Einsicht in das Personaldossier – welche Möglichkeiten gibt es?

Oft weiss der Arbeitnehmer nicht, welche Informationen der Arbeitgeber über ihn gesammelt hat, und es fehlt ihm an den erforderlichen Unterlagen, um seine Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis, insbesondere etwa im Zusammenhang mit der Kündigung und der Beurteilung von deren Missbräuchlichkeit, wirksam durchsetzen zu können.

Will nämlich ein Arbeitnehmer Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis gerichtlich durchsetzen, hat er grundsätzlich die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Klage zu beweisen. Das kann ohne die notwendigen Dokumente und Informationen schlicht unmöglich sein.

Einsichtsrecht aufgrund Datenschutzgesetz

Das Datenschutzgesetz (DSG) kann den Arbeitnehmern in solchen Situationen ein wirkungsvolles Instrument in die Hand geben. Jeder Arbeitnehmer hat nämlich gestützt auf Art. 8 des Datenschutzgesetzes ein umfassendes Auskunftsrecht in Bezug auf alle durch den Arbeitgeber von ihm gesammelten Daten – unabhängig davon, ob diese Daten als Personaldossier oder Personalakte bezeichnet werden, und unabhängig davon, ob das Arbeitsverhältnis beendet ist oder noch andauert. Zusätzlich hat ein Arbeitnehmer auch das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob von ihm überhaupt Daten bearbeitet werden. Aus den im DSG aufgeführten Gründen kann die Auskunft allerdings verweigert, eingeschränkt oder aufgeschoben werden. Das ist etwa der Fall, wenn ein Gesetz dies ausdrücklich bestimmt oder es wegen «überwiegenden Interessen» von Dritten oder des Arbeitgebers erforderlich ist. In solchen Fällen ist der Arbeitnehmer auf die Einschränkung und deren Grund hinzuweisen.

Modalitäten der Ausübung

Der Arbeitgeber ist nur zur Auskunftserteilung über Daten des Arbeitnehmers verpflichtet, sofern ein Arbeitnehmer danach verlangt. Das heisst, er muss nicht von sich aus aktiv werden und die Arbeitnehmer regelmässig informieren. In der Regel werden solche Begehren schriftlich gestellt, gesetzlich notwendig ist ein schriftliches Begehren indessen nicht. Ein besonderes Interesse an der Ausübung des Auskunftsrechts oder eine Begründung für das Auskunftsrecht ist nicht notwendig. Einzige Schranke für das Begehren ist das Rechtsmissbrauchsverbot, wobei ein Rechtsmissbrauch nur in den seltensten Fällen angenommen werden kann.

Oft wird das Begehren auf Auskunft zusammen mit dem Begehren um Begründung der Kündigung gestellt. Die beiden Begehren können jedoch unabhängig voneinander gestellt werden. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass der entsprechende Arbeitnehmer durch den Arbeitgeber zweifelsfrei identifiziert werden kann, um zu verhindern, dass einer Drittperson Informationen über einen Arbeitnehmer zugespielt werden.

Grundsätzlich besteht kein Recht des Arbeitnehmers in physische Einsichtnahme der Personalakte. Aufgrund eines Begehrens um Einsicht wird die Auskunft in der Regel schriftlich erteilt, in der Form von Fotokopien oder eines Ausdrucks aus dem elektronischen Ablagesystem.

Wird ein Auskunftsbegehren gestellt, ist die Auskunft oder die Begründung der Beschränkung des Einsichtsrechts innert 30 Tagen zu erteilen. Ist es für einen Arbeitgeber nicht möglich, die Antwort innert dieser Frist zu erteilen, so hat er den Arbeitnehmer hierüber zu informieren und ihm mitzuteilen, innert welcher Frist die Auskunft erteilt wird. Der Arbeitgeber kann die Frist für die Erteilung der Auskunft also einseitig erstrecken. Dabei darf die Auskunft nicht rechtsmissbräuchlich oder rechtsmissbräuchlich lange hinausgeschoben werden.

Durchsetzung des Einsichtsrechts

Kommt der Arbeitgeber einem Gesuch um Einsicht in das Personaldossier nicht nach, kann der entsprechende Arbeitnehmer das Auskunftsrecht zivilrechtlich durchsetzen. Eine diesbezügliche Klage findet im vereinfachten Verfahren und nach den Bestimmungen der eidgenössischen Zivilprozessordnung statt. Vorgängig ist ein Schlichtungsverfahren zu absolvieren.

Die vorsätzliche Verletzung der Auskunftspflicht wird ausserdem unter Strafe gestellt, dies im Fall von falscher oder unvollständiger Auskunftserteilung. In der Praxis zeigt sich aber, dass es schwierig sein kann, den Vorsatz in Bezug auf falsche oder unvollständige Auskunftserteilung nachzuweisen.

Herausgabe der Arbeitszeitunterlagen

Bisher wurde vom Bundesgericht die Frage noch nicht entschieden, ob Arbeitnehmern auch ein Auskunftsrecht, gestützt auf das Datenschutzgesetz, in Bezug auf Arbeitszeitunterlagen zusteht. Gemäss dem Arbeitsgesetz hat der Arbeitgeber (im Grundsatz) die Arbeitszeiten zu dokumentieren. Stünde einem Arbeitnehmer das Recht zu, solche Unterlagen zu verlangen, hätte er ein geeignetes Mittel in der Hand, um vor einem Prozess Beweismittel für einklagbare Ansprüche aus Überstunden- und Überzeitguthaben zu sammeln.

Das Obergericht Luzern hat in einem Entscheid das Einsichtsrecht in Bezug auf Arbeitszeitunterlagen verneint, dies mit der Begründung, dass es sich bei der Zeiterfassung und den entsprechenden Dokumenten um reine Tatsachenfeststellungen handle und dass daher für den Auskunftsanspruch das vorausgesetzte datenschutzrechtliche Interesse fehle. Auf der anderen Seite wird zum Teil argumentiert, solchen Unterlagen fehle bereits die Datenqualität im Sinne des Datenschutzgesetzes. Daher könnten diese auch nicht Teil einer Personalakte sein.

Möchte man der Luzerner Rechtsprechung folgen, müsste man Arbeitszeitunterlagen also weiterhin im Prozess mittels Edition verlangen. Das verlangt allerdings prozessual unter Umständen ein gewisses umständlicheres Vorgehen.