Managed Service Providing – Effizienz und Qualität erhöhen

Während der Materialeinkauf seit Jahrzehnten weitestgehend standardisiert und optimiert ist, stehen Unternehmen beim Einsatz und bei der Steuerung von externen Arbeitskräften und Dienstleistungen weiterhin vor grossen Herausforderungen. Einkäufer und Personalabteilungen sind mit nicht harmonisierten Prozessen und wachsenden Compliance-Anforderungen konfrontiert. Der Ablauf von der Bedarfserfassung bis zur Besetzung oder Vergabe ist aufwendig und langwierig. Der Kostendruck steigt, ebenso wie die Ansprüche an die Qualität. Wettbewerb zu erzeugen, ist schwierig, und die Anbieter lassen sich kaum vergleichen. Häufig werden nicht einmal die richtigen Dienstleister kontaktiert. Unternehmen suchen deshalb nach Wegen, die Komplexität zu verringern und durch erhöhte Effizienz und Transparenz die Qualität der Vergaben zu verbessern. Gleichzeitig versuchen sie, Kosten einzusparen, um der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein.

Die Aufgaben des MSP-Anbieters

Der komplexe Sachverhalt und das grosse Einsparungspotenzial haben einen Markt für Prozessoptimierungen beim Bezug von externen Arbeitskräften und Dienstleistungen geschaffen: das Managed Service Providing (MSP). Dabei übergibt das Kundenunternehmen einem MSP-Anbieter die Aufgabe, den Bedarf der Organisation im Bereich Personalverleih, Freelancing und Services effizient, standardisiert und transparent aufzunehmen und an die entsprechenden Dienstleister zu vermitteln. Der Managed-Service-Provider agiert dabei als primärer Ansprechpartner des Auftraggebers entlang der Rekrutierungs-, Vergabe- und Abwicklungsprozesse. Ein webbasiertes Vendor-Management-System (VMS) unterstützt die Prozesse, die der Auftraggeber und der MSP-Anbieter gemeinsam implementieren. Jeder aktive Dienstleister benutzt das VMS, um seine Offerten zu platzieren und Projekte abzuwickeln. Der MSP-Anbieter steuert, koordiniert und unterstützt den Anfrage-, Auswahl-, Bestell- und Abrechnungsprozess neutral im Interesse der Kundenorganisation.

Der Kunde profitiert dabei vom Wissen und von der Erfahrung eines Spezialisten: Der MSP-Anbieter nutzt einerseits sein Markt-Know-how im Bereich der Rekrutierung für die Implementierung des VMS sowie der Prozesse und betreut andererseits die operative Abwicklung sowie die strategische Weiterentwicklung im Sinne des Kunden. Er kennt die rechtlichen Anforderungen und den Kandidaten- und Dienstleistermarkt im entsprechenden Umfeld, steht mit den Dienstleistern in Kontakt und ist mit den Technologien vertraut. Das unentbehrliche Change-Management lässt sich dank der Erfahrung des MSP-Anbieters und seiner neutralen Stellung als externer Berater schneller und effektiver umsetzen als mit internen Ressourcen. Erfahrungsgemäss ist die Einführung bereits nach etwa einem halben Jahr abgeschlossen.

Das Kundenunternehmen erhält ein modulares Serviceportfolio, das individuell auf seine Bedürfnisse zugeschnittenen wird. Mit dem MSP-Anbieter verfügt der Auftraggeber über einen primären Ansprechpartner, der die Erfassung der Bedarfsanforderungen, den Freigabeprozess, die Ausschreibung, das Angebot, die Auswahl und Beauftragung, das Onboarding, die Zeiterfassung und die Spesen, die Rechnungsstellung, das Offboarding sowie das Reporting und die Analyse verantwortet und koordiniert. Der MSP-Anbieter kann dabei eine neutrale, lieferantenunabhängige Stellung einnehmen oder auch selbst Kandidaten bzw. Dienstleister einbringen. Zusätzlich erbringen MSP-Anbieter Payroll-Dienstleistungen, nehmen also externe Ressourcen unter Vertrag, auch solche aus dem bestehenden Netzwerk des Unternehmens.

Externe Arbeitskräfte und Dienstleister strukturiert beschaffen

Der Aufwand des Bedarfsträgers sinkt dadurch. Er nutzt das VMS, um seinen Bedarf mithilfe von Templates strukturiert zu erfassen. Im VMS hinterlegte Freigabestufen prüfen, ob das entsprechende Budget vorhanden ist. Im Anschluss kontrolliert der MSP die Bedarfsmeldung und verteilt sie neutral (zu gleicher Zeit und in gleicher Qualität) an ausgewählte Dienstleister.

Nach wenigen Stunden oder Tagen übermitteln die Dienstleister die Profile bzw. Angebote über das System an den MSP, der ein erstes Ranking nach Qualität und Preis vornimmt und dem Bedarfsträger die entsprechenden Profile bzw. Angebote zustellt. Dieser trifft seine Auswahl und löst über das VMS eine vorläufige Bestellung aus, die anschliessend die erforderlichen Freigabestufen durchläuft, bevor sie schliesslich an die Dienstleister final übermittelt wird. Der weitere Abwicklungsprozess ist jederzeit transparent und effizient durch das MSP gesteuert und im VMS abgebildet. Somit werden zum Beispiel Erinnerungen für Projektbeendigungen versendet, Timesheets elektronisch freigegeben und Rechnungen simuliert bzw. über das VMS gestellt.

Erhöhte Effizienz und Qualität bei geringeren Kosten

Das auftraggebende Unternehmen profitiert in vielfacher Hinsicht. Die Harmonisierung des Beschaffungsprozesses reduziert die Komplexität und steigert Effizienz, Effektivität und Compliance. Die Liefersicherheit wird erhöht und die Qualität der Vergaben verbessert. Die Integration der zeit- und abrechnungsrelevanten Daten in das VMS führt zu Kostenzuordnung und -transparenz. Gleichzeitig sinken die Gesamtkosten für externe Arbeitskräfte und Dienstleistungen um etwa 10 Prozent.

Image