Überstunden bei 
Kadermitarbeitenden

Zunächst muss man sich einmal mehr vor Augen führen, dass der Kaderstatus eine schweizerische Eigenart ist und der Gesetzgeber diese Mitarbeiterkategorie gar nicht kennt. Vergeblich sucht man im OR oder im Arbeitsgesetz nach Regelungen für Kaderangehörige.

Wer ein Kadermitarbeiter ist, scheint zwar jeder und jedem klar zu sein. Dies, obwohl es keine Definition für diesen Status gibt, geschweige denn, dass eine gesetzliche Regelung herangezogen und mit ihr den Kader-Begriff erklärt werden könnte.

Auf die Frage, was einen Kadermitarbeitenden von einem Mitarbeitenden unterscheide, bekommt man daher sehr verschiedene Antworten. Meist wird der Unterschied damit begründet, dass Kaderleute im Gegensatz zu Mitarbeitenden keine Zeit aufschreiben. Aha!

Achtung Personalreglement

Es scheint ein grundlegendes Merkmal zu sein, dass Kadermitarbeitende nicht den gleichen Anspruch auf Überstundenabgeltung haben, wie dies bei «gewöhnlichen» Mitarbeitenden der Fall ist. Von Kaderleuten wird mehr Einsatz erwartet, dafür haben sie oftmals einen höheren Lohn oder mehr Ferien.

Gleichwohl werden allgemeine Personalreglemente auch auf Kaderangestellte angewendet, sofern es nicht eigene, separate Anstellungsbedingungen gibt. Darin liegt hinsichtlich des Überstundenanspruchs schon die erste Problematik.

Wird eine wöchentliche Arbeitszeit im Reglement vorgegeben, muss diese im Kaderarbeitsvertrag wieder relativiert werden. Sobald eine vertragliche – oder reglementarische – Stundenzahl vorgegeben ist, lässt sich definieren, welcher Bereich als Überstunden gilt. Allein aufgrund der Tatsache, dass der Mitarbeitende dem Kader angehört, kann man nicht von einer automatischen Wegbedingung der Überstunden ausgehen.

Besteht das Verständnis, dass keine Überstunden geltend gemacht werden können, muss dies explizit geregelt sein. Entweder, indem die vertraglich vorgegebene Arbeitszeit als blosse Richtlinie erklärt wird oder die Geltendmachung einer Überstundenkompensation oder -entschädigung ausdrücklich wegbedungen wird. Sinnvoll ist es, eine klare, unmissverständliche Regelung zu treffen. Nichts dazu zu sagen, stellt für den Arbeitgeber ein Risiko dar.

Freiwillige Mehrleistung

Nicht jede Stunde, welche die übliche oder vertragliche Arbeitszeit übersteigt, ist eine Überstunde. Viele Mitarbeitende arbeiten von sich aus länger, weil sie beispielsweise eine Arbeit erledigen möchten, ohne dass eine betriebliche Notwendigkeit besteht. Gerade wenn die Arbeitszeiten flexibel gestaltet werden können, finden sich starke Arbeitszeitschwankungen.

Freiwillige Mehrstunden, die beispielsweise bei Gleitzeit entstehen, sind keine Überstunden. Wie man mit diesen freiwilligen Mehrstunden umgeht, ist abhängig von der Unternehmenskultur. Viele Unternehmen lassen einen Ausgleich der Stunden zu, was einer Kompensation gleichkommt. Oftmals wird eine Obergrenze eingeführt, bis zu welcher Mitarbeitende in Eigenverantwortung Mehrstunden anhäufen können. Die Stunden, die über diese Grenze hinausgehen, werden entschädigungs- und kompensationslos gestrichen, wenn es sich nicht um angeordnete oder bewilligte Überstunden handelt.

Hierin zeigt sich die Führungsproblematik. Freiwillige Mehrstunden können zu entschädigungspflichtigen Überstunden werden, wenn der Vorgesetzte diese als betriebliche Überstunden nachträglich bewilligt. Der Vorgesetzte sollte von Anfang an die Frage stellen, ob diese Mehrstunden aus Betriebssicht tatsächlich nötig waren. Wenn dies nicht der Fall war, sollten sie nicht bewilligt werden. Einmal genehmigte und bewilligte Überstunden können nicht mehr negiert werden.

Mehrstunden, die der Kadermitarbeitende freiwillig geleistet hat, für die kein betriebliches Bedürfnis vorlag und die nicht bewilligt wurden, muss der Mitarbeitende im Hinblick auf einen Austritt aus dem Unternehmen selbstständig ausgleichen. Tut er dies nicht, verfallen die Gleitzeitstunden und er kann keine Auszahlung geltend machen.

Die freiwillig geleisteten Mehrstunden wandeln sich allerdings in entschädigungspflichtige Überstunden um, wenn der Mitarbeitende diese innerhalb der Kündigungsfrist nicht mehr ausgleichen kann, weil die betrieblichen Bedürfnisse eine Kompensation nicht zulassen. Weil freiwillige Mehrstunden und betrieblich bedingte Überstunden unterschiedlich behandelt werden – das gilt auch für Nicht-Kadermitarbeiter – sollten diese separat erfasst werden.

Heimliche Auflistung

Immer wieder kommt es vor, dass Mitarbeitende vor oder nach ihrem Austritt aus dem Unternehmen eine Auflistung ihrer angeblichen Überstunden präsentieren und eine Auszahlung verlangen. Solange es sich um eigene Aufzeichnungen des Mitarbeitenden handelt, die er erst nachträglich präsentiert, dürfte er es schwer haben, diese Stunden erfolgreich geltend zu machen. Den Mitarbeitenden trifft nämlich eine Anzeigeobliegenheit. Bringt er seine Mehrstunden dem Arbeitgeber nicht zur Kenntnis, verliert er den Anspruch auf Entschädigung oder Kompensation.

Aber aufgepasst, der Arbeitgeber, der von den Mehrstunden Kenntnis hatte, kann sich ebenso wenig erfolgreich auf den Standpunkt stellen, der Mitarbeitende habe die Überstunden ja vorher nie geltend gemacht. Denn elektronische Kalendereintragungen oder Rapporte können je nach Umständen darauf hindeuten, dass der Arbeitgeber von den Überstunden wusste. Die Arbeitszeiterfassung, die ja auch für Kadermitarbeitende gilt, ist natürlich der entscheidende Faktor, warum Mehrstunden nicht mehr als inexistent erklärt werden können.

Doch es ist möglich, deren Handhabung vorgängig vertraglich zu klären und ausdrücklich festzuhalten, dass kein Anspruch auf Überstunden besteht. Damit ist allenfalls noch die Diskussion zu führen, ob die Mehrleistung Überzeit darstellt, über welche die Parteien ja nur begrenzt eine Vereinbarung treffen können.

Für gewisse Kategorien von Mitarbeitenden, insbesondere für Büromitarbeitende, besteht die Möglichkeit, auch die ersten 60 Überzeitstunden vertraglich vollständig wegzubedingen. Nutzt ein Arbeitgeber die Möglichkeiten der vertraglichen Wegbedingung, wird er bei korrekter Umsetzung der Arbeitszeiterfassung keine hohen Mehrstundensaldi haben. Eine ausdrückliche Regelung schafft Klarheit und Gleichbehandlung und hilft den Vorgesetzten in der Führung.