«Priorisiert, lasst los und geniesst eure Arbeit»

Herr Krengel, wie definieren Sie Zeitmanagement?

Martin Krengel: Zeitmanagement ist für mich die Kunst, das Maximale aus seinen Ressourcen – Zeit, Energie, Nervenkraft und finanzielle Mittel – herauszuholen. Das heisst, Zeitmanagement ist eigentlich ein verfehlter Begriff, denn Zeit kann man an sich nicht managen. Aber man kann an sich, an seinen Gedanken und seinen Handlungsroutinen arbeiten – also Selbstmanagement.

Seit wann und warum ist Zeitmanagement ein Thema?

Zeitmanagement war schon immer ein Thema, das vor allem mit der Industrialisierung aufkam. Leute wie Henry Ford haben sich damals Gedanken gemacht, wie man Produktionsabläufe standardisieren und automatisieren kann. Seitdem gibt es Zeitmanagement und Ressourcenmanagement.

Zeitmanagement ist also nicht nur ein Trend, der wieder vorübergeht?

Heute ist es ein grosses Modethema, das sehr stark von der Technologie getrieben wird. Der Trend wird auch wieder ein bisschen abflachen. Am Ende geht es einfach darum, seine Ziele zu erreichen. 

Warum ist Zeitmanagement wichtig für unsere Ausgeglichenheit?

Es ist wie mit einem guten Bild. Die Kunstwerke von Rembrandt arbeiten etwa sehr stark mit Schatten und negativen Flächen. Ein gutes Bild entsteht durch gute Kontraste. Ähnlich ist es bei der Work-Life-Balance. Hier geht es um den Kontrast zwischen Einschalten und dadurch produktiv sein und dem Ausschalten und faul sein. Je besser man abschalten kann, desto einfacher kann man wieder einschalten.

Der Chef möchte kurzfristig eine Besprechung. Doch eigentlich sollte ich Feierabend machen, da ich noch eine Masterarbeit zu schreiben habe – und mein Partner wartet auch schon Zuhause auf mich. Wie funktioniert Zeitmanagement, wenn ich mehrere Deadlines habe, die sich nicht miteinander vereinbaren lassen?

Innerhalb unserer To-Do-Liste gibt verschiedene Aufgaben:

• Solche, die wir zu erledigen haben.
• Solche, die uns schneller und weiter voranbringen.
• Solche, die eher unwichtig sind.

Indem ich mich bei einer Zeitverknappung stärker auf die wirklich wichtigen Aufgaben fokussiere, kann ich trotz Zeitdruck und sich konkurrierender Zeitziele einige schaffen. Man wird nie alle schaffen, aber man kann jedes Projekt ein Stück weit voranbringen oder priorisieren.

Wie kann man Zeitmanagement lernen?

Zeitmanagement kann man lernen, aber da es sich um ein Selbstmanagement handelt, braucht es eine Weile, immer wieder Impulse zu setzen. Deswegen habe ich die «Golden Rules» geschrieben, ein Buch mit 50 inspirierenden Regeln, die man immer wieder zur Hand nehmen kann, um neue Impulse und Ideen zu bekommen. 

Welche positiven Folgen hat richtiges Zeitmanagement auf unsere Leistungsbereitschaft?

Ein Mensch will Selbstwirksamkeit und Selbstbewusstsein spüren. Das erreicht er, indem ihm Dinge gut und schnell gelingen. Zeitmanagement sorgt dafür, dass man seine Aufgaben schneller, besser und in kleineren Etappen erreicht. Damit werden jedes Mal, wenn man einen Zwischenschritt erreicht hat, Endorphine ausgeschüttet. Diese sind sehr motivierend, um weiterzumachen.

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Und welche positiven Effekte hat richtiges Zeitmanagement für den Arbeitgeber?

Es ist unerlässlich, diese Ressource des Mitarbeiters zu fördern und fordern, denn ein ineffizient arbeitender Mitarbeiter kann nicht nur nicht sein Geld wert sein, er kann dem Unternehmen auch richtig schaden, indem er Prozesse erschwert, verlangsamt, verhindert oder einfach falsch macht.

Wie konkret sorgen Sie für ein richtiges Zeitmanagement?

Drei Dinge, die mir dabei extrem helfen, sind folgende:

1. Die schwierigste Aufgabe zuerst zu machen. Wenn ich arbeite, schreibe ich. Und zwar an einem neuen Buch. Dann bleibt alles andere erstmal liegen. Damit stelle ich sicher, dass ich die wertvollste Ressource, die ich habe, nämlich neue, inspirierende Gedanken, in meinen Tag integriere. Man kann dies auch als Froschaufgabe bezeichnen, wenn man in der Früh als erstes einen grossen, unangenehmen Frosch essen oder fangen muss. Danach kann der Tag nur besser werden.
2. Loslassen. Viele – gerade junge – Menschen tun sich sehr schwer, loszulassen. Das geht mir nicht anders. Ich habe experimentiert und mittlerweile drei, vier sehr zuverlässige Dienstleister gefunden, die mir in verschiedenen Bereichen Arbeit abnehmen. Dazu zählen zum Beispiel die Kundenbetreuung, Rechnungslegung oder Buchhaltung. Das entlastet mich enorm und hält mir den Kopf frei für die wirklich wichtigen Dinge.
3. Geniessen. Ich lasse es mir gut gehen, wenn ich arbeite. Gerade jetzt, während ich diese Zeilen schreibe, sitze ich in Cartagena in Kolumbien in einem wunderschönen Café mit bunten Farben, einem wunderbar duftenden Matcha-Tee und leckerem Kuchen. Das heisst, wenn ich arbeite, macht es mir richtig Spass und anstatt dass ich mich mit einem Freund unterhalte, unterhalte ich mich mit meinen Lesern. So merkt a) der Leser, dass ich Spass habe, mich mit ihm zu unterhalten und b) fällt es mir dabei leicht, mich zum Arbeiten zu motivieren.