Make or Buy?

Die Banken- und Versicherungsbranche macht es derzeit vor: Sie lässt ihre HR-Dienstleistungen zunehmend von externen Anbietern oder konzerninternen Shared Service Centers erbringen, oftmals in osteuropäischen Ländern. Unwillkürlich drängt sich als Motiv der Gedanke der Kosteneinsparung auf. Greift dieser Denkansatz nicht etwas zu kurz? Für Alice Bally, Head HR Business Process Outsourcing des Beratungsunternehmens Wilhelm AG, sind Kosteneinsparungen nur ein Teil der Gleichung. Die Erwartungen und die Anforderungen an das Personalmanagement seien in den vergangenen zehn Jahren enorm gestiegen. Während in Grossunternehmen tätige HR-Spezialisten bei Zusatzprojekten häufig an personelle Kapazitätsgrenzen stossen, verfügen kleinere und mittlere Unternehmen nicht über genügend HR-Know-how, um alle HR-Aufgaben zu erledigen. «HR-Fachleute in KMU sind meist Generalisten, nicht Spezialisten», führt Alice Bally aus. Deshalb fehle diesen Unternehmen in vielen HR-Bereichen das notwendige Fachwissen. Zum Beispiel bei der Rekrutierung von neuen Mitarbeitenden im Ausland, bei der Produktionsverlagerung von Land A in Land B oder bei der Relocation von Mitarbeitenden. «Dafür braucht es jemanden, der den jeweiligen Markt und die lokalen Gesetze kennt.» Deshalb biete es sich in solchen Fällen an, die notwendigen Kompetenzen bei Bedarf einzukaufen. Damit sei das Unternehmen schneller in der Umsetzung von HR-Projekten, könne qualitativ bessere HR-Dienstleistungen erbringen und das, ohne die Fixkosten durch Festanstellungen unnötig in die Höhe zu treiben. Eine Einschätzung, die Dorothea Maier, Inhaberin von Onsight HR Services, weitgehend teilt. «Für kleine und mittlere Unternehmen lohnt es sich häufig nicht, eine HR-Fachperson anzustellen, denn diese ist mit den HR-Tätigkeiten meist nicht ausgelastet.» Das sei nicht wirtschaftlich. Werde in einem KMU trotzdem jemand mit HR-Aufgaben beschäftigt, habe diese Person meist die Rolle eines «Administrations-allrounders» und verfüge über keine umfassenden HR-Kenntnisse. Die anfallenden HR-Tätigkeiten erledige dieser KMU-Mitarbeitende nebst den übrigen Administrationsaufgaben. Risiken einer Festanstellung im HR ortet Dorothea Maier bei KMU dort, wo sich ein Kleinunternehmen eine ausgebildete HR-Fachkraft leistet, aber bei einem Ausfall des HR-Spezialisten kein Backup hat.

Outsourcing-Trends

Outgesourct wird nicht nur, um Kosten einzusparen, Know-how einzukaufen oder Engpässe zu überbrücken, sondern auch, wenn die HR-Tätigkeiten strategisch von geringer Bedeutung sind. So ortet Daniel Hieke, Senior Partner und Mitinhaber von Directis, weiteres Outsourcing-Potenzial bei Themen wie der Lohnbuchhaltung, die wenig «Management Attention» geniessen, aber HR-Ressourcen binden und auf die strategische HR-Entwicklung wenig Einfluss haben. Während kleinere Unternehmen häufig Prozesse outsourcen, für welche intern die notwendigen Fähigkeiten fehlen, handeln Grossunternehmen strategischer, sind sich die drei befragten Experten einig. So hätten zahlreiche Konzerne ihre administrativen Bereiche schon vor Jahren in Shared Service Centers zusammengeführt. Nun würden sie einen Schritt weiter gehen: «Die internen Synergiepotenziale sind weitgehend ausgeschöpft», sagt Daniel Hieke. «Das Outsourcing der Shared Service Centers oder Teile davon sind demnach die nächstlogischen Schritte.» Gründe dafür ortet er im Wettbewerbsdruck und der stark schwankenden Auslastung der internen Ressourcen. «Die Unternehmen beziehen HR-Dienstleistungen nur noch dann, wenn sie diese benötigen.» HR-Fachkräfte auf Vorrat und für Spitzenauslastungszeiten zu engagieren, sei für sie passé.

Payroll und Recruiting auslagern

Weil sich das Arbeits- und Sozialversicherungsrecht von Land zu Land häufig erheblich unterscheide und sich ständig verändere, würden speziell Payroll-Dienstleistungen zunehmend von dezentral tätigen Outsourcing-Partnern erbracht, so seine Wahrnehmung. «Unter solchen Umständen muss man sich schon überlegen, ob man ein Payroll-System, welches die lokalen Gesetzesanforderungen nur unvollständig oder knapp abzubilden vermag, redundant betreibt oder nicht lieber vollständig outsourct.» Während Shared Services für Daniel Hieke zunehmend das Verfallsdatum erreichen, sind sie für Dorothea Maier weiterhin gefragt. Gemäss ihrer Trendprognose werden zudem administrative HR-Tätigkeiten verstärkt in europäische Länder mit Tieflohnniveau verlagert und Mitarbeitende mit sogenannten Employee-Self-Service-Systemen dazu angehalten, vermehrt HR-Aufgaben zu übernehmen. Etwa, indem sie gewisse Stammdaten wie ihre Adressen selbst mutieren.

Der Trend zur vollständigen Auslagerung administrativer Tätigkeiten setzt sich fort. Zunehmend werden jedoch auch «höherwertige» HR-Dienstleistungen wie das Recruiting an externe Dienstleister vergeben. «Viele Unternehmen haben Mühe, Spezialisten oder Führungskräfte zu rekrutieren», so Hieke. Zudem müssten immer mehr Firmen eine grosse Zahl an Bewerbern betreuen: «Das überschreitet ihre Rekrutierungskapazität» und lenke die HR-Ressourcen in eine falsche Richtung, denn HR-Fachleute «sind mit der Rekrutierung von weniger qualifizierten Mitarbeitern genauso beschäftigt wie mit jener von Hochqualifizierten». Somit bietet sich HR-Outsourcing an beiden Enden des Rekrutierungsspektrums an: um die Menge an unzähligen Bewerbungen für weniger anspruchsvolle Stellen zu bewältigen und um Fach- und Führungskräfte gezielt anzusprechen. Eine Tätigkeit, die nicht allen HR-Fachkräften liege, meint Hieke: «Das ist harte telefonische Akquisition und Überzeugungsarbeit.»

Prinzipiell könnten beinahe alle Teile der HR-Wertschöpfungskette ausgelagert werden. Doch soll man wirklich tun, was machbar ist? «Die strategische HR-Arbeit lässt sich nicht delegieren», meint Alice Bally. «Berater können unterstützen, aber das HR muss die Verantwortung für die HR-Strategie übernehmen.» Für Dorothea Maier ist ein Outsourcing umso schwieriger, «je komplexer eine Aufgabe ist und je mehr sie die Unternehmenskultur beeinflusst». Wo zudem viel Firmenwissen vermittelt werden müsse und dieses ständig aktuell zu halten sei, lohne sich Outsourcing «vermutlich nicht», ergänzt Daniel Hieke. Unternehmen sollten nur das selbst tun, was zu ihren Kernkompetenzen gehöre, und den Rest outsourcen.