche erste Wochen «on board» mit dem Unternehmen angeboten. Es empfiehlt sich, das Programm als Kombination aus E-Learning-Modulen (Inhalt: Abteilungs-, Produkt-, Dienstleitungspräsentationen) und einer Onboarding-Woche am Hauptsitz zu gestalten. Bei internationaler Tätigkeit ist es empfehlenswert, die E-Learning-Module sowie die erste gemeinsame Einführungswoche auf Englisch zu gestalten. So kann die Einheitlichkeit des Wissenstransfers sichergestellt werden.

Nachdem die E-Learning-Module absolviert worden sind, treffen sich die neuen Mitarbeitenden am Hauptsitz des Unternehmens, wo die Firmenphilosophie, die Strategie, die Kultur und die Produktpalette näher gebracht sowie Möglichkeiten zum Networking angeboten werden. Nach zwei allgemeinen Einführungstagen können die übrigen Tage mit den auf die entsprechenden Funktion zugeschnittenen Trainings gefüllt werden. Alle diese Inhalte müssen mit sogenannten Content Ownern ausgearbeitet und abgestimmt sein.

Tipp 5: Gesamtprojektverantwortung definieren

Man benötigt viele personelle Ressourcen vor allem aus der Linie, die regelmässig aus der operativen Tätigkeit abgezogen werden. Die Verantwortung für das Onboarding-Projekt sollte einem HR Business Partner übertragen werden, der entsprechendes betriebswirtschaftliches Know-how mitbringt und versteht, welchen Beitrag jede Mitarbeitergruppe zum operativen Erfolg leistet. Des Weiteren sollte diese Person solides Wissen im Bereich Projektmanagement aufweisen, die Kernprozesse des Unternehmens kennen und entsprechend motiviert sein. Bei der Konzeption des Onboarding-Projekts braucht es viel Geschick, um Konflikte zu beseitigen und alle Involvierten auf das gemeinsame Ziel auszurichten. Sozial- und Verhandlungskompetenz spielen eine wichtige Rolle, da man nicht selten auf Widerstand stösst. Sie sollen dieser Person helfen, «Abteilungskriege» und Silo-Denken bei den Onboarding-Fragen zu beseitigen und alle Stakeholder vom Projekt zu überzeugen.