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Agilität trifft auf Digitalisierung

Die Digitalisierung schreitet auch wegen der aktuellen Krise voran. HR-Fachleute haben in den letzten Monaten gelernt, dass sie digitaler denken und handeln müssen. Die Personalabteilungen waren dabei stark gefordert: In vielen Unternehmen wurden die Prozesse in kurzer Zeit umgestellt, damit Mitarbeitende im Homeoffice arbeiten konnten. Wer schon vorher in digitale Technologien investiert hatte, lag im Rennen vorn.

Als selbstorganisierte Digitalagentur mit 180 Mitarbeitenden an fünf Standorten in der Schweiz und nach Holacracy sowie agilen Methoden arbeitend, strebt Liip auch intern danach, digitale Lösungen sinnvoll einzusetzen. So ist die digitale Transformation im Personalwesen für Liip genauso wichtig wie Digitalisierungsprojekte bei Kunden. Überall ist sorgfältig abzuwägen, wo der Einsatz von digitalen Produkten einen grösseren Nutzen hat als der persönliche Kontakt.

Gerade im Personalwesen ist sehr viel Digitalisierungspotenzial vorhanden. HR-Prozesse zu digitalisieren, ist jedoch nicht der einzige Schlüssel zum Erfolg. Hybride IT-Systeme, welche die Vorteile der Digitalisierung nutzen, ohne den persönlichen Kontakt zu Bewerbern und Mitarbeitenden zu verdrängen, sind gefragter denn je.

Werden Veränderungen angestossen, ist der Einbezug der Mitarbeitenden zentral. Deshalb macht Liip Prozessanpassungen mit Methoden des Design Thinking und zieht bei grösseren Projekten Design-Experten bei. Getestet werden neue Agilitätsmodelle mit Prototypen. Erst wenn neue Lösungen bei den Mitarbeitenden ankommen, werden Anpassungen ­gemacht und ein Produkt oder ein Service wird lanciert. Das hilft, die Digitalisierung in kleinen und grossen Projekten voranzutreiben, sowie bei jeder Veränderung.

Kollaborativ, webbasiert und mit offenen Schnittstellen

Bei Liip arbeiten Menschen in unterschiedlichen Rollen an verschiedenen Standorten in der Schweiz und je länger je mehr von irgendwoher zusammen. Damit das funktioniert, braucht es kollaborative und webbasierte Tools wie Slack als firmenweite Chat-Lösung oder Atlassian, Google Drive und Miro für alle Arten von Dokumentationen und Workflows, die von mehreren Mitarbeitenden gleichzeitig bearbeitet werden. Weil bei Liip Transparenz herrscht, sind der Datenschutz und der Umgang mit Daten bei der Auswahl der Tools wichtig. Nur was getestet und für gut befunden wurde, wird auch verbreitet. So hat Liip während der Corona-Krise beispielsweise ein neues Planungstool, Float, eingeführt und Workshops remote über Miro veranstaltet.

Eigenbau statt Massenware

Standard-HR-Tools mit offenen Schnittstellen nutzt Liip nur im Team Recruiting. Digitale Gesamtlösungen ab Stange eignen sich für Organisationsformen wie die von Liip jedoch kaum: Diese sind auf herkömmliche Hierarchien ausgerichtet und können damit die Anforderungen von Holacracy nicht ­erfüllen. Für das firmenweite Controlling hat Liip deshalb schon früh auf eine Eigenentwicklung gesetzt. Zebra, wie dieses Tool heisst, wurde im Lauf der Zeit kontinuierlich entwickelt und ist heute ein ERP, das bei Liip in allen Unternehmensbereichen eingesetzt wird – auch für sämtliche Personalthemen. Da Zebra über offene Schnittstellen zu allen anderen eingesetzten Applikationen verfügt und alle Unternehmensdaten an einem Ort sind, existieren fast unendliche Synergien.

So verwendet Liip Zebra im People Circle (HR) für die Arbeitszeiterfassung, als Personaldossier, für gegenseitiges Feedback, für Personalcontrolling oder Personalstatistiken. Mitarbeitende bewirtschaften darin ihre Kompetenzen oder geben Adressänderungen ein. Das transparente Lohnsystem mit Peer-Feedback-Funktionen ist ebenfalls darin abgebildet. Zebra wird durch ein interdisziplinäres internes Entwicklerteam laufend angepasst. Damit unterstützt Liip nicht nur seine Mitarbeitenden, sondern macht auch interne Prozesse schneller, effizienter und digitaler.

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Nadja Perroulaz

Nadja Perroulaz ist Mitgründerin und Lead People der Liip AG.

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