Digitalisation RH et dématérialisation: se poser les bonnes questions

Amorcer la transformation digitale représente aujourd’hui un véritable levier pour les entreprises Suisses afin d’être compétitives au niveau international et de valoriser leur marque employeur. Pour la fonction RH, la dématérialisation de l’ensemble des processus représente une phase clé de la transformation digitale. La multiplicité des projets de dématérialisation, en droite ligne avec la transformation digitale de notre société, est le reflet des profondes mutations de la fonction RH. Les opérationnels RH doivent devenir de véritables leviers de performance pour leur entreprise, proposer des tâches à forte valeur ajoutée pour ne plus être identifiés comme centre de coûts.

Pour instaurer une culture digitale et réussir un projet de dématérialisation de l’ensemble des processus RH, celui-ci doit être appuyé et validé par la direction de l’entreprise, au travers d’actions de communications ciblées à tous les niveaux décisionnels et opérationnels. La dématérialisation des processus RH induit des changements organisationnels qui bouleversent le business model existant de l’entreprise, et peut conduire à une résistance des employés par manque d’adhésion. La conduite du changement ne devra pas être négligée et il faudra sensibiliser les nouveaux utilisateurs au bien-fondé de cette démarche.

Avant de se lancer dans un projet d’envergure, il est recommandé de faire un état des lieux des processus RH existants, bâtir une stratégie innovante pour identifier les gains et la rentabilité induits par la mise en place d’une dématérialisation intégrale ou partielle. Pour les RH, la mise en place d’un projet de dématérialisation représente une excellente occasion d’envisager le projet d’un point de vue global sur l’ensemble des documents RH (fiches de salaires, notes internes, relevés d’heures, signature électronique des contrats de travail, etc.), le tout via une solution online sécurisée, type coffre-fort numérique, modulable, disruptive et évolutive en mode SaaS.

Mais ce chantier dématérialisation doit également couvrir et revisiter tous les périmètres d’action des RH, comme le recrutement, la gestion des talents, l’intégration du candidat (onboarding), l'ingénierie de formation, etc. De nombreux acteurs coexistent sur le marché de la dématérialisation. Certains éditeurs offrent des fonctionnalités RH dématérialisées dans leur domaine de prédilection quand d’autres se spécialisent (voir la plateforme PeopleDoc). Comme le mentionne l’étude Markess sur les atouts de la dématérialisation des processus RH, certains DRH se sont mis en mode self-service sur des plateformes online pour améliorer et raccourcir les coûts de traitement des données.

La digitalisation et la dématérialisation des processus liés à la fonction RH permettent, en finalité, de gagner en agilité grâce à une réorientation sur des missions plus stratégiques.