Vendor Management unterstützt Recruiting

Stellen Sie sich vor Personalvermittler A schickt den CV von Hansli Meier an die Recruitingabteilung der Big-in-Business & Co. AG (BIBCO)? Er hält sich dabei an den Prozess, gibt vielleicht die Bewerbung auch über das firmeneigene Recruiting-Tool ein.

Personalvermittler B schickt den gleichen CV direkt an die Linie. Er beachtet dabei gar nichts, ist aber ein paar Tage schneller als A. Gleichzeitig liest Hansli Meier das Inserat der BIBCO AG und bewirbt sich kurzerhand selbst. Was passiert, wenn Meier eine Stelle bei BIBCO bekommt? Welcher Vermittler erhält eine Provision? Und in welcher Höhe?

Vendor Management schafft Leitplanken

Mit solchen Fragestellungen beschäftigt sich das Vendor Management. Es ist verantwortlich dafür, dass die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern reibungslos und transparent funktioniert. «Hauptproblem des Vendor Managements ist, wenn jede Abteilung ihr eigenes Ding macht», sagt Peter Eichenberger, selbständiger HR-Consultant und ehemals bei der UBS für das Vendor Management verantwortlich. Schnell geraten so die Kosten ausser Kontrolle und auch die Qualität lässt sich viel schwerer überwachen, wenn die Zusammenarbeit dezentral organisiert ist.

Ein Grossteil der Unternehmen arbeitet mit Personalvermittlern zusammen. Selbst verfügen viele nicht über ausreichende Ressourcen für umfangreiche oder suchintensive Rekrutierungen. Doch die Zusammenarbeit mit den Personalberatern ist oft nicht genau geregelt. Unverlangt eingesendete Dossiers flattern zuhauf ins Haus und verursachen viel Arbeit. Stellen Unternehmen einen solchen Kandidaten ein, akzeptieren sie die Bedingungen der Vermittler, solange sie keine eigenen Rahmenverträge haben.

«Zum Teil hat ein und derselbe Vermittler für vergleichbare Profile in einer Geschäftseinheit 15 Prozent und in der anderen 20 Prozent Provision verlangt», sagt Julia Cierny, Senior HR Consultant bei SIX, einem zentralen Dienstleister für den Schweizer Finanzplatz mit hierzulande rund 2500 Mitarbeitenden.

Überhaupt ist es ohne zentrales Vendor Management schwer, sich über verschiedene Geschäftsbereiche hin zu organisieren. Cierny berichtet von einem Fall, bei dem eine Einheit schon gar nicht mehr mit einem bestimmten Vermittler zusammenarbeitete, während in einer anderen die Kooperation weiterging.

«Es ist also im Interesse der Unternehmen diese externen Dienstleistungen zu kanalisieren und zu straffen. Denn Chaos und Kostenexplosionen kann sich niemand mehr leisten», so Eichenberger. Ein Weg dorthin sind Rahmenverträge, die gleiche Bedingungen für alle Anbieter schaffen.

Das Preferred Supplier Modell

Eine weitere Möglichkeit ist ein so genanntes Preferred Supplier Modell. Bei SIX wurde genau das im vergangenen Jahr umgesetzt. Mit rund 50 Personalvermittlern hatten die verschiedenen HR-Verantwortlichen in den Divisionen bis dahin zusammengearbeitet. «Vorher wurden wir mit Dossiers regelrecht zugeschüttet», erinnert sich Cierny, die als Projektverantwortliche zuständig dafür war, die Prozesse zu verschlanken.

Und auch die Kosten für Rekrutierungen waren sehr hoch. Doch SIX war auf die Hilfe der Personalvermittler angewiesen, unter anderem auch weil die Arbeitgebermarke nach der Fusion von 2008 noch eher gering war.

Seit letztem Sommer hat sich einiges geändert. «Wir rekrutieren jetzt viel mehr direkt und weniger mit Vermittlern», so Cierny. In jedem Inserat stehe, dass nur noch Direktbewerbungen angenommen werden. Und auch die Anzahl der ausgewählten Personalvermittler ist geschrumpft: Nur noch rund ein Dutzend so genannte Preferred Supplier stehen im Moment auf der Liste. Durch ein neues E-Recuiting-Tool ist der ganze Prozess viel einfacher und übersichtlicher geworden. Jeder Bewerber kann sich online registrieren. Es gibt keine Papierdossiers mehr, die sich stapeln.

Zu Spitzenzeiten hatte das HR jährlich bis zu 10 000 Bewerbungen begutachtet. «Auch der Umgang mit den Dossiers ist ganz anders. Wir müssen uns diese jetzt aktiv aus dem Tool holen», so Cierny. Sechs Wochen lang versucht das HR Stellen direkt zu besetzen. Erst wenn sich intern oder extern niemand bewirbt, werden Personalvermittler eingeschaltet.

Jene Personalvermittler, die nun bei SIX auf der Liste stehen, erfüllen gewisse Kriterien. Es sind grosse wie auch kleinere Anbieter darunter, die sich auf Nischen spezialisiert haben. Geschafft haben es jene, mit denen SIX in der Vergangenheit konstant positive Erfahrungen gemacht hat, eine hohe Qualität der Dossiers liefern und die sowohl das Unternehmen mit seiner Kultur als auch die Kandidaten gut kennen.

Vertrauensverhältnis mit Vermittlern aufbauen

Weil Vermittlung ein Vertrauensgeschäft ist, will SIX auch zu den Vermittlern ein partnerschaftliches und langfristiges Verhältnis aufbauen: «Wir haben deshalb alle Vermittler, für die wir uns entschieden haben, zu einem persönlichen Gespräch eingeladen, ihnen unser neues Modell erklärt und gemeinsam die neuen Allgemeinen Geschäftsbedingungen angeschaut. Uns ist es wichtig, transparent zu sein und für alle die gleichen Konditionen zu haben.» Natürlich hätten einige Vermittler enttäuscht reagiert, weil sie trotz jahrelanger Zusammenarbeit nicht auf der Liste standen. «Aber es ist keine starre Liste, sondern wird regelmässig überprüft. Alle die darauf sind, wissen, dass von ihnen hohe Qualität erwartet wird und jeder ersetzbar ist.»

Während 2011 jede dritte Einstellung über Vermittler lief, ist es heute noch jede zehnte. Dadurch wurden die durchschnittlichen Rekrutierungskosten pro Stelle um rund 40 Prozent gesenkt. «Sensationell», findet Cierny.

Einen etwas anderen Weg geht die Swisscom. Dort ist Ursula Stähli im Kompetenzzentrum Recruitment zuständig für das Partner Management, wie es beim Telekommunikationsunternehmen heisst. Seit viereinhalb Jahren laufen alle Vorgänge im Zusammenhang mit Personaldienstleistern über Stählis Tisch. Seither hat sich viel verändert. Zuvor hätten die Dienstleister einfach irgendwo in der Linie versucht, ihre Kandidaten unterzubringen. «Aber die Linie ist in der Regel nicht daran interessiert, mit Personalvermittlern zu reden. Denn letztlich ist Recruiting nun einmal Aufgabe des HR.»

Eine Liste mit bevorzugten Dienstleistern gibt es bei Swisscom allerdings nicht. Alle Stellen seien grundsätzlich öffentlich ausgeschrieben, auch Personaldienstleister können, Dossiers einzureichen. «Wir denken, dass es das Sichtfeld einschränkt, wenn man die Anzahl der Dienstleister limitiert. Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten mit 10 Dienstleistern zusammen und der Elfte hat bessere Dossiers», sagt Ursula Stähli. «Für uns sind vor allem ICT-Kandidaten wichtig und die sind nun einmal derzeit knapp. Wir haben 300 offene Stellen, da wollen wir uns nicht einschränken.» Natürlich sei das aufwendiger.

Die Contractors einbeziehen

Weitere Kreise zieht das Thema Vendor Management, wenn man auch noch die sogenannten Contractors einbezieht. Das sind externe Dienstleister, die bei einer anderen Firma angestellt sind, aber im eigenen Unternehmen arbeiten. Zum Teil über Jahre. Wird in einem solchen Beispiel ein Preferred Supplier System eingeführt, kann das problematisch werden. «Dann werden Menschen aus den Abteilungen entfernt, weil das Unternehmen mit deren Arbeitgeber nicht mehr zusammenarbeitet», weiss Peter Eichenberger. «Hier sollte das Vendor Management dringend auf das tatsächlich vorhandene Knowhow achten. Strafft man die Anbieterliste zu sehr, kann es sein, dass man Leute mit wertvollen Erfahrungen gehen lassen muss und keinen Ersatz findet.

Es ist eine Gratwanderung, sicherzustellen, dass mit den ausgewählten Anbietern das Business betrieben werden kann», sagt Peter Eichenberger. «Ein wie auch immer strukturiertes Vendor Modell brauche Flexibilität, um auch mit kleineren Anbietern zusammenarbeiten oder den Anbieter auch wechseln zu können.»