Fünf Tipps für eine reibungslose Rückkehr ins geliebte Büro

Tipp #1: Hybridarbeit effizient koordinieren

Unternehmen im gesamten DACH-Raum erkennen zunehmend die Vorteile koordinierter Hybridarbeit. Mitarbeitende sind erwiesenermassen bis zu 40 Prozent produktiver und 20 Prozent zufriedener, wenn sie die Arbeit im Homeoffice und im Büro sinnvoll koordinieren können. Mit Workplace-Management-Tools lässt sich diese Arbeitsweise effizient organisieren, denn Mitarbeitende können darüber unkompliziert ihre Woche planen und den Arbeitsort ihrer Kolleginnen und Kollegen einsehen.

Tipp #2: Desk Sharing

Desk Sharing ermöglicht Unternehmen, effizient auf kleinerer Bürofläche zu arbeiten, indem Mitarbeitende keinen festen Arbeitsplatz haben, sondern sich je nach Bedarf in verschiedenen Arbeitsbereichen niederlassen. Ohne die richtige Planung kann dies aber schnell im Chaos enden. Eine Workplace-Management-App vereinfacht die Organisation und reduziert den Aufwand für die Buchung eines Arbeitsplatzes auf zwei Klicks pro Tag. Die flexible Nutzung der Schreibtische fördert die Vermischung von Teams und verbessert den Informationsfluss sowie die Zusammenarbeit. Das kommt sowohl den einzelnen Mitarbeitenden als auch dem gesamten Unternehmen zugute, denn diese Aspekte tragen dazu bei, dass die Mitarbeitenden effizienter arbeiten sowie zufriedener und produktiver sind.

Tipp #3: Durch optimierte Büronutzung Kosten sparen

Hybridarbeit bietet nicht nur Vorteile für Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit, sondern kann auch erhebliche Kosteneinsparungen für Unternehmen ermöglichen. Buchen Mitarbeitende Ressourcen wie Arbeitsplätze über Workplace-Management-Tools, erfassen diese die Buchungsdaten und zeigen, welche Büroflächen stark frequentiert sind. Diese Analysen helfen Führungskräften, ungenutzte Flächen zu identifizieren und den Ressourcenverbrauch zu senken, beispielsweise durch Umwandlung von Einzelarbeitsplätzen in Meetingräume. Dies kann die Bürokosten um bis zu 30 Prozent senken. Flexibilität ist hierbei entscheidend: Festgelegte Bürotage für alle Mitarbeitenden lassen kaum Raum für Flächenreduktion und damit für Kosteneinsparungen.

Tipp #4: Digitale Tools erleichtern die Zusammenarbeit

Neben Workplace-Management-Tools sind auch andere digitale Lösungen entscheidend, um das Büro attraktiver zu gestalten. Flexibilität bei der hybriden Arbeit erfordert Tools für Kommunikation und Projektmanagement, da diese die synchrone und asynchrone Kommunikation erleichtern und helfen, den Fortschritt von Projekten transparent darzustellen. Die Datensicherung mithilfe von Cloud-Speichern ermöglicht zudem einen reibungslosen Arbeitsprozess und vereinfacht die gemeinsame Arbeit unabhängig von Zeit und Ort. Damit erleichtern die Tools die hybride Zusammenarbeit und machen auch die Rückkehr ins Büro attraktiver, da weniger Zeit für Abstimmungen benötigt wird und mehr Raum für produktiven Austausch bleibt. Für alle diese Tools gilt: Je besser sie in bestehende Lösungen integrierbar sind, desto einfacher ist die Umstellung - ein zentraler Punkt, um die Akzeptanz und Nutzung der Tools zu steigern.

Tipp #5: Personenzentrierte Führung

Trotz der vielfältigen Vorteile, die die Verwendung verschiedener digitaler Tools für die Attraktivität von Büros mit sich bringt, ist es unerlässlich, wichtige Soft Skills wie transparente Kommunikation und gute Führung nicht zu vernachlässigen. In hybriden Arbeitsumgebungen ist besonders der passende Führungsstil wichtig, denn Führungskräfte sind oft unsicher darüber, wie effizient ihre Teams arbeiten, wenn diese nicht regelmässig im Büro präsent sind. Um auf dem neuesten Stand zu bleiben, fragen sie teils regelmässig nach Updates oder kontrollieren jeden Arbeitsschritt. Dieses Mikromanagement kann bei den Mitarbeitenden zu Stress und Demotivation führen. Um solche negativen Auswirkungen zu vermeiden, sollten Führungskräfte einen personenzentrierten Ansatz wählen, der die Bedürfnisse der Mitarbeitenden berücksichtigt. Die langfristige Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens hängt davon ab, wie es sich im «War for Talents» positioniert und die Arbeitgeberattraktivität steigert.

Koordiniert zum geliebten Büro

Die Koordination hybrider Arbeit und die offene Kommunikation über Arbeitsorte und -zeiten bieten Führungskräften und Mitarbeitenden im gesamten DACH-Raum erhebliche Vorteile. Koordinierte Hybridarbeit steigert Produktivität sowie Zufriedenheit und verbessert die Planungssicherheit und Effizienz in Unternehmen.

Einst verlassene Büros bekommen so die Chance, wieder zu einem Ort der Kollaboration und des sozialen Austauschs zu werden. Für eine reibungslose Rückkehr ins Büro braucht es jedoch gezielte Anreize, die auf die Bedürfnisse der Belegschaft eingehen. So profitieren letztlich Unternehmen und Mitarbeitende gleichermaßen. Digitale Workplace-Management-Tools gepaart mit einem personenzentrierten Managementstil geben Unternehmen den richtigen Schwung in Richtung Future of Work.