Le temps en organisation

«Offrir des temps de pause aux équipes apparaît fondamental»

Cindy Chapelle, sophrologue diplômée de l'école française de sophrologie (EFS) de Montpellier, vient de publier un livre de conseils pour se libérer des «mangeurs de temps», ces activités chronophage et inutiles qui ont tendance à inonder nos vies.

 

 

Vous listez 30 activités les plus chronophages. La première est la gestion des réseaux sociaux. Comment s'en prémunir?

Un premier conseil au réveil: attendre au moins une heure pour allumer son smartphone, et utiliser un vrai réveille-matin pour éviter de se connecter avec son téléphone aux premières lueurs du jour. Aussi désactiver les alertes de notification, privilégier les contacts réels aux échanges virtuels, ranger son téléphone dans un tiroir le soir en rentrant chez soi. On peut aussi se lancer le défi «3 jours sans écrans à la maison» et en apprécier tous les bénéfices.

La deuxième est liée aux emails. Quels sont vos conseils pour que ces courriers électroniques ne débordent pas sur tout le reste?

Dans la mesure du possible (selon le poste que l’on occupe, ou encore selon les journées de travail plus ou moins orientées vers les échanges), consulter ses mails par séquences dédiées. C’est le principal conseil que je propose car cela permet de se prémunir des interruptions régulières, et donc d’être plus concentré sur ses tâches en cours, mais aussi d’éviter une gestion de mails en continu, activité mangeuse de temps à plus d’un titre. Il s’agit ensuite de miser sur une meilleure organisation de sa boîte mail notamment en triant ses messages par catégorie d’importance.

De manière générale, quels conseils donneriez-vous à un manager RH qui est sans cesse en train de courir après le temps?

Prendre du recul par rapport à son poste, en faisant le point sur ce qui fonctionne bien ou pas, ce avec quoi on est en accord et puis le reste. En fonction du rythme, de la personnalité, ou encore de l’entreprise de chacun, les solutions seront très personnelles. Cela pourra définir très clairement ses réelles priorités quotidiennes (qui passent souvent après des tâches de moindre importance), améliorer sa façon de communiquer (pour faciliter les rapports avec les collaborateurs et éviter par exemple d’avoir à reprendre une tâche), définir des délais précis pour la réalisation de ses propres tâches (et éviter la procrastination), s’offrir des bulles de lenteur (ne serait-ce qu’une minute, ou plus, à l’écoute de sa respiration ici-et-là dans sa journée), aussi améliorer sa gestion des mails.

Quelle pratique RH pourrait-il ou elle proposer à ses équipes pour réduire cette pression constante du temps?

Offrir des temps de pause aux équipes apparaît fondamental. Certains chefs d’entreprise qui ont par exemple proposé des espaces dédiés à la détente à leurs salariés ont vu leur efficacité augmenter.

Vous conseillez de clarifier ses priorités. Comment s'y prendre concrètement?

Dans le milieu professionnel, cela peut consister par exemple à préparer la veille pour le lendemain une liste de choses à faire avec les trois tâches les plus importantes à faire en tête de liste. Le principe consiste à réaliser ses trois tâches en priorité, avant les autres de moindre importance. Dans les autres domaines de sa vie, cela consiste à s’interroger sur ce qui est vraiment important pour soi, ce qui fait sens pour soi, et à faire en sorte de faire évoluer son quotidien pour valoriser d’autant plus ses priorités.

Vous listez aussi trois bonnes pratiques quotidiennes pour se prémunir contre la pression du temps. S'il fallait en retenir qu'une seule ce serait laquelle?

Se réjouir d’être juste là, vivant dans le moment présent. Cet ancrage dans l’instant permet d’appréhender les secondes autrement, de respecter son bien-être et de prendre conscience de la préciosité de son temps.

Cindy Chapelle "Chasser les mangeurs de temps", éd. Jouvence, 2022, 120 pages

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Marc Benninger est le rédacteur en chef de la version française de HR Today depuis 2006.

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