Informationsflut eindämmen in fünf Schritten

Wenn Fokussierung und Produktivität unter der Flut von E-Mails und Anfragen über alle erdenklichen Kanäle leiden und sich Erschöpfung einstellt, müssen Informations- und Kommunikationsflut eingedämmt werden. Und das sind die wichtigsten Massnahmen:

1. E-Mail-Zeiten festlegen

Es gibt keinen Grund, zu jeder Tages- und Nachtzeit per E-Mail erreichbar zu sein und jedes Mail bei Eingang sofort zur Kenntnis zu nehmen. Das Aufpoppen und -pingen von Mails ist nichts anderes als ein permanenter Unterbrechungsmarathon. Sie kommunizieren effektiver und effizienter, wenn Sie Ihre Mails zu festen Zeiten bearbeiten, am besten zweimal am Tag. Sie defragmentieren so Ihre Arbeit und ermöglichen überhaupt erst, Tasks zu priorisieren statt dem «Sofort-Prinzip» zu folgen.

2. Konzentration vor Kommunikation

Lassen Sie sich von Ihren E-Mails nicht schon am Morgen das Heft aus der Hand nehmen. Statt den Arbeitstag mit der Bearbeitung von Mails zu beginnen, probieren Sie doch einmal aus, die ersten ein bis zwei Stunden am Morgen der Bearbeitung einer wirklich wichtigen Pendenz zu widmen, für die Sie volle Konzentration benötigen. Kommunizieren können Sie danach immer noch.

3. Kommunikationsanliegen bündeln

Nicht jedes Anliegen muss sofort bearbeitet werden. Die digitale Umwälzung der Kommunikation und die zunehmende Multitasking-Kultur haben dazu geführt, dass Kommunikation, Aktion und Reaktion meistens sofort und in Echtzeit stattfinden. Planung und Bündelung, zwei sehr einfache, aber effektive Organisationsprinzipien, geraten da ins Hintertreffen. Bevor man eine E-Mail-Flut auslöst oder dem Arbeitskollegen am Pult steht, sollte man sich fragen: Muss das wirklich sofort sein? Gibt es nicht bereits Kommunikationsgefässe, die ich für die Klärung dieses Anliegens nutzen kann? Wöchentliche Besprechungen zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitenden oder im Rahmen von Projekten und Teams können genutzt werden, um die E-Mail-Flut zwischendurch drastisch zu reduzieren.

4. Arbeitsplattformen

Auch technische Lösungen können helfen, den E-Mail-Verkehr überschaubarer zu machen. Statt Dokumente x-fach hin- und herzuschicken, können Arbeitsplattformen die gemeinsame Arbeit an Dokumenten erleichtern und den Kommunikationsaufwand reduzieren.

5. Auf «Nice to have» verzichten

E-Mail-Newsletter tragen einen erheblichen Teil zum Überquellen zahlreicher Postfächer bei. Auch wenn viele informativ sein mögen, empfiehlt es sich, nur das absolut Notwendige zu abonnieren und auf alles, was «nice to have» ist, zu verzichten. Die schiere Masse macht es Ihnen sonst immer schwieriger, Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden. Und wenn das «Überfliegen» von Mails zum Standard wird, verlieren Sie unter dem Strich mehr, als Sie gewinnen.

Fazit


Kommunikation ist kein Selbstzweck. Nutzen Sie sie bewusst als Arbeitsinstrument, statt sich von ihr den Tag diktieren zu lassen.