Erfolgreiches Onboarding ist keine Glückssache

Viele Unternehmen sind sich der Relevanz eines erfolgreichen Onboardings nicht bewusst. Dabei ist die Einarbeitung mitentscheidend für die zukünftige Einstellung und Loyalität gegenüber dem Unternehmen und auch für den Erfolg der Zusammenarbeit.

Bei Onboarding-Programmen geht es primär um Information. Mitarbeitende müssen alle wesentlichen Informationen erhalten, die sie für ihre Arbeit benötigen. Es geht aber auch um Integration. Mitarbeitende sollen Kontakte mit den für sie wichtigen Personen im Unternehmen schliessen. Nicht zuletzt zeigt sich in der Onboarding-Phase auch, ob das Unternehmen die Erwartungen der neuen Mitarbeitenden erfüllen kann und ob die im Bewerbungsprozess angepriesene Unternehmenskultur tatsächlich auch existiert.

Es beginnt bereits vor dem ersten Arbeitstag

Für Bewerbende ist es eine spezielle Zeit zwischen dem Abschluss eines Arbeitsvertrags und dem Antritt einer neuen Stelle. In dieser Zeit sollte der Kontakt aufrechterhalten werden, beispielsweise mit weitergehenden Informationen zum Unternehmen, zur Einarbeitung, zum ersten Arbeitstag oder mit einem gemeinsamen Mittagessen mit dem zukünftigen Team. Das hat den Vorteil, dass Bewerbende das neue Team schon vor dem Start informell kennenlernen und somit am ersten Arbeitstag das Eis bereits gebrochen ist.

Für viele Mitarbeitende ist es ausserdem hilfreich, wenn sie für die Dauer der Probezeit neben ihren Vorgesetzten einen «Götti» oder eine «Gotte» erhalten, an die sie sich informell wenden können. Auch hier ist eine vorherige Kontaktaufnahme denkbar.

Inhalte vermitteln

Informationen können neben Arbeitsabläufen und der Einführung in die neue Tätigkeit, Richtlinien und Prozesse sein, die für die tägliche Arbeit im Unternehmen unabdingbar sind. Darüber hinaus ist auch die Vorstellung der einzelnen Unternehmensbereiche ein geeigneter Inhalt. Neben diesen fachlichen Themen ist auch ein Rundgang durch das Unternehmen mit persönlicher Vorstellung hilfreich. Ob diese Inhalte alle in den ersten Tagen oder innerhalb der ersten Wochen präsentiert werden, ist abhängig von den Gegebenheiten des Unternehmens. Wichtig ist, dass neue Mitarbeitende nicht überfordert werden und nicht erwartet wird, dass sie alles bis ins kleinste Detail wissen.

Elementare Bestandteile sollten zudem regelmässige Rückblick- bzw. Feedback-Gespräche (zum Beispiel nach dem ersten Tag, nach der ersten Woche, nach dem ersten Monat) sein, um gegenseitige Erwartungen und Erfahrungen auszutauschen. Nicht zu vergessen ist die Vereinbarung von Probezeitzielen und Probezeitgespräche, idealerweise eines in der Mitte und eines zum Ende der Probezeit.

Onboarding goes digital

Es ist ratsam, bei den einzelnen Inhalten eines Onboarding-Programms auf eine Kombination unterschiedlicher Formen zu setzen. Persönliche Termine zum Kontaktaufbau mit Kolleginnen und Kollegen sowie den Vorgesetzten sind unabdingbar.

Zusätzlich ist es möglich, auf den Zug der fortschreitenden Digitalisierung aufzuspringen. Hierfür eignen sich Web-Based-Trainings, die ressourcenschonend sind und die individuellen Bedürfnisse der neuen Mitarbeitenden berücksichtigen. Diese haben den Vorteil, dass Inhalte orts- und zeitunabhängig und im eigenen Tempo erarbeitet werden können. Zudem eignen sich Web-Based-Trainings perfekt als Nachschlagewerke oder als Refresher. Die Unternehmen haben so auch die Möglichkeit nachzuvollziehen, ob die Mitarbeitenden die einzelnen Kurse abgeschlossen haben.

Nie ohne Struktur

Aufgrund des zunehmenden Fachkräftemangels in verschiedenen Branchen wird es immer wichtiger, Mitarbeitende schnell und professionell einzuarbeiten und auch langfristig an ein Unternehmen zu binden. Ein wichtiger Schritt in die richtige Richtung ist ein erfolgreiches Einführungsprogramm. Daher sollten Unternehmen in Zukunft nicht nur auf ein Training-on-the-Job setzen, sondern die Einarbeitung strategisch und durchdacht angehen, denn es gibt keine zweite Chance für den ersten Eindruck.