La transformation induite par le déplacement de l'IMAD à Pont-Rouge

Le récent déménagement du siège de l’IMAD est emblématique des transformations culturelles et stratégiques induites par la reconfiguration des espaces de travail. Lancée en 2019 juste avant la pandémie, dans une situation de crise puisque leur ancien bail à Carouge a été résilié, la transition s’achève en juin 2023 avec l’ouverture du nouveau siège de l’IMAD dans le quartier de Pont-Rouge. Cette transformation représente une réduction des espaces de bureaux de 50%, la suppression des places attitrées et la création de différents étages dédiés à l’accueil du public (rez), à la formation (1er) et à la dynamique collaborative (3e). Près de 350 personnes ont leur place de travail sur ce site, sur les 2200 collaborateurs·trices de l’institution (qui accompagnent 18 000 patients·es). Le site de Pont-Rouge devient un moteur de la transformation culturelle, organisationnelle et managériale de l’IMAD, face à ses défis stratégiques, sociaux et environnementaux.

Dynamique collaborative

Première clé de lecture: la dimension collaborative. La direction organise des workshops, des enquêtes et des visioconférences pour comprendre la perception des employés du nouveau site. Antoine Bazin explique: «La transformation culturelle à l’IMAD se réalise notamment au travers de la dynamique collaborative à tous les niveaux. C’est notre objectif stratégique #9 Ensemble. Soit: faire avec et pour les collaborateurs. La dynamique Pont-Rouge a été conçue dans cet état d’esprit. Ces interactions ont permis de récolter beaucoup d’idées, de les mettre en œuvre et de créer une forte adhésion au projet. Certes cela exige plus d’efforts en amont, mais le résultat final est remarquable et beaucoup plus durable.»

Ancienne DRH, nommée secrétaire générale de l’IMAD en septembre 2024, Ayah Ramadan complète: «L’un des principaux enjeux RH fut d’appréhender les craintes. Il ne s’agit pas simplement d’obtenir leur accord. Les individus ont pu se projeter dans le nouvel espace de travail et comprendre les spécificités du nouveau mode de fonctionnement.»

Passage en flex office

Des visites sur le terrain sont organisées et plusieurs projets pilote proposés en amont. Un exemple de cette démarche participative? «Le passage au flex office. Dans le nouvel espace, les collaborateurs·trices changent de bureau tous les jours en réservant leur place de travail, avec une réduction des affaires personnelles et de l’utilisation du papier importante, plus de photos de famille ni dossiers laissés le soir en partant. Nous avons proposé plusieurs mises en situations de ce nouveau modèle de travail…», détaille Antoine Bazin. Un autre casse-tête RH fut la conception d’un système d’identification afin de savoir qui est où au bureau, puisque les places attitrées ont été supprimées. Antoine Bazin précise: «Nous avons proposé plusieurs modèles. Le personnel a choisi un dispositif d’autoidentification.»

Adapter les espaces à l’activité

Ayah Ramadan ajoute: «Le but n’était pas seulement de créer des lieux esthétiquement beaux, mais qui correspondent aux besoins de l’activité: travail collectif, tâches de concentration, entretiens confidentiels... Architecturalement, l’espace devait refléter nos activités. Cela a permis de rassurer les collaborateurs qu’ils allaient pouvoir mener ces différentes tâches dans de bonnes conditions.»

Alignement stratégique

Plus qu’un simple déménagement, cette transformation a permis un changement de culture avec l’institutionnalisation du télétravail et du renforcement de l’autonomie, de la responsabilisation et la valorisation du management à la confiance. Antoine Bazin commente: «Ce sont des sujets fondamentaux qui reflètent notre manière d’encadrer et d’organiser le travail. Ce mode de travail basé sur le flex office est une des réponses à la stratégie Cap’139 de l’IMAD en matière de flexibilisation de temps de travail. Elle est aussi incarnée par la direction qui elle aussi n’a plus de bureaux fixes et se déplace désormais dans les nouveaux espaces selon son activité.»

Cette transformation s’est aussi faite au travers de la suppression de l’attribution d’espaces de bureau par direction. À Pont-Rouge, ce sont désormais plusieurs «villages» qui regroupent plusieurs directions. Un levier fondamental pour supprimer les silos et favoriser la co-construction. 

L’exemple des places de parc est un autre cas emblématique de ce changement de culture. Antoine Bazin explique: «Nous aurions pu proposer une évolution dans l’attribution des places de parc en réduisant leur nombre par exemple. Mais nous avons décidé de les supprimer, en privilégiant des solutions de mobilité douce et la proximité avec les transports publics. Le message était clair: nous sommes dans une logique de transformation et elle va s’appliquer à tous les domaines.»

Durabilité et inclusion

La responsabilité sociale est un autre axe stratégique de l’IMAD qui se reflète dans cette transformation des espaces de travail. Le nouveau bâtiment a été construit aux normes Minergie. La gestion des déchets, les lumières, le bruit et l’emplacement du siège de Pont-Rouge au cœur de la commune de Lancy s’inscrivent tous dans une logique de durabilité, alignée avec la politique de mobilité du canton de Genève. Depuis sa création, l’IMAD développe des partenariats avec des entreprises sociales et s’engage pour l’inclusion. À Pont-Rouge, l’institution a souhaité promouvoir la santé mentale à travers un partenariat avec la Fondation Trajet qui assure avec ses collaborateurs la gestion du restaurant.

Enfin, pour préserver cette nouvelle philosophie, l’institution a fixé quelques règles. Antoine Bazin précise: «Nous savons bien que les vieilles habitudes reviendront au galop si nous ne restons pas vigilants. Toutes les demandes d’évolution de notre site de Pont-Rouge doivent être validées par la direction. Nous avons aussi créé une petite cellule transversale à toutes les directions qui veille au maintien de la culture et du dispositif.» Ayah Ramadan conclut: «Nous voulons que cette transformation de notre manière de travailler, incarnée dans nos nouveaux espaces de Pont-Rouge, perdure dans la durée.»