Klare Prozesse – weniger Fehler

HR-Fachleute müssen mit zahlreichen Personalrisiken rechnen: von Austritts- über Engpassrisiken bis zu Motivations- und Loyalitätsrisiken. Umso wichtiger ist es, dass Unternehmen sie rechtzeitig erkennen und Massnahmen zu ihrer Vermeidung umsetzen. Auch die Galenica Gruppe hat sich mit Personalrisiken auseinandergesetzt und dabei das Engpass-, das Austritts- und das Qualitätsrisiko als die drei grössten Gefahren identifiziert.

Unter das Engpassrisiko fällt der Fachkräftemangel. Dieser macht auch vor den Türen der Galenica Gruppe nicht Halt. «Gewisse offene Stellen lassen sich nicht besetzen», sagt Jörg Kneubühler, CFO und Leiter Human Resources. Betroffen seien vor allem Spezialistenstellen. «Wir sind beispielsweise permanent auf der Suche nach Apothekern.»

Immer und überall Zugriff haben

Um dem Engpassrisiko zu begegnen, hat Galenica Massnahmen ergriffen. Für ein international tätiges Unternehmen ist ein attraktiver Standort von grosser Bedeutung. Deshalb wurde 2008 für die zur Galenica Gruppe gehörende Vifor Pharma ein neuer Standort in Glattbrugg errichtet – nahe beim Flughafen. Zentral sind auch gute Arbeitsbedingungen, etwa in Form flexibler Arbeitszeitmodelle. «Wir haben Büros in der ganzen Welt und international zusammengesetzte Teams, die trotz Zeitverschiebung zusammenarbeiten müssen», erläutert Kneubühler. Dementsprechend müssen auch die Arbeitszeiten und Arbeitsmodelle angepasst werden. «Die IT Solutions müssen diesen Bedürfnissen voll angepasst werden: Unsere Mitarbeiter sollen Zugriff auf alle Daten haben, unabhängig davon, wo sie gerade arbeiten.»

Die eigene Apotheken-Software ist ein Instrument, um den Angestellten die Arbeit zu erleichtern. «Wenn eine Apothekerin täglich wegen Computerproblemen frustriert ist, steigt das Austrittsrisiko», kommt der HR-Leiter auf das zweite Personalrisiko zu sprechen.

Um zu verhindern, dass Mitarbeiter, die man gerne behalten möchte, das Unternehmen verlassen, kommt das Retention Management ins Spiel. Ein guter Lohn alleine reicht häufig nicht. «Wir wollen deshalb nicht nur Geld, sondern attraktive Arbeits- und Entwicklungsmöglichkeiten bieten.» Galenica ermöglicht beispielsweise Apothekern, eine Führungsausbildung zu absolvieren. «Geschäftsführer von Apotheken sind fachtechnisch hervorragend ausgebildet, haben aber oft keine Führungserfahrung, obwohl sie täglich anspruchsvolle Führungssituationen meistern müssen», sagt Kneubühler.

Wert legt Galenica auch auf  die Förderung der eingestellten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer. Mindestens einmal pro Jahr werden in Mitarbeiter-Förderungsgesprächen individuelle Ziele vereinbart, die beteiligungsrelevant sind, sich also auf das Gehalt auswirken. Zudem gibt es verschiedene Ausbildungsprogramme sowie ein Talent-Mentoring-Programm, das High Potentials identifizieren und fördern soll.

Nullfehlertoleranz in manchen Bereichen

Schulung ist eine Massnahme, um dem dritten grossen Risiko zu begegnen, dem Qualitätsrisiko. «Wir alle machen Fehler, das ist menschlich», sagt der HR-Chef. «In manchen Bereichen gilt bei uns jedoch eine Nullfehlertoleranz.» Dies sei zum Beispiel bei der Medikamentenabgabe in Apotheken der Fall, wo es zu verhindern gilt, dass falsche Medikamente ausgehändigt werden. Ebenfalls eine Nullfehlertoleranz gibt es fürs Arzneimittelkompendium – dem Nachschlagewerk für alle, die mit Arzneimitteln zu tun haben – sowie in der pharmazeutischen Produktion, wo Verunreinigungen ein No-Go sind. «Die Patientensicherheit steht im Vordergrund», betont Kneubühler. Um diese zu gewährleisten, baut Galenica nicht nur auf die Schulung der Mitarbeitenden, sondern setzt bereits bei der Rekrutierung an – das Personal wird sorgfältig ausgewählt. Hinzu kommen Compliance-Schulungen. «Wer sich nicht an die Regeln hält, kann dem Unternehmen grossen Schaden zufügen.» Ob es schon einmal zu einem schwerwiegenden Vorfall gekommen ist, etwa zu Betriebsspionage, dazu will sich Kneubühler nicht äussern. Er sagt nur: «Grössere Verfehlungen sind mir keine bekannt.»

Um es gar nicht so weit kommen zu lassen, gibt es klar definierte Prozesse und Überwachung, etwa das Vier-Augen-Prinzip im Bereich Finanzen, IT Security und Verhaltensregeln. «Je besser die Prozesse definiert sind, umso besser ist die Qualität der Arbeit und umso kleiner sind die Chancen für Fehler», sagt der HR-Leiter.