Les processus RH passent en mode informatique

Les éditeurs de logiciels de gestion des ressources humaines vont mobiliser les gros moyens lors du prochain salon RH à Palexpo Genève. Cette forte présence annoncée n’est pas anodine. Alors que les premiers outils à avoir été automatisés sont les gestionnaires de salaires (voir l’encadré payrolls en page 7), les entreprises utilisatrices se sont rapidement rendues compte que l’automatisation des tâches administratives offrait des possibilités d’économies substantielles. D’où l’apparition de modules informatiques dédiés à la gestion du temps, aux catalogues de compétences, aux plans de formations, aux évaluations de fin d’année, au knowledge management et aux tableaux de bord. 

L’idée est toujours la même. Quelles sont les tâches administratives qui peuvent être automatisées afin de baisser les coûts et surtout de donner aux RH la possibilité de montrer leur vraie valeur ajoutée dans l’organisation.

En s’attaquant à l’automatisation des processus RH, les éditeurs de logiciels passent donc à l’échelon supérieur. Exemple. Un nouveau collaborateur s’apprête à entrer en fonction. Préparation de sa place de travail, configuration de son ordinateur, mise sur pied d’un programme de formation, première évaluation après la période d’essai et finalement confirmation d’engagement: les étapes du processus sont nombreuses. Passé en mode informatique, ce parcours d’obstacles sera automatisé de A à Z. Le logiciel s’occupe d’informer les différentes personnes concernées par cette arrivée, avertit les acteurs des délais et informe les managers des décisions à prendre. «Tout ce qui peut être automatisé est pris en charge par l’ordinateur. Le gestionnaire RH peut ainsi se concentrer sur les décisions délicates et les éventuels problèmes qui apparaissent tout au long du processus», explique Rémy Tzaud, business development manager chez TI-Informatique à Sierre, un des leaders suisses dans ce segment très disputé.

Et l’innovation va plus loin encore. Car en informatisant les processus RH, les éditeurs de logiciels ont rendu possible le partage des informations entre les différents départements de l’entreprise, via les différents modules informatiques déjà en place. «L’engagement d’un nouveau collaborateur ne concerne pas uniquement le département RH. La demande émane de la ligne. Le budget est ensuite validé par le département financier. Et le recrutement géré par les ressources humaines. Avec les nouvelles matrices informatiques, chaque département est tenu au courant de l’avancement du dossier. Le processus devient vraiment transversal à toute l’entreprise», détaille Rémy Tzaud. Et les effets ne se font pas uniquement ressentir sur l’infrastructure. Le programme attribue des rôles aux personnes tout en mettant à jour les autres logiciels (finance, marketing, production) de la société.

Dans le jargon, on appelle ces nouveaux logiciels des BPM (Business Process Management) ou des WF (Workflow). SAP, Oracle, Soreco, TI-informatique, Abacus et Sage offrent ce genre d’outils. A noter qu’il existe encore de nombreux petits éditeurs locaux, plus ou moins avancés dans l’édition de processus complètement automatisés. Côté prix, cela varie considérablement. Entre 3000 et 12000 francs pour une société de cent collaborateurs. Cette différence s’explique notamment d’une part par les possibilités de paramètrage qu’offrent (ou non) le logiciel. En clair, alors qu’il y a une dizaine d’années, les informaticiens développaient des logiciels sur mesure pour les opérationnels RH, aujourd’hui, les éditeurs préparent un modèle standard (pour limiter les coûts) qu’il est possible d’adapter selon les spécificités d’utilisation sur le terrain. C’est ce qui s’appelle les possibilités de paramétrages. La deuxième grande différence entre les logiciels du marché est leur couverture fonctionnelle. Le module est-il en mesure de s’interfacer avec la gestion du temps, des caisses de pensions ou encore Swissdec, gérer le multi-contrats… Plus la richesse fonctionnelle sera élevée, plus l’investissement le sera également. La capacité d’intégration avec les autres logiciels déjà existants dans l’entreprise est également décisive. Car l’outil informatique de GRH va s’insérer dans un réseau. La question des interfaces possibles sera donc centrale. A noter que pour rendre leurs produits accessibles au plus grand nombre, la plupart des éditeurs de logiciels prévoient des compatibilités avec les autres marques du marché. Enfin, mais cela concerne surtout les informaticiens, le module tourne-t-il sur Windows, Unix/Lynux ou As/400?

Dans la pratique, le choix d’un logiciel de gestion des processus RH commence par la définition d’un cahier des charges. Le document est ensuite envoyé aux éditeurs de logiciels sous forme d’appel d’offre. La décision finale dépendra de l’adéquation de la solution face aux besoins exprimés (donc sans surcoûts de développement). Si certaines fonctions souhaitées ne sont pas fournies en standard, il sera possible de les paramétrer sans trop de frais. Mais si les possibilités de réglages sont limitées, l’éditeur devra développer du sur mesure, ce qui aurait pour conséquence d’augmenter considérablement la facture finale.

La question de la sécurité est également très importante. En d’autres termes, qui a accès à quoi? Tous les produits disposent en général d’une gestion de la sécurité intégrée très poussée: indentification des utilisateurs et limitation de l’accès selon le poste tenu dans la hiérarchie et le département dans l’entreprise. Exemple. Un collaborateur de la production n’aura pas accès aux données du marketing ou de la finance. A moins que son rang dans la hiérarchie lui offre cette possibilité. La sécurisation des documents est également très importante. «Imaginez que vous allez sur le logiciel salaires pour établir une fiche de paie. Une fois le travail terminé, l’utilisateur va potentiellement stocker électroniquement le document. Il faudra que cet emplacement soit également sécurisé», illustre Rémy Tzaud. Le dernier volet incontournable de la sécurisation des données concerne la Loi sur la protection des données (LPD). «La question est délicate et l’entreprise se doit de protéger les données personnelles de ses collaborateurs. Au-delà de fournir une application informatique, les éditeurs et intégrateurs de logiciels doivent rester très attentifs à cette problématique en conseillant clairement leurs clients. L’informatique permet beaucoup de choses. Il convient dès lors d’éviter les débordements sur la sphère privée des collaboratrices et collaborateurs», explique Rémy Tzaud. 

Et qu’en est-il des travers possibles ? «Le logiciel pourra s’occuper de toutes les tâches simples et de tous les processus ‹industrialisables›. Mais l’ordinateur ne remplacera jamais (ou du moins pas encore) l’intelligence humaine. Il ne sera pas capable de sélectionner un candidat ou de mener une évaluation de fin d’année. Il vous donnera tous les documents relatifs à l’entretien et vous tiendra informé des délais et des autres compétences disponibles dans la société. Mais l’expérience des professionnels des RH et l’intuition humaine sont irremplaçables», répond Rémy Tzaud. Un autre risque est le trop plein de mails et de rappels inutiles. Cela dépendra du réglage au moment de l’installation . «Si vous décidez dans votre processus d’envoyer systématiquement un rappel après 24 heures avec un mail à chaque membre de la direction, votre boîte aux lettres va rapidement vous submerger», sourit Rémy Tzaud.