Geschäftsreisen und andere Spesen

Grundsätzlich gilt, dass der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern die Auslagen zu ersetzen hat, die bei der Arbeit notwendigerweise entstehen. Damit muss er die Kosten einer Geschäftsreise prinzipiell übernehmen. Er muss damit namentlich die Übernachtungs- und Transportkosten tragen, sofern die Geschäftsreise keinen privaten Charakter hat.

Der Arbeitgeber hat es auf seiner Seite in der Hand, Massnahmen zu ergreifen, um dafür zu sorgen, dass diese Kosten nicht explodieren oder ein gewisses Mass nicht überschreiten. Grundsätzlich stehen ihm für die Buchung einer Geschäftsreise zwei Möglichkeiten zur Verfügung: Entweder werden Geschäftsreisen zentral gebucht oder aber der Arbeitnehmer bucht die Geschäftsreise (während der Arbeitszeit) selbst und der Arbeitgeber hat im Nachgang die Kosten zu übernehmen.

Buchung durch eine zentrale Stelle

Durch Ausübung seines Weisungsrechts oder Erlass eines entsprechenden Reglements kann der Arbeitgeber dafür sorgen, dass sein Arbeitnehmer eine Geschäftsreise durch eine zentrale Stelle (externes Reisebüro oder eine interne Stelle) buchen muss; mit anderen Worten ist es dem Arbeitnehmer untersagt, die Geschäftsreisen selbst zu buchen. Bucht ein Arbeitnehmer eine Reise dennoch auf eigene Faust, verstösst er einerseits gegen die erteilten Weisungen, was mit negativen Konsequenzen verbunden sein kann (und eventuell zur Kündigung führen kann). Andererseits riskiert er, dass er seinen Anspruch auf Übernahme der Kosten durch den Arbeitgeber verliert, wobei im Einzelfall zu prüfen ist, wie und in welchem Umfang ein Arbeitgeber die Kosten dennoch zu tragen hat.

Direkte Buchung

In vielen Betrieben können und müssen die Arbeitnehmer Geschäftsreisen selbst direkt buchen. Dabei besteht für einen Arbeitgeber das Risiko, dass er die Kontrolle über die Kos­ten der Reisespesen verliert. Gemildert wird dieses Risiko aus gesetzlicher Sicht durch die Treuepflicht des Arbeitnehmers. Nach Art. 321a OR hat ein Arbeitnehmer die Interessen des Arbeitgebers in guten Treuen zu wahren, er darf also nichts unternehmen, was den Arbeitgeber schädigen könnte. Damit muss er also eine möglichst adäquate Geschäftsreise mit Blick auf Arbeitszeit, Kosten und Zweck der Reise buchen. Diese Gesetzesnorm lässt allerdings einen weiten Interpretationsspielraum offen und es dürfte im Einzelfall oft schwierige Abgrenzungsfragen geben, wenn es zum Streit zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber in Bezug auf eine getätigte Ausgabe für eine Geschäftsreise kommt.

Aus diesem Grund werden den Freiheiten der Arbeitnehmer in Bezug auf Geschäftsreisen in der Praxis oft reglementarisch Grenzen gesetzt. Die Implementierung eines solchen Spesenreglements ist absolut empfehlenswert. Spesenreglemente halten präzise fest, welche genauen Ausgaben für eine Geschäftsreise getätigt werden dürfen beziehungsweise bis zu welchem Umfang die Kosten durch den Arbeitgeber zu übernehmen sind. Vorteilhaft ist, wenn in solchen Reglementen auch gewisse Vorgaben in Bezug auf die Standards gegeben werden – etwa ob es den Mitarbeitern möglich sein soll, Business-Class zu fliegen und in der ersten Klasse Zug zu fahren.

Verstösst ein Arbeitnehmer gegen das Spesenreglement, geht er das Risiko ein, seinen Anspruch auf Übernahme der Kosten ganz oder mindestens teilweise zu verlieren. Gibt er etwa zu viel Geld für einen Flug aus, werden ihm im Normalfall nur die im Reglement vorgesehenen Kosten vergütet. Zusätzlich können auch Disziplinarmassnahmen im Raum stehen.

Corporate Card

Häufig sieht man in der Praxis auch, dass sämtliche Kosten der Geschäftsreisen über eine Geschäftskreditkarte (die so genannte  Corporate Card) bezahlt werden müssen. Dann müssen dem Arbeitnehmer keine Kos­ten vergütet werden, sondern es wird, trotz Buchung durch den Arbeitnehmer, erreicht, dass die Rechnungen direkt vom Arbeitgeber bezahlt werden. So kann das Risiko eines Spesenbetrugs durch den Arbeitnehmer weiter reduziert werden.

Spesenbetrug

In der Praxis kommt es hie und da vor, dass Arbeitnehmer vom Arbeitgeber mehr Spesenersatz fordern, als ihnen auf Grund ihrer Ausgaben zusteht. Verlangt ein Arbeitnehmer die Übernahme von Kosten, die in Tat und Wahrheit nicht angefallen sind, und legt er hierzu falsche Belege vor, liegt ein sogenannter Spesenbetrug vor. Ein solcher Vorfall kann den Arbeitgeber unter Umständen zu einer fristlosen Kündigung berechtigen, wobei die konkreten Umstände des Einzelfalls zu betrachten sind. Zudem kann sich der Arbeitnehmer strafrechtlichen Konsequenzen gegenüber­sehen.

Verlangt der Arbeitnehmer aber die Übernahme effektiv angefallener Kosten, so liegt kein Fall eines Spesenbetrugs vor, wenn die Kosten tatsächlich angefallen sind und die Originalbelege nicht eingereicht werden. Spesenbetrug liegt in der Regel auch nicht vor, wenn der Arbeitnehmer den Ersatz effektiver Kosten verlangt, obschon er gegen das Spesenreglement verstossen hat oder die Übernahme der Kosten darin sonst wie nicht vorgesehen ist. In einem solchen Fall hat es der Arbeitgeber grundsätzlich in der Hand, die Übernahme in Übereinstimmung mit dem Reglement abzulehnen.

Arbeitszeit

Oft stellt sich die Frage, ob die Reisezeit als Arbeitszeit gilt. Arbeitszeit ist auch die Geschäftsreise, wobei Zeiten, die der Arbeitnehmer zu seiner freien Verfügung hat, abzuziehen sind. Daher ist die in Zug und Flugzeug verbrachte Reisezeit zu Kunden nach einem neueren Urteil des Arbeitsgerichts Zürich als Arbeitszeit zu entschädigen. Handkehrum wurde entschieden, dass die üblichen ein- bis mehrstündigen Wartezeiten eines Carchauffeurs zwischen zwei Fahrten weder als Arbeits- noch als Präsenzzeit zu entschädigen seien. Arbeitszeit stellt sodann die Reisezeit eines Monteurs dar, der mit dem Geschäftsauto praktisch in der ganzen Schweiz unterwegs war, um Aufträge zu erfüllen. Häufig sinnvoll sind vertragliche Absprachen im Arbeitsvertrag oder in einem Arbeitszeitreglement, in welchem Umfang Geschäftsreisen als Arbeitszeit angerechnet werden. Diese Absprachen sind privatrechtlich verbindlich.

Dieser Artikel ist zuerst erschienen bei Miss Moneypenny.