Recruitingsysteme erfolgreich implementieren

Bei der Einführung eines neuen Bewerbermanagementsystems stellt sich oft die Frage, inwieweit sich das System dem Prozess anpassen muss, oder ob der Recruitingprozess im Sinne eines Best-Practice-Ansatzes an die Möglichkeiten des ausgewählten Systems angeglichen werden sollte. Die Auswahl und Implementierung einer neuen IT-Lösung bietet daher die Chance, eingefahrene Abläufe und Strukturen neu zu betrachten und zu bewerten. Im Folgenden werden einige Aspekte beleuchtet, die bei der Ausgestaltung von Recruitingprozessen und -systemen – neben den üblichen Standard­kriterien – eine wichtige Rolle spielen.

Eine aktuelle HR-IT-Strategie als essenzielle Grundlage

Sowohl die HR- als auch IT-Bereiche müssen sich mit zahlreichen Veränderungen der Rahmenbedingungen auseinandersetzen. Hierzu zählen neben dem demografischen Wandel und dem «war for talent» vor allem auch diverse IT-Innovationen, wie bspw. zunehmende Nutzung mobiler Endgeräte, sozialer Netzwerke und dem wachsenden Angebot cloudbasierter Recruiting-Software. Um nicht Gefahr zu laufen, sich an veralteten Kriterien und Anforderungen zu orientieren, sollte eine Systemauswahl auf Basis einer aktuellen und auf die Unternehmensstrategie abgestimmten HR-IT-Strategie erfolgen. Nur so kann sichergestellt werden, dass eine zukunftssichere IT-Landschaft vorhanden ist, in die auch nachfolgende HR Trends nahtlos integriert werden können. Dabei setzen immer mehr Unternehmen auf einen Mix aus Cloud- und On-Premise-Lösungen.

Ein Ergebnis der Studie «Wie HR Cloud Software zukunftsorientiertes HR Management erfolgreich unterstützen kann» zeigt, dass die Studienteilnehmer davon ausgehen, dass in diesen hybriden Lösungen vor allem Personalstamm- und Payrolldaten weiterhin auf eigener Hardware betrieben werden. Themen wie Talentmanagement und Recruiting hingegen werden mittelfristig in cloudbasierten IT-Systemen bearbeitet.

Das Kandidatenerlebnis in den Vordergrund stellen

Bei der Implementierung der Recruitinglösung spielen somit Schnittstellen- und Integrationsmöglichkeiten eine wichtige Rolle. Neben der Frage, wie bspw. Bewerberdaten automatisiert in das unternehmenseigene Stammdatensystem übertragen werden können, sind mobil-optimierte Seiten sowie Optionen zur Anbindung von sozialen Netzwerken, Online ACs oder webbasierten Videointerviews ein nicht zu unterschätzender Aspekt. Diese Add-Ons dienen in erster Linie dazu, ein positives Kandidatenerlebnis zu schaffen. Denn umfangreiche, manuell auszufüllende Onlineformulare und langwierige Auswahlprozesse mit wenig bis gar keinen Rückmeldungen sind bei den heutigen Bewerbergenerationen, die den Umgang mit schnellen, digitalen Medien gewöhnt sind, nicht gern gesehen.

Hier zeigt sich, dass in vielen Unternehmen eine Neuausrichtung der Recruitingprozesse  und -abläufe mit einer stärkeren Serviceorientierung hin zum Bewerber erforderlich ist. Somit ist es unabdingbar, bei der Konzeption und Implementierung eines Recruitingsystems immer wieder die Sicht der gesuchten Zielgruppen einzunehmen und zu entscheiden, wie viel man Bewerbern und Recruitern «zumuten» kann und sollte. Dies bezieht sich neben der Frage nach den auswahlrelevanten Informationen vor allem auch auf den Aspekt, welche Daten in welchem Umfang und in welcher Form im System hinterlegt sein müssen, um die Prozesse analysieren, bewerten und optimieren zu können.

«Nichts ist so beständig wie der Wandel»

Innovations- und Releasezyklen von HR-Technologien werden immer kürzer und auch die Erwartungen der nachkommenden Bewerbergenerationen verändern sich. Daher müssen bestehende Verfahren, Instrumente, Prozesse und Systeme regelmässig überprüft und an die Anforderungen der Kandidatenmärkte von heute und morgen angepasst werden. Dazu ist ein aussagekräftiges Controlling der Recruitingprozesse ein wichtiges Steuerungsinstrument für das HR-Management. Auch dieser Punkt spielt bei der Ausgestaltung eines Bewerbermanagementsystems eine wichtige Rolle, denn nur mit einer konsistenten und standardisierten Datengrundlage lassen sich die erforderlichen Auswertungen über einen relevanten Zeitraum durchführen.

Integration der HR-Prozesse

Des Weiteren bedingt modernes Talentmanagement durchgängige und aufeinander abgestimmte Prozesse auf einer einheitlichen Datenbasis. Themen wie Performance Management sowie Nachfolge- oder Entwicklungsplanung können nur dann erfolgreich sein, wenn diese auf angrenzende HR-Prozesse und -Systeme abgestimmt und integriert sind. Somit sollte im Rahmen eines Einführungsprojektes immer die gesamte HR Roadmap und alle miteinander verbundenen Themenfelder betrachtet werden.

Fazit

Ausgehend von einer aktuellen HR-IT-Strategie wird durch die Kombination einer übergreifenden Prozess- und anwenderfreundlichen Systemgestaltung die Grundlage für eine erfolgreiche und effiziente Kandidatengewinnung geschaffen.