HR Today Nr. 12/2020: Globales HR – EU-Recht

Neue Entsenderichtlinien der EU

Wie Unternehmen die kurzfristige und längerfristige Mitarbeiterentsendung handhaben sollen und wann eine Meldepflicht besteht. Rechtliche Einblicke.

In den letzten Jahren hat die Europäische Union die Entsenderichtlinie* von 1996 überarbeitet, um europaweit die gleichen Lohn- und Arbeitsbedingungen für einheimische Arbeitnehmende und Entsandte zu schaffen. Von diesen Änderungen sind aufgrund der bilateralen Verträge auch Entsendungen von Mitarbeitenden zwischen der Schweiz und den EU- sowie EWR-Mitgliedsstaaten betroffen.

Zur Anwendung kommt die überarbeitete Entsenderichtlinie:

  • zwischen zwei Unternehmen im Rahmen eines Dienstleistungsvertrags,
  • zwischen zwei Niederlassungen derselben ­Unternehmensgruppe
  • und bei Leiharbeitnehmenden.

Für längerfristige sowie kurzfristige Entsendungen wurden «verschärftere» Rahmenbedingungen aufgestellt. Diese sind vor allem:

  • Lohn- und Arbeitsbedingungen des Einsatzmitgliedsstaates gelten auch für entsandte Arbeitnehmende.
  • Arbeitgebende müssen Reise-, Verpflegungs- und Unterbringungskosten übernehmen.
  • Die maximale Entsendungsdauer beträgt

12 Monate, wobei dieser Zeitraum um sechs Monate verlängert werden kann.

  • Bei kurzfristigen Entsendungen und Einsätzen muss das Meldeverfahren eingehalten werden.
  • Die Zusammenarbeit der Länder bei der ­Betrugsbekämpfung wird verstärkt.

Längerfristige Entsendungen bis maximal 18 Monate

Im Arbeitsrecht wird zwischen Entsendungen von einer Dauer von bis zu 12 Monaten beziehungsweise mit Verlängerung von bis zu maximal 18 Monaten und Entsendungen ab einer Dauer von 19 Monaten unterschieden. Bei Entsendungen bis zu maximal 18 Monaten sind lediglich die zwingenden arbeitsrechtlichen Rechtsvorschriften des Einsatzlandes anwendbar. Hierzu zählen insbesondere Einhaltung der Mindestlöhne und die üblich bezahlten Lohnbestandteile im Einsatzbetrieb sowie die Arbeitszeiten und Urlaubsregelungen. Ab dem 19. Monat der Entsendung gelten für entsandte Arbeitnehmende alle arbeitsrechtlichen Vorschriften des Einsatzlandes.

Die Befristung der Entsendung auf maximal 18 Monate hat jedoch keinen Einfluss auf die maximalen Entsendungszeiträume im Sozialversicherungsbereich: So können Entsandte aufgrund der bilateralen Verträge von der Sozialversicherungspflicht im Einsatzland bis maximal 72 Monate oder aufgrund des Personenfreizügigkeitsabkommens bis maximal 24 Monate (mit Einverständnis von beiden Staaten kann dies auf 72 Monate verlängert werden) davon befreit ­werden.

Kurzfristige Entsendungen und Meldepflicht bei Geschäftsreisen

Schon 2016 wurde eine Meldepflicht für ­kurzfristige Entsendungen und Geschäftsreisen in allen EU- und EWR-Staaten implementiert. Diese wird durch die Entsenderichtlinie nochmals verschärft. Es bleibt jedoch, dass die ­Meldepflicht in jedem einzelnen Land unterschiedlich ausgestaltet ist. Es gibt hierbei Unterschiede beispielsweise hinsichtlich des Meldeprozesses, der zeitlichen Vorgaben, der erforderlichen Unterlagen sowie der Dokumentationspflichten und der notwendigen Repräsentanz vor Ort. Hinzu kommt, dass die ­Meldeportale nicht immer in englischer Sprache verfügbar sind, sodass eine Meldung an die Behörden oft nur in der jeweiligen Landes­sprache erfolgen kann.

In den meisten Mitgliedstaaten muss die Meldung eines Mitarbeitenden spätestens am Tag vor seiner Arbeitsaufnahme erfolgen. Der Zeitaufwand für die Registrierung des Arbeitgebenden hängt dabei stark vom jeweiligen Einsatzland ab und muss bei der Planung berücksichtigt werden. Gerade bei einer kurzfristigen Arbeitsaufnahme im Ausland ergibt sich häufig die Schwierigkeit, rechtzeitig alle benötigten Informationen für die Meldung beieinander zu haben.

Zusammenfassung

Aufgrund der Entsenderichtlinie, die per 30. Juni 2020 in allen Mitgliedsstaaten in Kraft trat, kann davon ausgegangen werden, dass künftig verstärkt Kontrollen vorgenommen werden. Arbeitgebende sollten sich daher mit dem Thema Entsendungen und Geschäfts­reisen und den rechtlichen Aspekten sowie ­Dokumentationspflichten eingehend auseinandersetzen.

Quelle:

* Richtlinie 96/71/EG über die Entsendung von Arbeitnehmern im Rahmen der Erbringung von Dienstleistungen innerhalb der Mitgliedsstaaten der Europäischen Union (EU) und des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR); angepasst durch neu: Richtlinie (EU) 2018/957 vom 28. Juni 2018.

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Friederike von Ruch

Friederike von Ruch ist CEO von CONVINUS Global Mobility Solutions.

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