Was die Generation Z von Geschäftsreisen erwartet

Noch zählt die Generation Z (Gen Z) zu den jüngeren Altersklassen mit Jahrgängen von 1997 bis 2012. Doch ab 2030 bildet sie Prognosen zufolge die grösste Altersklasse der Arbeitnehmenden. Mit der jüngeren Generation treten Menschen mit neuen Prioritäten in die Wirtschaft ein. Besonders wichtig sind ihnen: Technologie, Personalisierung und Nachhaltigkeit.

Viele Unternehmen haben diese Aspekte bereits auf der Agenda. Auch die Verantwortlichen für Geschäftsreisen wissen: Das, was der Gen Z wichtig ist, wirkt sich in hohem Masse auf die Planung, Buchung und Abrechnung von Businesstrips aus. Schon heute existieren Lösungen, mit denen sich Geschäftsreiseprozesse zukunftsorientiert aufstellen lassen. Nun liegt es an Unternehmen, tätig zu werden und diese auch wirklich zu implementieren.

Ohne Technologie, ohne Gen Z

Um mit Technologie zu punkten, reicht es längst nicht mehr aus, nur Internet, Smartphones und mobile Anwendungen zu bieten. Diese werden seit einigen Jahren als Regel und nicht mehr als Ausnahme erwartet. Digital Natives schreiben modernen Technologien eine besondere Relevanz zu. Geboren in eine digitale Welt, hatten sie bereits sehr früh Berührungspunkte mit neuen Technologien und anhaltenden Innovationen im Rahmen der Digitalisierung. Sie gelten als «always on» und sind an nahtlose Nutzererfahrungen mit einer hohen Bedürfnisorientierung und hohem Komfort gewöhnt. In Anbetracht dessen müssen Unternehmen in der schnelllebigen und sich stetig weiterentwickelnden digitalen Welt nicht nur bestehende Entwicklungen aufholen, sondern fortlaufend auf dem neuesten Stand der Technik bleiben. Nur so können sie zur Zufriedenheit ihrer digitalaffinen Mitarbeitenden beitragen und gleichzeitig produktiv und profitabel bleiben.

Eine Studie von LivePerson bestätigt, dass rund zwei Drittel der weltweit Befragten (65  Prozent) aus der Gen Z lieber digital statt persönlich kommunizieren. Dazu kommt ein starker Fokus auf das Smartphone als erste Anlaufstelle und Schnittstelle in die digitale Welt, wie eine Studie des IBM Institute for Business Value ermittelte. Gleichzeitig weisen Studienergebnisse von SAP Concur darauf hin, dass 99 Prozent der befragten Geschäftsreisenden aus der Gen Z gern auf Geschäftsreise gehen würden. Fast ein Viertel (23 Prozent) reiste zum Zeitpunkt der Befragung weniger als gewünscht. Bereits beim Berufseinstieg erkennen die Befragten aus der Gen Z den Wert von persönlichen Treffen an, um Beziehungen mit Kundinnen und Kunden sowie Kolleginnen und Kollegen zu pflegen und produktiver zu arbeiten.

Unternehmen sollten daher einerseits Prozesse digitalisieren, um den Austausch in der digitalen Welt so einfach wie möglich zu machen. Andererseits sollten sie alles daransetzen, dass das Nutzererlebnis beim Reisekostenmanagement den gewohnten Erfahrungen in nichts nachsteht. Das erfordert, dass Unternehmen sich von Papierbergen, Zettelwirtschaft, Hauspost und aufwendigen Abstimmungsprozessen verabschieden und sich stattdessen für digitalisierte Geschäftsreisemanagement-Lösungen entscheiden. Anstatt beispielsweise Papierbelege über lange Zeiträume hinweg sammeln zu müssen, können Mitarbeitende diese durch smarte Technologien direkt mobil per App erfassen. Manuelle Dateneingaben werden so vermieden und die Ausgaben automatisiert erfasst, kategorisiert und aufgeschlüsselt.

Personalisierung ist das A und O der digitalen Welt

Digital Natives erwarten zudem ein höheres Mass an Personalisierung. Sie sind es gewohnt, dass Angebote genau auf sie zugeschnitten sind, und erwarten das Gleiche an ihrem Arbeitsplatz. Deloitte führt in diesem Kontext etwa aus, dass persönliche und berufliche Entwicklungsmöglichkeiten genau zu den Bedürfnissen der Mitarbeitenden passen sollten.

Übertragen auf Geschäftsreisen bedeutet das, dass die individuellen Werte und Wünsche der Mitarbeitenden auf Geschäftsreise berücksichtigt werden. Beispielsweise spielen Sport und Ernährung eine wichtige Rolle. In einer Umfrage von SAP Concur gab etwa die Hälfte der 18- bis 29-Jährigen an, auf Geschäftsreisen weniger Sport zu treiben (47 Prozent) und sich ungesünder zu ernähren (49 Prozent). Mehr Wahlmöglichkeiten bei Hotelanbietern und der weiteren Reiseplanung liefern hier mehr Entscheidungsfreiheit. Ermöglichen Unternehmen diese, steigert sich die allgemeine Zufriedenheit. Denn was zunächst nach zusätzlichem Aufwand bei Planung und Abrechnung klingt, lässt sich mit den richtigen Lösungen unkompliziert verwalten – eine sogenannte Win-win-Situation.

Partnernetzwerke können ausserdem dazu beitragen, das Beste aus digitalen Lösungen herauszuholen. Bei SAP Concur etwa bieten App-Center-Partner zusätzliche Features, die in Kombination mit den Lösungen ein besseres Reiseerlebnis und eine reibungslosere Abwicklung ermöglichen.

Nachhaltigkeit im Fokus

Für jüngere Generationen hat Nachhaltigkeit oberste Priorität. Dass sich dies auf Unternehmen auswirkt, zeigt ebenfalls die von Deloitte veröffentlichte Studie: 77 Prozent der Befragten aus der Gen Z ist es wichtig, dass ihre Werte mit denen ihres Unternehmens übereinstimmen. Neben gesetzlichen Regulierungen üben demnach auch junge Mitarbeitende einen wachsenden Druck auf Organisationen aus, Nachhaltigkeitsbestrebungen voranzutreiben. Diese Erkenntnis deckt sich mit Studienergebnissen von SAP Concur. Darin gaben fast alle befragten Mitglieder der Gen Z (93 Prozent) an, dass sie Massnahmen ergreifen möchten, die zur Verringerung der Umweltbelastung durch ihre Geschäftsreisen beitragen.

Unternehmen sollten sich daher konkrete Ziele setzen, die ihre negativen Auswirkungen auf die Umwelt minimieren. Emissionseinsparpotenziale im Geschäftsreisemanagement gibt es an den unterschiedlichsten Stellen. Geschäftsreisende können beispielsweise vom Flugzeug auf den Zug umsteigen, Termine geografisch sinnvoll kombinieren oder umweltfreundliche Unterkünfte wählen. Das geht jedoch nur, wenn ihre Arbeitgebenden diesen Bemühungen zustimmen und passende Angebote bereitstellen. Dafür braucht es Daten. Denn was man nicht messen kann, kann man nicht steuern. Intelligente Lösungen können bei der Datenerfassung, -analyse und -berichterstattung rund um Geschäftsreisen eine Hilfe sein und so zu den Nachhaltigkeitszielen beitragen.

Je mehr Mitglieder der Gen Z in die Arbeitswelt eintreten, umso wahrscheinlicher wird es, dass sich diese Entwicklung hin zu nachhaltigeren Geschäftsreisen über Regularien hinaus fortsetzt und durch ihre Anforderungen sogar verstärkt. Was gut für die Umwelt ist, ist dabei auch gut fürs Geschäft: Unternehmen, die Nachhaltigkeit als Handlungsprinzip stärker berücksichtigen, können sich schneller an neue Vorschriften anpassen, was wiederum die Resilienz und die Wettbewerbsfähigkeit fördert.

Was Arbeitnehmende künftig wollen

Unternehmen sollten progressiv die neuesten Technologien einsetzen, einen hohen Grad an Personalisierung ermöglichen und messbare Nachhaltigkeitsziele verfolgen. Andernfalls werden Arbeitnehmende der Gen Z bei der Jobauswahl die Augen nach Unternehmen offen halten, die bereits wegweisende Lösungen einsetzen und sich auf neue Generationen eingestellt haben. Um dies zu erreichen, sollten Geschäftsreiseverantwortliche mit ihren Partnern, anderen Abteilungen und Führungskräften des Unternehmens ins Gespräch kommen und neue Potenziale ausloten. Essenziell hierbei ist, den Status quo genau zu kennen. Denn nur so können Differenzen zu den Erwartungen von Mitarbeitenden identifiziert und behoben werden.